Ascend supporte l'intégration de QuickBooks à partir de l'application Ascend et d'Ascend HQ. Cet article vous explique comment exporter vos données comptables au format IIF.  

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Exporter des fichiers IIF à partir de l'application Ascend

Ascend crée un fichier IIF par jour. Il comprend un résumé des informations relatives à cette journée et est automatiquement réduit dans le dossier Exportation de d'Ascend :. La convention d'appellation standard est la suivante : [date du nom de la base de données] [JJ/MM/AAAA].iif.   

Voici à quoi cela pourrait ressembler dans votre système :  MyAscendDB 10-10-2023.iif.  

Le rapport Résumé du grand livre dans Ascend reflète fidèlement ce qui est contenu dans le fichier IIF.  

1. Dans Ascend, naviguez vers Fichier > Exporter vers QuickBooks > Générales Ledge Résumé.
2. Entrez votre plage de dates (il peut s'agir d'un jour ou d'un nombre quelconque de jours).
   
3. Ne pas cocher la case Fichiers séparés par jour.
4. Sélectionnez OK.
5. Si un dépôt en espèces n'a pas été enregistré pour la journée, un message contextuel s'affiche.
   1. Si vous souhaitez créer le fichier IIF avec les liquidités déclarées en tant que Comptant Excédent/Pénurie : cliquez sur Yes.
   2. Si vous souhaitez omettre la journée sans Caisse à déposer dans le rapport, cliquez sur Non.
      
6. Une fois le Fichier créé, une fenêtre popup vous en informera. Sélectionnez OK.

Et si vous essayez d'exporter pour une journée donnée et qu'aucun enregistrement n'est exporté, il se peut que le magasin ait été fermé ce jour-là ou qu'il n'y ait pas eu d'opérations ce jour-là.

Exporter des fichiers IIF à partir d'Ascend HQ

Une fois qu'un Emplacement est configuré pour utiliser l'intégration QuickBooks sur Ascend HQ (voir l'article : Configurer Quickbooks sur Ascend HQ), la fonctionnalité de fichier d'exportation devient disponible.
Bien que similaire à l'intégration de l'appli Ascend, l'intégration d'Ascend HQ génère des fichiers basés sur les données du cloud avec quelques améliorations de la convivialité. Voici les trois principaux avantages activés par Ascend HQ :

1. Exporter des Emplacements d'un à plusieurs dans un ou plusieurs Fichiers IIF.
2. Accédez rapidement aux fichiers IIF pour tous les sites de vente au détail et exportez-les à partir du même endroit que celui où vous accédez au reste de vos données de rapport sur la vente au détail : Ascend HQ.
3. Nouvelles options de filtrage des dates.

Date de début :

1. Logging dans Ascend HQ
2. Cliquez sur Paramètres
3. Cliquez sur Rapports Planifiés & Exporter
4. Sélectionnez le fichier d'exportation "Résumé du grand livre" dans la liste déroulante Rapports & Exports.
   1. Le Format sera automatiquement défini et verrouillé sur QuickBooks (IIF).
5. Saisissez la ou les adresses e-mail où vous souhaitez que l'exportation du fichier IIF soit envoyée. 
6. Choisissez la fréquence et l'heure à laquelle le fichier IIF sera exporté et envoyé à l'(aux) adresse(s) Email(s) désignée(s).
7. Lors de la définition de l'intervalle de dates du fichier d'exportation/rapport, remarquez la nouvelle option One-Time > Custom Date Range Option qui a été ajoutée pour permettre aux utilisateurs de spécifier des intervalles de dates exacts spécifiquement pour le General Ledger Summary IIF. 
   1. L'option Custom Date Range est UNIQUEMENT disponible pour la fréquence "One-Heure".
   2. Lorsque vous planifiez une fréquence "Par temps", vous pouvez programmer de la recevoir au début de l'heure suivante ou plus tard dans la journée. Vous ne pouvez pas planifier un rapport de fréquence "1 jour" à livrer dans les jours à venir.
   3. Les Rapports Par temps apparaîtront dans le tableau, mais une fois qu'ils auront été livrés avec succès, ils disparaîtront du tableau.
   4. Vous pouvez utiliser le bouton Test pour mettre immédiatement votre fichier en file d'attente en vue de son envoi ; cela peut prendre quelques minutes pour que le système déclenche la génération du fichier et l'envoi de l'Email.
8. Mai vous pouvez également remarquer des options à droite qui vous permettent de déterminer comment les fichiers d'Exportation sont regroupés.
   1. Fichiers séparés par jour - Par défaut, ce paramètre est décoché. Si cette option est vérifiée, Ascend exportera un seul fichier IIF par jour pour la plage de dates sélectionnée.
   2. Separate Fichier(s) Per Emplacement - Par défaut, ce paramètre est décoché. Si cette option est vérifiée, Ascend exportera un seul fichier IIF par emplacement pour la plage de dates sélectionnée.
9. Le fichier d'Exportation sera envoyé à l'adresse e-mail spécifiée en fonction de la fréquence et de l'heure de la journée sélectionnées.

Importations importantes 

• Vous DEVEZ avoir sélectionné QuickBooks comme intégrateur comptable, sinon les types de fichiers d'exportation QuickBooks ne seront pas disponibles.
• Vous DEVEZ vous assurer que les configurations de vos comptes KD-no et Ascend sont alignées ; consultez un comptable ou un expert-comptable pour obtenir de l'aide.
• Vous DEVEZ vous assurer que tous les comptes QuickBooks nécessaires sont configurés dans l'application Ascend ET forcer une mise à jour pour tout ce qui nécessite un changement qui aurait un impact sur la configuration d'un Numéro de Compte QuickBooks (c.-à-d. Catégories, Ajustements d'inventaire, Types de paiement, Taux d'imposition, Paramètres d'exportation). 
  • S'il manque des configurations de Compte QB, le fichier IIF Ascend HQ Résumé du grand livre Exportera avec des données incorrectes.
  • Des vérifications de validation seront mises en place pour faire échouer le processus d'exportation de fichiers et informer l'utilisateur de l'emplacement ou des emplacements qui ont échoué et des raisons de cet échec.
    • Dans ce cas, vous recevrez un Email identifiant le(s) Emplacement(s) qui a (ont) échoué et les champs de données manquants de leurs Sites Lieux :.
    • Si certaines exportations de lieux ont été réussies et d'autres ont échoué, vous recevrez un Email contenant les Fichiers pour ceux qui ont été Reçu (même s'ils sont combinés dans un seul IIF) ET un Email de notification séparé pour ceux qui ont échoué.
• Toutes les modifications apportées par Ascend RMS aux types d'Ajustement de stock, aux Catégories, aux Types fiscaux ou aux Types de paiement devraient être automatiquement mises à jour sur Ascend HQ, bien que la mise à jour puisse prendre jusqu'à 30 minutes pour apparaître. Toutes les modifications que vous apportez à vos configurations QuickBooks dans Ascend RMS concernant les Options générales et/ou les Paramètres d'exportation nécessiteront un appel au Support pour "pousser" ces mises à jour vers Ascend HQ. 
• Jusqu'à ce que ces fonctions soient désactivées, vous pouvez continuer à exporter vos fichiers IIF à partir d'Ascend RMS, même si nous vous recommandons d'utiliser Ascend HQ pour les exportations IIF.  Cependant, tout changement de configuration effectué sur Ascend HQ ne sera pas transféré au client, donc avant de le faire, veuillez vous assurer que votre configuration correspond dans Ascend RMS.
• Si vous planifiez la génération récurrente de fichiers d'exportation IIF contenant plusieurs Emplacements au sein d'une concession, vous devrez tenir compte des fuseaux horaires de cette concession et choisir une heure de Livraison qui tienne compte du fuseau horaire le plus éloigné.

Importation de fichiers IIF dans l'application QuickBooks

1. Dans QuickBooks for Ordinateur de bureau, naviguez vers Fichier > Utilitaires > Importation > Fichiers IIF.
   
    
2. Effectuez un zoom avant
3. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer.
4. Une fois que le Fichier est importé, une fenêtre popup s'affiche pour vous en informer. Sélectionnez OK.

Foire aux questions

Pourquoi ne puis-je pas voir les menus des paramètres de l'intégration des services Compte dans Ascend HQ ?

• Votre profil d'utilisateur de l'appli Ascend DOIT avoir l'autorisation Tenue de livres - Ascend HQ activée dans le ou votre utilisateur avant de pouvoir disposer de l'option Intégrations :.

Pourquoi suis-je dans l'impossibilité de localiser des Sites dans l'onglet Configuration de la comptabilité ?

• Vous DEVEZ Attribuer une Classe QuickBooks dans Gérer les Emplacements avant de mettre en place toute autre configuration de comptabilité.

Puis-je configurer plusieurs entrées avec le même Numéro de Compte Client ?

• OUI, vous pouvez utiliser les mêmes comptes pour plusieurs champs, mais cela risque de ne pas donner le résultat escompté lors de l'Exportation du Résumé du Grand Livre.

Puis-je configurer plusieurs Emplacements à la fois ?

• Non, il n'est actuellement pas possible de configurer tous les sites simultanément lors de la configuration initiale.

La fonctionnalité de configuration de QuickBooks dans l'application Ascend sera-t-elle toujours disponible ?

• OUI, vous pouvez toujours gérer vos configurations QuickBooks dans l'appli Ascend ou dans Ascend HQ. 

La fonctionnalité Exporter vers QuickBooks IIF dans l'application Ascend sera-t-elle toujours disponible ?

• Vous pouvez toujours exporter l'IIF du client, mais il est généré à partir d'une source de données complètement différente. Nous vous recommandons de choisir une source unique pour vos Exportations et de rester cohérent.

Les mises à jour des paramètres de configuration se synchroniseront-elles entre Ascend HQ et l'appli Ascend ? 
 

Que se passe-t-il s'il me manque une configuration et que j'essaie d'exporter un Fichier IIF ?

• Il est probable que votre fichier d'exportation du résumé du Grand livre ne sera PAS reçu et vous recevrez une notification avec une pièce jointe expliquant la Raison et la ou les configurations manquantes.

Que se passe-t-il si j'exporte un Fichier IIF pour une Journée qui ne contient pas de données comptables ?

• Vous recevrez un email de notification avec une pièce jointe vous informant qu'aucune donnée comptable n'était disponible pour la (les) Date(s) sélectionnée(s).

Suis-je en mesure d'Importation de mon Fichier de configuration du plan comptable IIF dans le Portail de configuration de la tenue de livres d'Ascend HQ ?

• Non, cette fonctionnalité n'est pas disponible actuellement.

Suis-je en mesure d'Importation de mon Fichier de configuration des classes IIF dans le Portail de configuration de la comptabilité d'Ascend HQ ?

• Non, cette fonctionnalité n'est pas disponible actuellement.
   

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