Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen EU-weit vereinheitlicht werden.

Falls du derzeit Kundendaten in deiner Ascend Warenwirtschaft erfasst, informieren wir dich hiermit, dass Ascend in Bezug auf die Löschung, die Änderung, die Erzeugung oder die Kopie der Daten den gesetzlichen Vorschriften entspricht.

Wofür steht DSGVO?

DSGVO steht für DatenSchutz-GrundVerOrdnung

Wann tritt die Verordnung in Kraft?

Firmen, welche Daten von Bürgern innerhalb der Europäischen Union erfassen, müssen die Vorschriften ab 25. Mai 2018 einhalten.

Welche personenbezogenen Daten werden durch die DSGVO geschützt?

Die DSGVO schützt ein breites Spektrum von personenbezogenen Daten, insbesondere:

• Grundinformationen zur Identifikation wie Name, Adresse und Identifizierungsnummern
• Ethnische Herkunft
• Sexuelle Orientierung

Der betroffenen Person wird zudem das «Recht auf Löschung» («Recht auf Vergessenwerden») gewährt sowie das Recht erteilt, eine Kopie der personenbezogenen Daten der Firmen, welche diese erfasst haben, zu verlangen.

Tipp: Falls ein Kunde Geld schuldet oder die Regeln örtlicher Gestze die Beibehaltung der Buchungssätze oder Transaktionen vorschreibt, dann sollten Sie wahrscheinlich die Daten nicht löschen. Bitte fragen Sie Ihren Anwalt um Rat. Sobald Änderungen in den Kundenstammdaten vollzogen werden, dann können diese nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Wie kann ich mich absichern?

Stelle sicher, dass du jedem Kunden eine Datenschutzerklärung zur Unterschrift vorlegst.

Zudem musst du mit Drittanbietern und Unternehmen denen du die erfassten Kundendaten weitergibst einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder AV-Vertrag (Datenübertragungsvertrag) abschliessen.
 

• Vorlagen wie die vom BfDi können von deinem Rechtsbeistand geprüft und vorbereitet werden.

Den Vorschriften nachkommen bei Anforderung einer Kopie der personenbezogenen Daten von einem Kunden.

Sämtliche personenbezogenen Daten von Kunden in Ihrem Ascend befinden sich im Kundeneditor im Datenbank Explorer.

Um den Vorschriften zu entsprechen und eine Kopie der personenbezogenen Daten von einem Kunden anzufordern:

1. Prüfe zuerst die Identität des Kunden, indem du einen gültigen Ausweis verlangst. Bitte den Kunden, zum Beispiel eine gültige Identitätskarte vorzuweisen.
2. Klicke dann im Ascend Desktop auf "Ansicht" > "Kunden".
3. Suche den Stammdaten-Eintrag deines gewünschten Kunden, indem du die Suchkriterien in der Auswahlliste oben links eingibst (z.B. Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Telefonnummer).
4. Klicke einmal auf den Namen des Kunden, sodass die Zeile blau eingefärbt wird. Klicke dann auf "Vorschau", um eine PDF-Kopie der Kundeninformationen zu generieren.
5. Klicke auf "Drucken", um eine Kopie der Kundeninformationen auf deinem eingestellten A4-Drucker zu drucken.

Entfernung der personenbezogenen Daten von einem Kunden zu verlangen:

Falls du Ascend zur Erfassung von Kundendaten verwendet hast, kannst du personenbezogene Daten in ein paar einfachen Schritten bearbeiten oder entfernen..

Achtung: Falls ein Kunde Geld schuldet oder örtliche Gesetze die Beibehaltung von Buchungssätzen und Transaktionen vorschreiben, solltest du wahrscheinlich die Daten nicht löschen. Bitte frage deinen Anwalt um Rat. Sobald Änderungen in den Kundenstammdaten vollzogen wurden, können diese nicht mehr rückgängig gemacht werden. Falls du trotzdem fortfahren möchtest, führe bitte die folgenden Schritte aus:

1. Prüfe zuerst die Identität des Kunden, indem du einen gültigen Ausweis verlangst. Bitte den Kunden, zum Beispiel eine gültige Identitätskarte vorzuweisen.
2. Klicke nun im Ascend Desktop auf "Ansicht" > "Kunden".
3. Suche den Stammdaten-Eintrag deines gewünschten Kunden, indem du die Suchkriterien in der Auswahlliste oben links eingibst (z.B. Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Telefonnummer).
4. Doppelklicke auf den Namen des gewünschten Kunden und überschreibe die personenbezogenen Daten mit zufällig gewählten alphanumerischen Zeichen (Buchstaben oder Ziffern).
5. Klicke auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Tipp: Kundenstammdaten können in Ascend jederzeit ausgeblendet werden. Im Datenbank Explorer > Kunden klicke einmal auf den Namen des Kunden, sodass die Zeile blau eingefärbt wird. Klicke anschließend auf "Entfernen". Der Datensatz kann jederzeit wiederhergestellt werden. Durch das Entfernen wird der Kundenstammdatensatz in den Suchergebnissen nicht mehr angezeigt. Bitte beachte, dass diese Methode keine Datensätze löscht und dementsprechend nicht mit der Gesetzgebung zum Recht auf Löschung übereinstimmt.

Besondere Hinweise:

Bei Anfragen zur Löschung von personenbezogenen Daten wird empfohlen, den Sachverhalt gründlich zu analysieren. Die örtliche Gesetzgebung kann beispielsweise verlangen, dass Transaktionen sowie Buchungssätze von Kunden aufbewahrt werden. Bitte prüfe die für dich und dein Geschäft geltenden Rechtsbestimmungen, um die Vorschriften der Gesetzgebung einzuhalten.

Bitte beachte auch die folgenden Punkte:

• Kundenstammdaten in Ascend sind mit Verkaufstransaktionen verknüpft. Wenn du Kundenstammdaten veränderst, kann dies zur Folge haben, dass du Kunden nicht mehr identifizieren kannst oder sie bei möglichen Rückrufaktionen in Zukunft nicht mehr kontaktieren kannst.
• Du riskierst möglicherweise einen Konflikt mit bereits bestehenden Rechtsgrundlagen im Bereich der Aufbewahrung von Buchhaltungs- oder Steuerdaten.
• Wenn du Kundenstammdaten veränderst, wird die Einsicht in Transaktionsdetails und die dazugehörigen Informationen eingeschränkt.

"Werbung ok" aus Kundenstammdaten in Ascend entfernen:

Falls du einen Kunden von Werbung ausschließen möchtest, führe bitte die folgenden Schritte aus:

1. Prüfe zuerst die Identität des Kunden, indem du einen gültigen Ausweis verlangst. Bitte den Kunden, zum Beispiel eine gültige Identitätskarte vorzuweisen.
2. Klicke nun im Ascend Desktop auf "Ansicht" > "Kunden".
3. Suche den Stammdaten-Eintrag deines gewünschten Kunden, indem du die Suchkriterien in der Auswahlliste oben links eingibst (z.B. Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Telefonnummer).
4. Entferne den Haken bei "Werbung ok" für den gewünschten Kunden.
5. Klicke auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern.

Tipp: Um die Option "Werbung ok" beim Anlegen von Kunden standardmäßig nicht gesetzt zu haben, kannst du dies in den Ascend Optionen einstellen. Klicke im Ascend Desktop auf die Kachel "Optionen". Navigiere zum Unterpunkt "Verkaufstransaktionen" und setze oder entferne den Haken bei "Werbung OK Standard", um die Option entweder immer gesetzt oder immer deaktiviert einzustellen. Je nachdem, wie du die Option eingestellt hast, kannst du den Haken nach Einverständnis des Kunden im Kundeneditor jeweils manuell setzen oder deaktivieren.

Weitere Hilfsdokumente:

Website: GDPR (DSGVO) EU Richtlinien

Bitte beachte, dass die Informationen auf dieser Seite keine Gesetzesbestimmungen oder Rechtsberatung enthalten. Personen oder Unternehmen, die von der DSGVO betroffen sind, wird empfohlen, im Falle eines Ereignisses professionelle Rechtshilfe in Betracht zu ziehen.