Vendre un article en rupture de stock
- Créez une vente comme d'habitude.
- Dans l'écran de transaction, ajoutez des produits à la vente comme d'habitude.
- Pour le ou les articles qui feront l'objet d'une commande spéciale, vous pouvez effectuer une recherche par SKU, UPC, numéro de pièce, ou Description.
Assurez-vous de désactiver l'icône Inventaire seulement qui vous montre les enregistrements de produits dans votre système avec une quantité de zéro, ainsi que votre inventaire actuel. - Double-cliquez sur l'élément une fois que vous l'avez trouvé, ou mettez-le en surbrillance et sélectionnez Sélectionner.
- Une demande de commande spéciale s'ouvre. Sélectionnez Oui pour vendre l'article et le marquer pour la commande.
(détaillants multi-magasins) Si un ou plusieurs autres emplacements ont des quantités suffisantes du produit en stock, sélectionnez Demander un transfert depuis le magasin sélectionné et sélectionnez l'emplacement souhaité. Dans le champ "Commentaires sur le transfert", saisissez toute information supplémentaire que le site doit connaître (par exemple, l'article est un cadeau et le client en a besoin pour une date précise).
S'il existe un poste de commande non attribué/non reçu dont la quantité est suffisante pour satisfaire l'achat du client, l'option Associer à la commande est active - sélectionnez la commande souhaitée dans la liste déroulante. Le nom du vendeur/fournisseur, le numéro de commande, le statut de la commande et la date de création de la commande s'affichent.
Remarque : Vous pouvez également sélectionner Non si vous souhaitez vendre l'article, mais ne voulez pas le marquer pour la commande pour le moment. Par exemple, si vous avez l'article dans votre boutique, mais pas de quantité dans Ascend, vous pouvez sélectionner Non. Notez simplement de fixer la quantité du produit plus tard, et assurez-vous d'effectuer des comptages de cycles réguliers pour garder vos stocks sous contrôle.
Nous vous recommandons de sélectionner Oui chaque fois que vous devez commander l'article, car cela vous permet de suivre le statut de la commande spéciale à chaque étape. - Prenez les paiements, si nécessaire. Vous n'avez pas besoin de prendre un paiement pour enregistrer la vente.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Si la transaction a été payée en totalité et que l'article sera récupéré plus tard, cochez la case Garder la transaction ouverte sur l'écran Modifier l'échéance pour la garder active.
La transaction est enregistrée en tant que mise de côté, et si nécessaire, vous pouvez la retrouver en sélectionnant View > Layaways à partir du bureau Ascend. - Une fois que le produit a été commandé et reçu, et que le client revient pour le récupérer, vous pouvez trouver la transaction dans la rubrique "Prêts à usage".
Si les articles commandés spécialement sont sérialisés, le numéro de série doit être attaché automatiquement à la transaction s'il a été ajouté pendant le processus de réception (voir Recevoir les commandes des fournisseurs). Si le numéro de série n'a pas été attribué lors de la réception du produit, il vous sera demandé de joindre un numéro de série ici. - Finalisez ensuite les paiements en attente (si nécessaire), puis cliquez sur Enregistrer pour clôturer la transaction.
- Une invite pour changer le statut de la commande spéciale à Complet s'ouvre. Cliquez sur Oui pour changer le statut de la commande à Complète.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Une invite Paid in full transaction s'ouvre. Sélectionnez Finir en vente.
Commande d'un article en commande spéciale
- Ouvrez une commande fournisseur existante ou créez-en une nouvelle (pour le fournisseur qui vend l'article).
- Dans la commande du fournisseur, sélectionnez Vue > Articles à commander.
La fenêtre des articles à commander s'ouvre. La partie supérieure de la fenêtre est réservée aux articles en commande (dictés par les produits Mins et Maxs). La partie inférieure de la fenêtre est Commandes spéciales. - Cochez la case à côté des articles que vous souhaitez commander.
- Sélectionnez Ajouter à la commande.
- Poursuivez le processus de commande comme d'habitude.
Lorsque l'article spécialement commandé arrive dans votre boutique et qu'il est marqué comme reçu, vous avez également la possibilité d'envoyer un courriel ou un SMS au client pour l'informer que sa commande est prête à être récupérée.
Les numéros de série associés à une commande spéciale reçue sont automatiquement associés à l'article de vente dans la transaction.
Vérification de l'état des commandes spéciales
Il existe plusieurs façons de vérifier l'état d'un article spécialement commandé. Voici comment y accéder à partir du bureau d'Ascend :
- Sélectionnez Rapports > faites défiler jusqu'à la section Commande spéciale double-cliquez sur l'un des rapports de commande spéciale
- Articles en commande spéciale sur commande
- Articles de commande spéciale non reçus encore
- Articles de commande spéciale reçus
- Sélectionnez Vue > Articles commandés spéciaux.
- Sélectionnez View > Layaways > ouvrir la transaction > vérifier la colonne Special Order pour le statut
- Une fois que la commande associée est soumise, la colonne Date de livraison affiche la date expédiée, estimée ou promise fournie par Trek B2B.
Remarque : Les estimations de livraison historiques ne font pas l'objet d'un suivi. Gardez trace de toutes les modifications communiquées au client dans le champ Commentaires de la transaction ou de l'article de vente. - Les commandes spéciales peuvent également être affectées à un transfert.
Notifications de commandes spéciales
Vous pouvez facilement informer le client et tout le personnel impliqué dans une commande spéciale à partir des écrans Bon de commande ou Transferts d'enregistrement dans Ascend.
Lorsque vous recevez un article Special Order dans un Purchase Order et que vous cliquez sur Save, la demande de notification s'ouvre.
La description du produit se trouve en haut de la notification.
En dessous, il y a un résumé détaillé de la transaction à laquelle correspond cet article, avec le nom du client, le vendeur qui a demandé la vente et, le cas échéant, le technicien du bon de travail concerné.
Si le client a une méthode de communication préférée, celle-ci est marquée d'une étoile et est automatiquement vérifiée pour la notification d'une transaction normale. Si un client n'a pas fourni certaines informations de contact, cette option est grisée.
Pour les bons de travail, les méthodes de notification du Technicien et du Demandeur sont cochées par défaut au lieu du client.
Pour les détaillants à magasins multiples, si vous marquez un article Special Order pour le transférer d'un autre emplacement, vous verrez la même fenêtre de notification dans l'écran Check-In Transfers lorsque l'article sera reçu dans votre magasin.
Vous pouvez également utiliser la nouvelle icône Notification dans la barre d'outils Transferts.