Autenticación de QuickBooks Online & Creación de perfiles
Necesitarás un Perfil de QuickBooks Online y activar la Autenticación para que Ascend esté autorizado a integrarse con tu cuenta online. Tu perfil de Ascend HQ DEBE tener activado el permiso de usuario de ‘Contabilidad - Ascend HQ’ en Ascend RMS antes de proceder a la configuración.
Abre Ascend HQ
Ve a Configuración > Credenciales
Despliega el menú de QuickBooks Online
En el menú desplegable, selecciona la ubicación o ubicaciones que deseas asignar a tu cuenta de QuickBooks Online.
Haz clic en el botón Autorizar para abrir la ventana de inicio de sesión en QuickBooks Online
Una vez que te conectes y elijas tu Empresa, se te devolverá a una página de confirmación de credenciales en Ascend HQ.
Una vez que veas el encabezado Autorizado, podrás utilizar la función de Sincronización del Plan General de Contabilidad y, a continuación, tendrás acceso completo a la opción de envío de Informes programados & Exportaciones QuickBooks Online.
Si haces clic en el botón Actualizar, volverás al menú original para autorizar o desactivar otra Empresa/Localización.
Sincronización del Plan Contable
Configura tu plan de cuentas en QuickBooks Online para sincronizarlo con Ascend HQ.
Abre Ascend HQ
Ve a Configuración > Integraciones > Servicios de Contabilidad > Menú
Despliega el menú Gestionar plan de cuentas
Haz clic en Sincronizar
Elige la Localización que deseas sincronizar con QuickBooks Online
Puedes confirmar que el Plan General de Contabilidad se ha sincronizado con QuickBooks Online accediendo al Menú de Configuración de Contabilidad y consultando cualquiera de los ajustes que contiene.
Exportación de asientos
Una vez que tengas tu(s) perfil(es) de QuickBooks Online creado(s), la autenticación activa y tu Plan de Cuentas configurado, puedes exportar Asientos a QuickBooks Online.
Abre Ascend HQ
Ve a Configuración > Informes programados & Exportaciones > Resumen del Libro Mayor > Método de entrega
QuickBooks Online enviará una notificación por Email si hay algún problema.
Puedes confirmar que la exportación se ha realizado con éxito y que no estás exportando periodos de Informes solapados o duplicados consultando el Estado del Historial de Exportaciones de Informes Programados de Ascend HQ y exportaciones.
Cosas importantes que debes saber
- Configurar Ascend como usuario: Cuando configures QuickBooks Online, recuerda añadir "Ascend" como usuario. Asegúrate de que Ascend sólo puede ver las secciones Proveedores y Clientes.
- Los Números de cuenta son clave: Necesitarás números de cuentas contables para que todo funcione correctamente. Si no estás seguro de cómo configurarlos, hay una guía en QuickBooks Online que puede ayudarte. Si alguna vez cambias el Número de cuenta o el nombre, actualízalo también en Ascend HQ.
- Mantén las cosas sincronizadas: Siempre es mejor asegurarse de que Ascend HQ y QuickBooks Online están actualizados y sincronizados.
- Informes programados & Exportaciones: No puedes separar los informes por ubicación o fecha en Ascend HQ cuando utilizas QuickBooks Online.
- Las zonas horarias importan: Cuando exportes datos contables, las horas estarán en tu zona horaria, no en la de la tienda.
- Programación en Multitiendas: Si vas a programar varias localizaciones, agrúpalas por zona horaria. Si las ubicaciones están en zonas horarias diferentes, basa tu horario en la tienda que termine su jornada en último lugar.
Permisos y autorización: Para utilizar la función de exportación de QuickBooks Online, tienes que obtener el permiso "Contabilidad - Ascebd HQ" y completar la autorización de QuickBooks Online.
- La configuración es crucial: Asegúrate de que tus cuentas de QuickBooks Online y Ascend HQ están configuradas correctamente. Si no estás seguro, un asesor fiscal o contable puede orientarte.
- Actualizaciones y cambios: Si añades o cambias algo en Ascend HQ, echa un vistazo a QuickBooks Online para ver la actualización.
- Separa los tipos de formas de pago: Esta función es una característica especial que sólo puedes utilizar en Ascend HQ.
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