Configurer Quickbooks pour Ascend

Written By Ascend knowledge base (Administrator)

Updated at August 18th, 2023

Le logiciel Ascend est compatible avec Quickbooks. Si vous souhaitez utiliser Quickbooks pour la comptabilité de votre magasin, vous devez créer un fichier d'entreprise avec le plan comptable recommandé.

L'équipe de comptables détaillants d'Ascend propose également des services de comptabilité pour les détaillants d'Ascend. En savoir plus ici.

Achat et téléchargement de Quickbooks

Ascend n'est compatible qu'avec les versions de Quickbooks Desktop. Nous vous recommandons d'acheter l'une des versions suivantes :

  • Quickbooks Desktop Pro – cette version est idéale pour les détaillants qui n'ont besoin que d'un seul utilisateur pour leur logiciel de comptabilité. Cette version n'est pas disponible en ligne, mais peut être achetée par téléphone. Pour commander, veuillez contacter Intuit au 1 (877) 683-3280 et demander une licence pour Quickbooks Desktop Pro. 
  • Quickbooks Desktop Premier Plus – cette version est idéale pour les détaillants qui ont besoin d'un maximum de cinq connexions d'utilisateurs pour leur logiciel de comptabilité et est disponible à l'achat en ligne. Pour acheter, veuillez suivre ce lien et faire défiler vers le bas pour sélectionner la dernière version de QuickBooks Desktop Premier Plus ou contacter Intuit au 1 (877) 683-3280 pour demander une licence.

    Veuillez noter que Quickbooks Online n'est pas compatible avec Ascend.

Création de votre compte

  1. Dans Quickbooks, allez dans File > New Company.
  2. Choisissez Démarrage express. La fenêtre Heureux de vous voir s'ouvre.
  3. Saisissez votre Nom de l'entreprise.
  4. Pour le champ Industrie sélectionnez Aidez-moi à choisir ou Autre/Nul.
  5. Sélectionnez votre Type d'entreprise dans le menu déroulant, ou cliquez sur Aidez-moi à choisir si nécessaire.  
    Screenshot of Quickbooks with Business name, Industry, Help me choose, business type, and Create company all highlighted
  6. Complétez toute autre information nécessaire.
  7. Sélectionnez Créer une société. La création du fichier peut prendre quelques minutes.
  8. Une fois qu'il est créé, sélectionnez Commencer à travailler.
    Screenshot of Quickbooks that reads "Get all the details into QuickBooks". At the bottom is a blue button that says Start Working, it is highlighted
  9. Cliquez sur l'onglet Listes pour afficher votre plan comptable (PC).
  10. Cinq comptes devraient s'afficher :
    1. Dettes salariales
    2. Tirage au sort des membres
    3. Fonds propres des membres
    4. Solde d'ouverture des fonds propres
    5. Dépenses salariales
      Screenshot of Chart of Accounts with five accounts visible: Payroll Liabilities, Members Draw, Members Equity, Opening Balance Equity, Payroll Expenses

Configuration de votre plan de comptes

Il est maintenant temps d'importer le plan de comptes recommandé. Veillez à utiliser la bonne version; il existe une version pour les magasins individuels et une autre pour les magasins multiples.

  1. Dans Quickbooks, allez dans Files > Utilities > Import > Excel Files. La fenêtre Add or Edit Multiple List Entries s'ouvre.
    Screenshot of Add or Edit Multiple List Entries window with a blue Yes button and a white No button+
  2. Cliquez sur Non. La fenêtre Ajouter vos données Excel à Quickbooks s'ouvre.
    Screenshot of the Add Your Excel Data to Quickbooks window. "Advanced Import" is highlighted
  3. Sélectionnez Importation avancée. La fenêtre Importer un fichier s'ouvre.
    1. Cliquez sur Browse pour naviguer jusqu'à l'emplacement où vous avez enregistré votre ACO. Sélectionnez le plan de comptes.
    2. Choisissez Feuille 1.
      Screenshot of Import a file box with browse next to Select a file. Also highlighted is "Choose a sheet in this Excel workbook" and "Choose a mapping" under Data mapping
  4. Sous Choose a mapping, sélectionnez Add New. La fenêtre Mappings s'ouvre.
  5. Ajoutez ces informations :
    1. Sélectionnez COA dans le champ Mapping Name.
    2. Choisissez Account dans le champ Import type.
    3. Pour Type, sélectionnez ACCNTTYPE.
    4. Pour Number, sélectionnez ACCNUM.
    5. Pour Name, sélectionnez NAME.
      Screenshot of Mappings with "Mapping Name: COA" highlighted, "Import Type: Account dropdown" highlighted and Quickbooks type, number, and name highlighted
  6. Sélectionnez Save.
  7. De retour dans la fenêtre Importer un fichier, le champ Choisir un mappage doit être rempli.
  8. Sélectionnez Import.
    Screenshot of Import a file with "Choose a mapping: COA" highlighted and the blue Import button highlighted
  9. Sélectionnez Oui pour confirmer l'importation dans la fenêtre d'importation.
    Screenshot of Import window with blue Yes and white No buttons
  10. La fenêtre Duplicate records found s'ouvre. C'est tout à fait normal!
  11. Il suffit de cocher le cercle Remplacer les données existantes par les données importées, en ignorant les champs vides.
  12. Sélectionnez Appliquer à tous.
    Screenshot of Duplicate Record Found. "Replace existing data with import data, ignoring blank fields" highlighted and the Apply to All button highlighted
  13. Une invite apparaît, vous demandant si vous souhaitez enregistrer le journal des erreurs. Sélectionnez Save si vous souhaitez l'enregistrer, ou Don't Save si vous ne le souhaitez pas.
    Screenshot of Quickbooks Message with Save blue button or Don't Save white button options

Activation des numéros de compte

Pour que Quickbooks fonctionne avec votre logiciel Ascend, vous devez activer les numéros de compte.

  1. Dans Quickbooks, naviguez vers Edit > Preferences > Accounting > Company Preferences.
  2. Cochez la case Utiliser les numéros de compte.
  3. Sélectionnez OK.
    Screenshot of Preferences screen. Accounting is highlighted on the left side. The Company Preferences tab is highlighted and the check box is checked next to "Use Account Numbers". That whole section is highlighted
  4. Vous devez maintenant supprimer (ou rendre inactifs) les cinq comptes originaux qui existaient avant l'importation. Ils sont faciles à trouver, car les comptes sont composés de cinq chiffres (Ex : 55434). Au cas où vous auriez besoin d'un rappel, les noms sont les suivants :
    1. Dettes salariales
    2. Tirage au sort des membres
    3. Fonds propres des membres
    4. Solde d'ouverture des fonds propres
    5. Dépenses salariales

FAQ

Q : Où puis-je obtenir le fichier Excel du plan de comptes que je dois importer?

R : Vous pouvez envoyer un courriel à accounting@ascendrms.com  pour obtenir le(s) fichier(s).