AVG is een verordening die bedrijven verplicht de persoonsgegevens en privacy van Europese burgers te beschermen voor transacties die plaatsvinden binnen lidstaten van de Europese Unie.

Als u momenteel persoonlijke klantgegevens verzamelt met behulp van uw Ascend systeem, kunt u er zeker van zijn dat u uitgerust bent om gemakkelijk te voldoen aan elk verzoek tot verwijdering, correctie, productie of kopie.

Waar staat AVG voor?

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Welke soorten persoonsgegevens beschermt de AVG?

De AVG beschermt een breed scala aan persoonsgegevens. Het verleent personen ook "het recht om te worden vergeten" en de mogelijkheid om een kopie van hun persoonsgegevens op te vragen bij organisaties die deze hebben verzameld.

Opmerking: Als een klant geld schuldig is of de lokale wetgeving het bewaren van boekhoudkundige gegevens vereist, moet u waarschijnlijk de meeste gegevens niet verwijderen. Raadpleeg uw advocaat. Eenmaal aangebrachte wijzigingen in het klantrecordkunnen niet meer ongedaan worden gemaakt.

Ingaan op een verzoek van een klant om hem een kopie van zijn persoonsgegevens te verstrekken

Alle persoonlijk identificeerbare informatie voor individuele klanten is te vinden op hun Klanten Record in Database Explorer. 

Klanten een fysiek exemplaar bezorgen:

1. Controleer eerst de identiteit van de klant door om een geldig identiteitsbewijs te vragen. Vraag bijvoorbeeld om een door de overheid uitgegeven identiteitskaart.
2. Navigeer naar Weergave > Klanten via de  Ascend Desktop.
3. Zoek naar het Klantrecord met behulp van het dropdownmenu om uw resultaten te verfijnen op velden als voornaam, e-mailadres of telefoonnummer.
4. Markeer het Klantrecord dat u wilt bekijken en klik op Voorbeeld om een PDF te genereren.
5. Klik op Print om een kopie af te drukken op uw standaard rapportprinter.

Klanten een digitale kopie bezorgen:

1. Controleer eerst de identiteit van de klant door om een geldig legitimatiebewijs te vragen. Vraag bijvoorbeeld om een door de overheid uitgegeven identiteitskaart.
2. Navigeer naar Weergave > Klanten via de  Ascend Desktop.
3. Zoek naar het Klantrecord met behulp van het dropdownmenu om uw resultaten te verfijnen op velden als voornaam, e-mailadres of telefoonnummer.
4. Dubbelklik op het Klantrecord dat u wilt bekijken en noteer het Rekeningnummer of E-mailadres van de klant.
5. Voer in het venster SQL Query de GDPR Individual Customer Record Fields export query uit en voer het unieke Account Number of Email adres van de klant in wanneer daarom wordt gevraagd.
6. Klik Email om een XLSX kopie direct vanuit Ascend te versturen. Of klik op Export om te kiezen tussen CSV- of XLSX-bestandstypen en sla het op in een lokale map of op een verwisselbaar station.

Opmerking: Aangepaste queries kunnen worden opgeslagen in Ascend voor eenvoudige toegang vanuit Reports nadat ze voor de eerste keer zijn uitgevoerd. Voor meer informatie over het gebruik en opslaan van aangepaste query's, zie de Aanvullende bronnen link hieronder.

Voldoen aan een verzoek van een klant om zijn persoonsgegevens uit uw database te verwijderen

Als je Ascend hebt gebruikt om klantgegevens te verzamelen, is het heel gemakkelijk om persoonlijke gegevens te verwijderen of te bewerken om het verzoek van een klant te honoreren.

WAARSCHUWING: Als een klant geld schuldig is of de lokale wetgeving het bewaren van boekhoudkundige gegevens vereist, moet u waarschijnlijk de meeste gegevens niet verwijderen. Raadpleeg uw advocaat. Eenmaal aangebrachte wijzigingen in het klantrecordkunnen niet meer ongedaan worden gemaakt. Als u toch wilt doorgaan, gewoon:

1. Controleer de identiteit van de klant door om een geldig legitimatiebewijs te vragen. Vraag bijvoorbeeld om een door de overheid uitgegeven identiteitskaart.
2. Navigeer naar Weergave > Klanten via de  Ascend Desktop.
3. Zoek naar de Klantrecord met behulp van het dropdownmenu om uw resultaten te verfijnen op velden als voornaam, e-mailadres of telefoonnummer.
4. Dubbelklik op de Klantrecord die u wilt bewerken en vervang alle identificerende informatie door anonieme gegevens door willekeurige alfanumerieke tekens te typen.
5. Klik op Opslaan om uw wijzigingen vast te leggen.

Opmerking: Elke Klantrecord kan worden verborgen in Ascend door te klikken op het Verwijder pictogram in Database Explorer na het selecteren van de gewenste klant. Klantendossiers kunnen op elk moment worden verborgen. Terwijl het verbergen van een klantendossier ze verwijdert uit uw zoekresultaten, deze methode verwijdert de gegevens niet en voldoet niet aan een verzoek om te worden vergeten.

Ter overweging

We zouden u graag vertellen dat u klantgegevens gewoon moet wissen wanneer u daartoe een verzoek krijgt, maar helaas is dat niet zo eenvoudig. U kunt bijvoorbeeld door de plaatselijke wetgeving worden verplicht een transactie te registreren. Controleer alle toepasselijke lokale en staatswetten om na te gaan wat uw bedrijf moet doen om aan de voorschriften te blijven voldoen.

Hier zijn een paar andere dingen om in gedachten te houden:

• Ascend klantgegevens zijn direct gekoppeld aan de verkoop met uw systeem. Het wijzigen van klantendossiers kan voorkomen dat u klanten kunt identificeren als u in de toekomst contact met hen moet opnemen, zelfs voor terugroepacties.
• U loopt het risico dat u andere, mogelijk conflicterende lokale wetten of boekhoudkundige voorschriften overtreedt.
• Het wijzigen van klantgegevens kan de informatie die u in bepaalde transactiedossiers kunt inzien, beperken.

Meer hulp nodig? Klik hier om contact op te nemen met ons ondersteuningsteam door een ticket in te dienen.

Aanvullende informatie:

Website: AVG van Europese Commissie"

De informatie op deze pagina vormt geen juridisch advies. Iedere persoon of onderneming die met de AVG te maken kan krijgen, moet de informatie verifiëren en desgewenst onafhankelijk professioneel advies inwinnen.