Il GDPR è un regolamento che impone alle aziende di proteggere i dati personali e la privacy dei cittadini europei per le transazioni che avvengono all'interno degli Stati membri dell'Unione Europea.

Se attualmente raccogliete i dati personali dei clienti utilizzando il vostro sistema Ascend, state certi che siete attrezzati per soddisfare facilmente qualsiasi richiesta di cancellazione, correzione, produzione o copia.

Che cosa significa GDPR?

General Data Protection Regulation

Quali tipi di dati personali protegge il GDPR?

Il GDPR protegge un'ampia gamma di dati personali. Inoltre, garantisce alle persone il "diritto all'oblio" e la possibilità di richiedere una copia dei propri dati personali alle organizzazioni che li hanno raccolti.

Nota: Se un cliente ha un debito o se la legge locale richiede la conservazione dei documenti contabili, è probabile che non si debba cancellare la maggior parte dei dati. Consultate il vostro avvocato. Le modifiche apportate al record clientenon possono essere annullate.

Ottemperare alla richiesta di un cliente di fornirgli una copia dei propri dati personali

Tutte le informazioni di identificazione personale dei singoli clienti si trovano nella loro Scheda cliente in Esplora database. 

Per fornire ai clienti una copia fisica:

1. Innanzitutto, verificate l'identità del cliente chiedendo un documento d'identità valido. Ad esempio, chiedete di vedere una carta d'identità rilasciata dal governo.
2. Selezionate  Visualizza > Clienti da Ascend ,schermata principale.
3. Cercare il Record cliente utilizzando il menu a tendina per restringere i risultati in base a campi quali nome, indirizzo e-mail o numero di telefono.
4. Evidenziare il Record cliente che si desidera visualizzare e fare clic su Anteprima per generare una copia in PDF.
5. Fare clic su Stampa per stampare una copia sulla stampante di report predefinita.

Per fornire ai clienti una copia digitale:

1. Innanzitutto, verificate l'identità del cliente chiedendo un documento d'identità valido. Ad esempio, chiedete di vedere una carta d'identità rilasciata dal governo.
2. SelezionateVisualizza > Clienti da Ascend ,schermata principale.
3. Cercare il Record cliente utilizzando il menu a discesa per restringere i risultati in base a campi quali nome, indirizzo e-mail o numero di telefono.
4. Fare doppio clic sul record cliente che si desidera visualizzare e annotare il numero di conto o l' indirizzo e-mail del cliente.
5. Dalla finestra Query SQL eseguire la query di esportazione Campi record cliente individuali GDPR e inserire l'indirizzo univoco Numero di conto o E-mail del cliente quando richiesto.
6. Fare clic su Email per inviare una copia XLSX direttamente da Ascend. Oppure fare clic su Esporta per selezionare i tipi di file CSV o XLSX e salvarli in una cartella locale o in un'unità rimovibile.

Nota: Le query personalizzate possono essere salvate in Ascend per potervi accedere facilmente da Reports dopo averle eseguite per la prima volta. Per saperne di più sull'uso e il salvataggio delle query personalizzate, consultate il link Risorse aggiuntive di seguito.

Ottemperare alla richiesta di un cliente di rimuovere i propri dati personali dal vostro database

Se avete utilizzato Ascend per raccogliere i dati dei clienti, è davvero facile rimuovere o modificare i dati personali per soddisfare la richiesta di un cliente.

Attenzione: Se un cliente ha un debito o se la legge locale richiede la conservazione dei documenti contabili, è probabile che non si debba cancellare la maggior parte dei dati. Consultate il vostro avvocato. Le modifiche apportate al record clientenon possono essere annullate. Se si desidera comunque procedere, è sufficiente:

1. Verificare l'identità del cliente chiedendo un documento di identità valido. Ad esempio, chiedete di vedere una carta d'identità rilasciata dal governo.
2. Selezionate Visualizza > Clienti da Ascend ,schermata principale.
3. Cercare il Record cliente utilizzando il menu a discesa per restringere i risultati in base a campi quali nome, indirizzo e-mail o numero di telefono.
4. Fare doppio clic sul record cliente che si desidera modificare e sostituire tutte le informazioni identificative con dati anonimi digitando caratteri alfanumerici casuali.
5. Fare clic su Salva per registrare le modifiche.

Nota: Qualsiasi Record cliente può essere nascosto in Ascend facendo clic sull'icona Rimuovi in Esplora database dopo aver selezionato il cliente desiderato. I record dei clienti possono essere nascosti in qualsiasi momento. Sebbene nascondere un record cliente lo rimuova dai risultati di ricerca, questo metodo non elimina i dati e non soddisfa la richiesta di oblio.

Da tenere in considerazione

Ci piacerebbe dirvi che dovreste cancellare i dati dei clienti ogni volta che vi viene richiesto, ma purtroppo non è così facile. Ad esempio, la legge locale potrebbe richiedere la registrazione di una transazione. Controllare tutte le leggi locali e statali applicabili per verificare cosa deve fare la vostra azienda per rimanere conforme.

Ecco alcune altre cose da tenere a mente:

• I dati dei clienti Ascend sono direttamente collegati alle vendite effettuate con il vostro sistema. L'alterazione dei registri dei clienti potrebbe impedirvi di identificare i clienti qualora doveste contattarli in futuro, anche per un richiamo.
• Potreste rischiare di violare altre leggi locali o requisiti di registrazione contabile, che potrebbero essere in conflitto.
• L'alterazione dei dati dei clienti potrebbe limitare le informazioni a cui è possibile accedere all'interno di alcuni record di transazione.

Hai bisogno di aiuto? Clicca qui per contattare il nostro team di assistenza inviando un ticket.

Risorse aggiuntive

Sito web: GDPR della Commissione europea

Le informazioni contenute in questa pagina non costituiscono una consulenza legale. Qualsiasi persona o azienda che potrebbe essere interessata dal GDPR dovrebbe verificare le informazioni e ottenere una consulenza professionale indipendente, se necessario.