Ascend soporta la integración de Contabilidad tanto desde la aplicación Ascend como desde Ascend HQ. Utilice este artículo para aprender a exportar sus datos contables en formato IIF.  

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Exportación de Archivos IIF desde la aplicación Ascend

Ascend crea un Archivo IIF por día. Incluye un Resumen de la información de ese Día y se Guarda automáticamente en la carpeta de Exportación de Ascend . El Estándar de nomenclatura es [Fecha de nombre de la base de datos] [MM-DD-AAAA].iif.   

Esto es lo que podría parecer en su sistema:  MyAscendDB 10-10-2023.iif.  

El Informe de Resumen de libro mayor general en Ascend es un fiel reflejo de lo que contiene el Archivo IIF.  

1. En Ascend, navegue a Archivo > Exportar > Resumen General de Contabilidad a Quickbooks.
2. Introduzca el intervalo de fechas (puede ser un día o cualquier número de días).
   
3. Haga no marque la casilla para Archivos separados por día.
4. Selecciona OK.
5. Si se ha registrado un Depósito en efectivo no para ese Día, recibirá un Mensaje emergente.
   1. Si desea crear el Archivo IIF con el Dinero en efectivo que se informa como Dinero en efectivo más corto, haga clic en Sí.
   2. Si desea omitir del Informe el Día sin Dinero en efectivo retirado de cierres, haga clic en No.
      
6. Una vez creado el Archivo, aparecerá una ventana emergente notificándoselo. Selecciona OK.

Si intenta exportar un día concreto y no se exportan registros, es posible que la tienda estuviera cerrada ese día o que no hubiera transacciones ese día.

Exportación de Archivos IIF desde Ascend HQ

Una vez que una Ubicación está configurada para utilizar la Integración de Contabilidad en Ascend HQ (véase el artículo: Configurar Quickbooks en Ascend HQ), la funcionalidad de Exportar a Archivo estará disponible.
Aunque similar a la integración de la aplicación Ascend, la integración Ascend HQ genera archivos basados en datos de la nube con algunas mejoras de usabilidad. Estas son las tres principales ventajas Habilitado por Ascend HQ:

1. Exportar de una a muchas Ubicaciones dentro de uno o varios Archivos IIF.
2. Acceda y exporte rápidamente archivos IIF para todas sus Ubicaciones de venta al por menor desde el mismo lugar desde el que accede al resto de sus datos de informes de venta al por menor: Sede de Ascend.
3. Nuevas Opciones de Filtros de Rango de Fechas.

Para empezar:

1. Registro en Ascend HQ
2. Haga clic en Agenda
3. Haga clic en Informes Programados & Exportaciones
4. Seleccione el Archivo de Exportación 'Resumen de libro mayor general' en el menú desplegable Informes & Exportaciones.
   1. El Formato se ajustará y bloqueará automáticamente en Contabilidad (IIF).
5. Introduzca la(s) dirección(es) de email a la(s) que desea enviar la exportación del Archivo IIF. 
6. Elija la frecuencia y la hora del día en que se exportará el Archivo IIF y se enviará a la(s) dirección(es) de email designada(s).
7. Al configurar el Rango de Fechas de Exportar Archivo/Informe, observe la nueva opción de Rango de Fechas Personalizado One-Time > que se agregó para permitir a los usuarios especificar rangos de fechas exactos específicamente para el Resumen del Libro Mayor IIF. 
   1. La opción Custom Fecha Range SOLO está disponible para la frecuencia "One-Tiempo".
   2. Cuando programe la frecuencia "Única", puede programarla para recibirla a primera hora de la hora siguiente o más tarde en el día. No se puede programar un Informe de frecuencia "puntual" para entregarlo en días posteriores.
   3. Los Informes puntuales aparecerán en la tabla, pero una vez entregados con éxito se eliminarán de la tabla.
   4. Puede utilizar el Botón de Prueba para poner inmediatamente en cola su Archivo para ser enviado; esto puede tardar unos Minutos para que el sistema active la generación del Archivo y el Email.
8. Puede que también observe opciones a la derecha que le permiten determinar cómo se agrupan los archivos de exportación.
   1. Archivos separados por día - Por defecto este ajuste está DESMARCADO. Si está Echale un vistazo, Ascend exportará un único Archivo IIF por Día para el intervalo de fechas seleccionado.
   2. Separar Archivo(s) por Ubicación - Por defecto este ajuste está DESMARCADO. Si está Echale un vistazo, Ascend exportará un único Archivo IIF por Ubicación para el intervalo de fechas seleccionado.
9. El archivo de exportación se enviará a la dirección de Email especificada en función de la frecuencia y la hora del día seleccionadas.

Consideraciones importantes 

• Usted DEBE tener QuickBooks activamente seleccionado como su Integrador de Contabilidad o los tipos de archivos de exportación de QuickBooks no estarán disponibles para usted.
• Usted DEBE asegurarse de que las configuraciones de sus cuentas de Contabilidad y Ascend estén alineadas; consulte a un contador de impuestos o tenedor de libros para obtener ayuda.
• Usted DEBE asegurarse de que todas las cuentas necesarias de QuickBooks están configuradas dentro de la aplicación Ascend Y forzar una actualización para cualquier cosa que requiera un cambio que afectaría a cualquier configuración de la Cuenta de QuickBooks (es decir, Categorías, Ajustes de inventario, Tipos de Pago, Tasas de Impuestos, Configuración de Exportación). 
  • Si faltan configuraciones de Cuentas QB, el Archivo de Resumen de libro mayor general IIF de Ascend exportará con datos incorrectos.
  • Se realizarán comprobaciones de validación para evitar fallos en el proceso de exportación de archivos y notificar al usuario qué ubicación o ubicaciones han fallado y por qué.
    • Cuando esto ocurra recibirá un Email identificando la Ubicación o Ubicaciones que fallaron y los campos de datos que faltan en sus configuraciones contables.
    • Si tiene algunas exportaciones de Ubicación exitosas y algunas que fallan, recibirá un Email conteniendo los archivos para aquellas que fueron generadas (incluso si están combinadas en un solo IIF) Y un Email de NOTIFICACIÓN separado para aquellas que fallaron.
• Cualquier cambio de Ascend RMS que realice en los Tipos de ajuste de inventario, Categorías, Tipos de impuestos o Tipos de pago, debería actualizarse automáticamente en Ascend HQ, aunque la actualización podría tardar hasta 30 minutos en aparecer. Cualquier cambio que realice en sus configuraciones de Contabilidad en Ascend RMS relacionadas con Opciones generales y/o Ajustes de exportación requerirá una llamada a Soporte para "empujar" esas actualizaciones a Ascend HQ. 
• Aunque le recomendamos que utilice Ascend HQ para las exportaciones IIF, puede continuar exportando sus archivos IIF desde Ascend RMS hasta que estas funciones estén desactivadas.  Sin embargo, cualquier cambio de configuración realizado en Ascend HQ no se pasará al cliente, así que antes de hacerlo por favor asegúrese de que su configuración coincide en Ascend RMS.
• A Crédito de: Si está programando la generación recurrente de archivos de exportación IIF que contengan varias Ubicaciones dentro de un concesionario, deberá tener en cuenta las zonas horarias de todo el concesionario y elegir una hora de Entrega que tenga en cuenta la zona horaria más atrasada.

Importación de Archivos IIF en la aplicación de Contabilidad Contabilidad

1. En Contabilidad para Escritorio, navegue a Archivo > Utilidades > Importación > Archivos IIF.
   
    
2. Haga clic para Zoom
3. Seleccione el Archivo que desea importar.
4. Una vez importado el Archivo, aparecerá una ventana emergente notificándoselo. Selecciona OK.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo ver los Menús de Integración de Servicios de Contabilidad en Ascend HQ?

• Su perfil de usuario de Ascend app DEBE tener el Permiso de Contabilidad - Ascend HQ Habilitado en el o su usuario antes de que usted tendrá la opción de Integraciones de Contabilidad disponible para usted.

¿Por qué no puedo configurar Ubicaciones dentro de la pestaña de Configuración de Contabilidad?

• Usted DEBE asignar una Clase de Contabilidad dentro de Administrar Ubicaciones antes de establecer cualquier otra Configuración de Contabilidad.

¿Puedo configurar varias entradas con el mismo N º de cuenta?

• Sí, puede utilizar los mismos Números de cuenta para múltiples campos, sin embargo, esto puede no dar el resultado deseado al exportar su Resumen de libro mayor general.

¿Puedo configurar más de una Ubicación a la vez?

• No, actualmente no es posible configurar todas las Ubicaciones simultáneamente en la configuración inicial.

¿Seguirá estando disponible la funcionalidad de Configuración de Contabilidad dentro de la aplicación Ascend?

• Sí, todavía puedes gestionar tus configuraciones de Contabilidad en la aplicación Ascend o en Ascend HQ. 

¿Seguirá estando disponible la función de Exportación de IIF de Contabilidad dentro de la aplicación Ascend?

• Aunque puede seguir exportando el IIF desde el cliente, se está generando a partir de una fuente de datos completamente distinta. Recomendamos elegir una única fuente para sus exportaciones y mantener la coherencia.

¿Sincronizarán las actualizaciones de los ajustes de configuración entre Ascend HQ y la aplicación Ascend? 
 

¿Qué ocurre si me falta una configuración e intento exportar un Archivo IIF?

• Es probable que su Archivo de Resumen de libro mayor por cobrar NO se genere, y recibirá una NOTIFICACIÓN con un archivo adjunto en el que se explicará el motivo y la(s) configuración(es) que falta(n).

¿Qué ocurre si exporto un Archivo IIF para un Día que no tiene datos contables?

• Recibirá un email de NOTIFICACIÓN con un archivo adjunto avisándole de que no había datos contables disponibles para la(s) Fecha(s) seleccionada(s).

¿Puedo Importar mi Archivo de Configuración IIF del Plan de Cuentas al Portal de Configuración de la Contabilidad de Ascend HQ?

• No, esta funcionalidad no está disponible actualmente.

¿Puedo Importar mi Archivo de Configuración IIF de Clases al Portal de Configuración de Contabilidad de Ascend HQ?

• No, esta funcionalidad no está disponible actualmente.
   

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