El GDPR es un reglamento que obliga a las empresas a proteger los datos personales y la privacidad de los ciudadanos europeos en las transacciones que se realicen dentro de los Estados miembros de la Unión Europea.

Si actualmente recopila datos personales de clientes utilizando su sistema Ascend, tenga la seguridad de que está equipado para cumplir fácilmente con cualquier solicitud de eliminación, corrección, producción o copia.

¿Qué significa GDPR?

General Data Protection Regulation

¿Qué tipos de datos personales protege el RGPD?

El GDPR protege una amplia gama de datos personales. También concede a las personas "el derecho al olvido" y la posibilidad de solicitar una copia de sus datos personales a las organizaciones que los hayan recopilado.

Nota: Si un cliente debe dinero o la legislación local exige la conservación de registros contables, es probable que no deba eliminar la mayoría de los datos. Consulte a su abogado. Una vez realizados los cambios en el Registro de cliente, no se pueden deshacer.

Cumplir con la petición de un cliente de que se le facilite una copia de sus datos personales

Toda la información personal identificable de los clientes individuales puede encontrarse en su Registro de cliente en Explorador de base de datos. 

Proporcionar a los clientes una copia física:

1. En primer lugar, verifique la identidad del cliente pidiéndole un documento de identidad válido. Por ejemplo, pida que le enseñen un documento de identidad oficial.
2. Navigate to View > Customers from the Ascend Desktop.
3. Busque el Registro de cliente utilizando el menú desplegable para acotar los resultados por campos como el nombre, la dirección de correo electrónico o el número de teléfono.
4. Seleccione el Registro de cliente que desea ver y haga clic en Vista previa para generar una copia en PDF.
5. Haga clic en Imprimir para imprimir una copia en su impresora de informes predeterminada.

Proporcionar a los clientes una copia digital:

1. En primer lugar, verifique la identidad del cliente pidiéndole un documento de identidad válido. Por ejemplo, pida que le enseñen un documento de identidad expedido por el gobierno.
2. Navigate to View > Customers from the Ascend Desktop.
3. Busque el Registro de cliente utilizando el menú desplegable para acotar los resultados por campos como el nombre, la dirección de correo electrónico o el número de teléfono.
4. Haga doble clic en el Registro de cliente que desee ver y anote el Número de cuenta o la Dirección de correo electrónico del cliente.
5. En la ventana SQL Query , ejecute la consulta de exportación GDPR Individual Customer Record Fields e introduzca la dirección única Account Number o Email del cliente cuando se le solicite.
6. Haga clic en Correo electrónico para enviar una copia XLSX directamente desde Ascend. O haz clic en Exportar para seleccionar entre los tipos de archivo CSV o XLSX y guardarlo en una carpeta local o en una unidad extraíble.

Nota: Las consultas personalizadas pueden guardarse en Ascend para acceder fácilmente a ellas desde Informes después de ejecutarlas por primera vez. Para obtener más información sobre cómo utilizar y guardar consultas personalizadas, consulte el enlace Recursos adicionales que aparece a continuación.

Cumplir con la petición de un cliente de eliminar sus datos personales de su base de datos.

Si ha utilizado Ascend para recopilar datos de clientes, es realmente fácil eliminar o editar los datos personales para atender la solicitud de un cliente.

ADVERTENCIA: Si un cliente debe dinero o la legislación local exige la conservación de registros contables, es probable que no deba eliminar la mayoría de los datos. Consulte a su abogado. Una vez realizados los cambios en el Registro de cliente, no se pueden deshacer. Si aún así desea continuar, simplemente:

1. Verifique la identidad del cliente pidiéndole un documento de identidad válido. Por ejemplo, pida que le enseñen un documento de identidad expedido por el gobierno.
2. Navega a  Ver clientes > Clientes... desde  Ascend Escritorio.
3. Busque el Registro de cliente utilizando el menú desplegable para acotar los resultados por campos como el nombre, la dirección de correo electrónico o el número de teléfono.
4. Haga doble clic en el Registro de cliente que desea editar y sustituya toda la información identificativa por datos anónimos escribiendo caracteres alfanuméricos aleatorios.
5. Haga clic en Guardar para registrar los cambios.

Nota: Cualquier Registro de cliente puede ocultarse en Ascend haciendo clic en el icono Eliminar del Explorador de bases de datos tras seleccionar el cliente deseado. Los registros de clientes pueden desocultarse en cualquier momento. Si bien ocultar un registro de cliente lo elimina de los resultados de búsqueda, este método no elimina los datos y no satisfaría una solicitud de olvido.

Para su consideración

Nos encantaría decirte que deberías eliminar los datos de tus clientes cada vez que te lo pidan, pero desgraciadamente no es tan fácil. Por ejemplo, puede que la legislación local le exija mantener un registro de una transacción. Consulte todas las leyes locales y estatales aplicables para comprobar qué debe hacer su empresa para seguir cumpliendo la normativa.

He aquí otras cosas a tener en cuenta:

• Los datos de los clientes de Ascend están directamente vinculados a las ventas realizadas con su sistema. La alteración de los registros de clientes puede impedirle identificar a los clientes en caso de que necesite ponerse en contacto con ellos en el futuro, incluso para retirarlos del mercado.
• Es posible que corra el riesgo de infringir otras leyes locales o requisitos de registro contable que puedan entrar en conflicto.
• La alteración de los datos de los clientes podría limitar la información a la que puede acceder dentro de determinados registros de transacciones.

¿Necesita más ayuda? Haga clic aquí para ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia enviando un ticket.

Recursos adicionales:

Sitio web: GDPR de la Comisión Europea

Tenga en cuenta que la información contenida en esta página no constituye asesoramiento jurídico. Cualquier persona o empresa que pueda verse afectada por el GDPR debe verificar la información y obtener asesoramiento profesional independiente si es necesario.