Le GDPR est un règlement qui oblige les entreprises à protéger les données personnelles et la vie privée des citoyens européens pour les transactions effectuées dans les États membres de l'Union européenne.

Si vous collectez actuellement des données personnelles de clients à l'aide de votre système Ascend, soyez assuré que vous êtes équipé pour vous conformer facilement à toute demande de suppression, de correction, de production ou de copie.

Que signifie GDPR?

General Data Protection Regulation

Quels types de données personnelles le GDPR protège-t-il?

Le règlement GDPR protège un large éventail de données personnelles. Il accorde également aux individus le « droit à l'oubli » et la possibilité de demander une copie de leurs données personnelles aux organisations qui les ont collectées.

Remarque : Si un client doit de l'argent ou si la législation locale exige la conservation des documents comptables, vous ne devriez probablement pas supprimer la plupart des données. Veuillez consulter votre avocat. Une fois que des modifications ont été apportées à la fiche client, elles ne peuvent plus être annulées.

Répondre à la demande d'un client de lui fournir une copie de ses données à caractère personnel

Toutes les informations permettant d'identifier personnellement les clients se trouvent dans leur Customer Record dans Database Explorer. 

Fournir aux clients une copie physique :

1. Tout d'abord, vérifiez l'identité du client en lui demandant une pièce d'identité valide. Par exemple, demandez à voir une carte d'identité délivrée par le gouvernement.
2. Allez à View > Customers à partir de Ascend Desktop.
3. Recherchez l'enregistrement client à l'aide du menu déroulant pour affiner vos résultats en fonction de champs tels que le prénom, l'adresse électronique ou le numéro de téléphone.
4. Mettez en surbrillance la Fiche client que vous souhaitez consulter et cliquez sur Aperçu pour générer une copie PDF.
5. Cliquez sur Print pour imprimer une copie sur votre imprimante de rapports par défaut.

Fournir aux clients une copie numérique :

1. Tout d'abord, vérifiez l'identité du client en lui demandant une pièce d'identité valide. Par exemple, demandez à voir une carte d'identité délivrée par le gouvernement.
2. Allez à View > Customers à partir de Ascend Desktop.
3. Recherchez l'enregistrement client à l'aide du menu déroulant pour affiner vos résultats en fonction de champs tels que le prénom, l'adresse électronique ou le numéro de téléphone.
4. Double-cliquez sur l'enregistrement client que vous souhaitez consulter et notez le numéro de compte ou l'adresse électronique du client.
5. Dans la fenêtre SQL Query exécutez la requête d'exportation GDPR Individual Customer Record Fields et saisissez le numéro de compte unique ou l'adresse électronique du client lorsque vous y êtes invité.
6. Cliquez sur Email pour envoyer une copie XLSX directement depuis Ascend. Vous pouvez également cliquer sur Export pour sélectionner un type de fichier CSV ou XLSX et l'enregistrer dans un dossier local ou sur un disque amovible.

Remarque : Les requêtes personnalisées peuvent être sauvegardées dans Ascend pour un accès facile à partir de Reports après leur première exécution. Pour en savoir plus sur l'utilisation et l'enregistrement des requêtes personnalisées, consultez le lien Ressources complémentaires ci-dessous.

Répondre à la demande d'un client de supprimer ses données personnelles de votre base de données

Si vous avez utilisé Ascend pour collecter des données clients, il est très facile de supprimer ou de modifier des données personnelles pour répondre à la demande d'un client.

AVERTISSEMENT : Si un client doit de l'argent ou si la législation locale exige la conservation des documents comptables, vous ne devriez probablement pas supprimer la plupart des données. Veuillez consulter votre avocat. Une fois que des modifications ont été apportées à la fiche client, elles ne peuvent plus être annulées. Si vous souhaitez poursuivre, il vous suffit de cliquer sur le lien suivant

1. Vérifiez l'identité du client en lui demandant une pièce d'identité valide. Par exemple, demandez à voir une carte d'identité délivrée par le gouvernement.
2. Allez à View > Customers à partir de Ascend Desktop.
3. Recherchez l'enregistrement client à l'aide du menu déroulant pour affiner vos résultats en fonction de champs tels que le prénom, l'adresse électronique ou le numéro de téléphone.
4. Double-cliquez sur l'enregistrement client que vous souhaitez modifier et remplacez toutes les informations d'identification par des données anonymes en saisissant des caractères alphanumériques aléatoires.
5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Remarque : Tout Customer Record peut être masqué dans Ascend en cliquant sur l'icône Remove dans l'explorateur de bases de données après avoir sélectionné le client souhaité. Les enregistrements des clients peuvent être supprimés à tout moment. Bien que le masquage d'une fiche client la supprime de vos résultats de recherche, cette méthode ne supprime pas les données et ne répondrait pas à une demande d'oubli.

Pour votre considération

Nous aimerions vous dire qu'il suffit de supprimer les données des clients à chaque fois qu'on vous le demande, mais ce n'est malheureusement pas si simple. Par exemple, la législation locale peut vous obliger à conserver une trace d'une transaction. Veuillez consulter toutes les lois locales et nationales applicables pour vérifier ce que votre entreprise doit faire pour rester en conformité.

Voici quelques autres éléments à garder à l'esprit :

• Les données des clients Ascend sont directement liées aux ventes réalisées avec votre système. La modification des dossiers des clients peut vous empêcher d'identifier les clients si vous devez les contacter à l'avenir, même pour des rappels.
• Vous risquez d'enfreindre d'autres lois locales, éventuellement contradictoires, ou d'autres exigences en matière de comptabilité.
• La modification des données relatives aux clients peut limiter les informations auxquelles vous pouvez accéder dans certains dossiers de transaction.

Besoin d'aide? Cliquez ici pour contacter notre équipe d'assistance en soumettant un ticket.

Ressources complémentaires :

Site web : GDPR de la Commission européenne

Veuillez noter que les informations contenues dans cette page ne constituent pas un avis juridique. Toute personne ou entreprise susceptible d'être concernée par le GDPR doit vérifier les informations et obtenir des conseils professionnels indépendants si nécessaire.