Llevar la contabilidad puede ser una tarea pesada, pero no tiene por qué ser abrumadora. Utiliza este artículo para mantener el rumbo y disponer de más tiempo para centrarte en tus clientes.

Y si alguna vez necesitas ayuda, el equipo de contabilidad de Ascend está aquí para ayudarle - ¡incluso si no está utilizando nuestros servicios de contabilidad! Llama a nuestra línea de Soporte (877-875-8663) y selecciona nuestra línea de contabilidad o envíanos un email a bookkeeping@ascendrms.com.

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Tareas Diarias

Tareas de Ascend

Revisa el informe Resumen de actividades para la fecha actual.

Desde el escritorio Ascend , haz clic en el icono Informes. El Resumen de actividades (en la Sección Final del Día ) está seleccionado por defecto. Puedes cambiar la(s) fecha(s) incluida(s) en la parte superior izquierda. A continuación, selecciona Actualizar para volver a ejecutar el informe.

Mantente alerta:

• Margen Valores que parecen incorrectos.
• Saldo valor que no es cero (0.00€)
• Discrepancias en el Cierre de caja (computada vs real)
• Errores mostrados en la última página del Informe.

Muchos de los errores en las transacciones pueden solucionarse fácilmente el mismo día en que se producen. Contacta con el equipo de Ascend para asistencia, si es necesario.

Consulta Configurar informes para que se envíen automáticamente para saber cómo hacer que este informe y otros mencionados en este artículo se envíen directamente a ti(o a otros) cada día.

Revisa el informe de productos vendidos sin categoría:.

Desde el escritorio Ascend , haz clic en el icono Informes. Haz doble clic en el informe Productos vendidos sin categoría (en la sección Productos sin categoría ) para ejecutarlo.

No se puede seleccionar ningún intervalo de fechas para este Informe. Sin embargo, una vez que un producto se asigna a una categoría, ya no aparece en el informe. La categorización es retroactiva y se aplica a todas las ventas anteriores para el producto.

• Ordene o filtre los resultados por la columna fecha de finalización para asegurarte de que se clasifican todos los productos de las ventas finalizadas (cerradas).
• Haz doble clic en un artículo  en los resultados para abrir el editor de producto y asignar una categoría,.

Ejecuta el Asistente de final del Día.

Desde el Escritorio Ascend , haz clic en el iconoFinal del Día. Comprueba las Tareas que deseas ejecutar, a continuación, haz clic en el  botón Aceptar.

Asegúrate de exportar el resumen de libro mayor general para Contabilidad® y haz una copia de seguridad de tu sistema en una unidad externa.

Contabilidad: Tareas

Importación de su Resumen de libro mayor general desde Ascend.

Consulta Mover archivos de Ascend a Quickbooks para aprender a utilizar este proceso.

Para determinar si se ha completado o no una Importación para una Fecha: En Contabilidad®, selecciona el menú Editar > Encontrar (teclado Ctrl + F), elige Simple > Diario, e introduce un intervalo de fechas (normalmente desde el primero del mes hasta el Día actual).

Concilia tus cuentas bancarias y de tarjeta de crédito

Selecciona el menú Banca > Conciliar.

Conciliar a través del saldo bancario de ayer.

• Acabado esto, haga clic en Salir.
• Haz clic en Conciliar ahora sólo cuando concilies con el extracto bancario.

Actualiza tu hoja de cálculo de dinero en efectivo(si gestiona el dinero en efectivo de esta manera).

Asegúrate de actualizar primero las cuentas de contabilidad en QuickBooks®.

Importa tus facturas de Trek desde TermSync.

Si no utilizas este servicio, pónte en contacto con Trek Financial Services.

Ingresa las facturas de cuentas por pagar para todos los demás proveedores.

Consulta página 7 en la Guía de Integración de Ascend a Contabilidad®.

Haz coincidir los pedidos de Ascend con las facturas de proveedores.

Desde el Escritorio Ascend , haz clic en el iconoInformes. Haz doble clic en el informe Pedidos recibidos por sesión (en la sección Inventario ) para ejecutarlo.

Consulta Uso del informe Pedidos recibidos por sesión para aprender a utilizar este informe.

Nota: Necesitarás utilizar uno de los siguientes posibles métodos:

1. Inventario prepagado
2. Compensación de Inventario/Conciliación PO

Haz una copia de seguridad de tus datos de QuickBooks®.

Selecciona el menú Archivo > Crear Copia de Seguridad.

Tareas Semanales

Tareas de Ascend

Revisa el Informe del Inventario negativo.

Desde el Escritorio Ascend , haz clic en el iconoInformes. Haz doble clic en el Informe Inventario negativo (en la Sección Inventario ) para ejecutarlo.

Fija cantidades negativas para productos que no están asociados a un Pedido Especial.

No se puede seleccionar ningún intervalo de fechas para este Informe. Sin embargo, una vez que la cantidad en stock de un producto es cero o positiva, ya no aparece en el informe.

Revisa el informe del inventario oculto.

Desde el Escritorio Ascend , haz clic en el iconoInformes. Haz doble clic en el informe Inventario oculto (en la sección Inventario ) para ejecutarlo.

Crea ajustes de inventario para cualquier producto que no esté en stock, y/o restaurar cualquier producto que debería estar activo.
Nota: Antes de restaurar un producto oculto, asegúrate de que no es un duplicado de otro producto activo.

No se puede seleccionar ningún intervalo de fechas para este Informe. Sin embargo, una vez que un producto se restaura en la base de datos o la cantidad es cero, ya no aparece en el informe.

Ejecuta los Informes de productos con costo mayor que el PVP y productos con costo igual al PVP.

Desde el Escritorio Ascend , haz clic en el iconoInformes. Haz doble clic en el informe correspondiente (en la sección Productos En la tienda ) para ejecutarlo.

No se puede seleccionar ningún intervalo de fechas para estos Informes. Sin embargo, una vez que el costo del producto es mayor que su PVP, ya no aparece en el informe.

Muchos de los errores pueden estar causados por una cantidad de caja mal configurada. Vea Vender productos que vienen a granel (cantidad por caja) para aprender a configurar estos artículos. Si el producto se ha recibido con un costo promedio incorrecto, consulte Recalcular el Costo promedio de un producto para aprender a corregir el costo.

Consulta Configure los Informes para que se envíen automáticamente para saber cómo hacer que estos Informes le sean enviados directamente a ti(o a otras personas) cada semana.

Ejecuta la consulta Productos no inventariables con coste.

Y asegúrate de que ambos campos Costo estimado y Costo promedio del producto son 0.00€. Si es necesario corregir el Costo promedio, consulte el artículo Recalcular el Costo promedio de un producto.

Consulta Ejecutar una consulta personalizada para aprender a ejecutar esta consulta.

Ejecuta la herramienta Asignador de categorias.

Desde el Escritorio Ascend , selecciona Herramientas > Asignador de categorías.

Consulta Utiliza el Asignador de categorías para aprender a utilizar esta función.

Revisar Órdenes de reparación, Depósitos y Pedidos especiales pendientes.

Desde el Escritorio Ascend , selecciona el menú Ver > Órdenes de reparación, Depósitos, o Artículos de pedido especial.

Revisa tu programación de conteos cíclicos.

Consulta Prepárate para los conteos cíclicos para obtener más información.

Tareas Mensuales

Tareas de Ascend

Guardar el Informe Resumen de inventario por categoría.

Desde el Escritorio Ascend , haz clic en el iconoInformes. Haz doble clic en el informe Resumen de inventario por categoría (en la Sección Inventario ) para ejecutarlo.

Ejecuta este informe después del cierre del último día del mes. Asegúrate de archivar este informe para futuras consultas. Ascend no realiza un seguimiento de los valores históricos de inventario.

Concilia el valor de Inventario bruto de este informe con su cuenta Inventario de activos: en QuickBooks®.

Consulta Configurar informes para que se envíen automáticamente para saber cómo hacer que este informe se le envíe directamente a ti(o a otros) cada mes.

Guardar los Detalles de cliente y los Informes Resumen de responsabilidad del cliente.

Desde el Escritorio Ascend , haga clic en el iconoInformes. Haz doble clic en el informe correspondiente (en la sección Clientes ) para ejecutarlo.

Ejecuta estos informes después del cierre del último día del mes. Asegúrate de archivar estos informes para futuras consultas. Ascend no realiza un seguimiento de los valores históricos de los apartados.

Concilia los valores del informe Resumen de responsabilidad del cliente con tus cuentas pasivos de clientes en QuickBooks®.

Consulta Configurar informes para que se envíen automáticamente para saber cómo hacer que estos Informes se le envíen directamente a ti(o a otros) cada mes.

Guardar el Informe Resumen de actividades del mes anterior.

Desde el Escritorio Ascend , haga clic en el iconoInformes. El Resumen de actividades (en la Sección Final del Día ) está seleccionado por defecto. Puedes cambiar la(s) fecha(s) incluida(s) en la parte superior izquierda. A continuación, selecciona Actualizar para volver a ejecutar el informe.

Mantente alerta:

• Margen Valores que parecen incorrectos.
• Saldo valor que no es cero (0.00€)
• Discrepancias elCierre de cajacomputada vs real)
• Errores mostrados en la última página del Informe.

Consulta Configurar informes para que se envíen automáticamente para saber cómo hacer que este informe se le envíe directamente a ti(o a otros) cada mes.

Imprima Estados de cuenta del cliente.

Desde el Escritorio Ascend x1_", selecciona el menú Herramientas x4_"Compras a cuenta  Extractos.

Consulta Enviar facturas de Compras por cobrar factura (cuentas por cobrar) para saber cómo enviar estados de cuenta.

Revisar Pedidos proveedores abiertos.

Desde el Escritorio Ascend , haga clic en el iconoRecibir.

Ejecuta el Informe de inventario por antigüedad para el inicio del año anterior (por ejemplo, 1 de enero de 2017).

Desde el Escritorio Ascend , haga clic en el iconoInformes. Haz doble clic en el informe Inventario por antigüedad (en la Sección Inventario ) para ejecutarlo.

Introduce sus resultados financieros del mes anterior en Ascend Analytics.

Utilice su QuickBooks® Declaración de beneficios y perdidas para actualizar estos valores.

QuickBooks: Tareas

Compara tus valores de Ascend y QuickBooks® para ver si hay discrepancias.

Vigila de cerca las ventas que no están asociadas a una categoría, las discrepancias significativas y/o los valores de ajuste de inventario significativos.

• Ejecuta tu informe de Beneficios & Pérdidas para el mes anterior.
  Selecciona el menú Informes > Empresa & Financieros > Fines de lucro & Pérdidas.
  Presta mucha atención a los siguientes artículos:
  a. Suspensión/Pregunte a Elementos de cuenta (por ejemplo, Gastos)
  b. Ajustes de inventario con un Tipo de Ventas/uso de pantalla, Uso de tienda, o Otro.
  c. Dinero en efectivo Más corto: Valores
• Compara tus valores de ventas y COGS para las categorías padre de nivel superior con el Informe Resumen de actividades de Ascend del Mes anterior.

Ejecuta tu Informe de saldo.

Selecciona el menú Informes > Empresa & Financiero > Saldo Estándar.

• Compara tus valores de responsabilidad e inventario bruto con los informes de Ascend Detalles de responsabilidad de cliente y Resumen de Inventario por Categorías.
• Presta especial atención a los valores del Impuesto sobre las Ventas y de la Compra a Cuenta.
• Estate atento a los valores del Bicycle Blue Book.

Concilia tus extractos bancarios y de tarjeta de crédito.

Selecciona el menú Banca > Conciliar > Conciliar ahora..

Guarda los Informes de Resumen de Conciliación de cada mes y Detalle de Conciliación para futuras consultas.

Tareas anuales

Tareas de Ascend

Realiza un Conteo de Inventario Físico.

Asegúrate de guardar el informe Resumen de Categorías de Inventario inmediatamente después de haber reconciliado tu conteo.

Guarda el Informe Resumen de actividades para el Año anterior.

Desde el Escritorio Ascend , haga clic en el iconoInformes. El Resumen de actividades (en la Sección Final del Día ) está seleccionado por defecto. Puedes cambiar la(s) fecha(s) incluida(s) en la parte superior izquierda. A continuación, selecciona Actualizar para volver a ejecutar el informe.

Mantente alerta:

• Margen Valores que parecen incorrectos.
• Saldo valor que no es cero (0.00€)
• Discrepancias en el Cierre de caja (computada vs real)
• Errores mostrados en la última página del Informe.

Consulta Configurar informes para que se envíen automáticamente para saber cómo hacer que este Informe se le envíe directamente a ti(o a otras personas) cada año.

QuickBooks: Tareas

Ejecuta tu Informe de Beneficios & para el Año anterior.

Selecciona el menú Informes > Empresa & Financieros > Beneficios  & Pérdidas.