Een artikel verkopen dat niet op voorraad is

1. Maak een verkoop aan.
2. In het transactiescherm voegt u zoals gewoonlijk producten toe aan de verkoop.
3. Voor de speciaal te bestellen artikelen kunt u zoeken op SKU, EAN, onderdeelnummer, of Omschrijving.
   Zorg ervoor dat u het Inv Alleen icoon uitzet. Dit toont je productrecords in je systeem met een hoeveelheid van nul, samen met je huidige voorraad.
4. Dubbelklik op het item als je het gevonden hebt, of markeer het en selecteer Selecteer.
5. Een speciale bestel melding opent. Selecteer Ja om het artikel te verkopen en te markeren voor bestelling.
   (Winkeliers met meerdere winkels) Als een andere locatie(s) voldoende hoeveelheden van het product in voorraad heeft (hebben), selecteer dan Overdracht aanvragen van geselecteerde winkel en selecteer de gewenste locatie. Vul in het veld Transfer Comments alle extra informatie in die de locatie moet weten (bijvoorbeeld dat het om een cadeau gaat en dat de klant het voor een bepaalde datum nodig heeft).
   Als er nog niet toegewezen/ontvangen bestelitems bestaan met een hoeveelheid die voldoende is om de aankoop van de klant te vullen, is de optie koppelen aan inkooporder actief - kies de gewenste order uit de dropdown. De naam van de verkoper/leverancier, het PO-nummer, de bestelstatus en de datum waarop de bestelling is aangemaakt worden getoond.
   Opmerking: Je kunt ook Nee selecteren als je het artikel wilt verkopen, maar het op dit moment niet wilt markeren voor bestelling. Bijvoorbeeld, als je het artikel in je winkel hebt, maar geen hoeveelheden in Ascend, zou je Nee kunnen selecteren. Maak een notitie om de producthoeveelheid later vast te stellen, en zorg ervoor dat je regelmatig cyclustellingen uitvoert om je inventaris onder controle te houden.
   We raden je aan om Ja te kiezen wanneer je het artikel daadwerkelijk moet bestellen - omdat je dan de status van de speciale bestelling bij elke stap kunt volgen.
6. Neem eventuele betalingen aan, indien nodig. Je hoeft geen betaling aan te nemen om de verkoop te redden.
7. Klik op Opslaan.
8. Als de transactie volledig is betaald en het artikel later wordt opgehaald, vink dan het vakje voor Transactie openhouden aan op het scherm Wijziging verschuldigd om het actief te houden.
   De transactie wordt opgeslagen als een Layaway, en indien nodig kun je die terugvinden door View > Layaways te kiezen op het Ascend bureaublad.
9. Als het product eenmaal besteld en ontvangen is, en de klant komt terug om het op te halen, kun je de transactie vinden onder Layaways.
   Als speciaal bestelde artikelen geserialiseerd zijn, moet het serienummer automatisch aan de transactie worden gekoppeld als het tijdens het ontvangstproces is toegevoegd (zie Bestellingen van verkoper ontvangen). Als het serienummer niet is toegekend toen het product werd ontvangen, wordt je hier gevraagd een serienummer toe te voegen.
10. Rond dan (indien nodig) nog uitstaande betalingen af, en klik op Opslaan om de transactie te sluiten.
11. Er verschijnt een vraag om de status van de speciale bestelling te veranderen in Voltooien. Klik op Ja om de bestelstatus te veranderen in voltooid.
12. Klik op Opslaan.
13. Een Volledig betaalde transactie melding wordt geopend. Selecteer Opslaan als verkoop.

Een speciale bestelling bestellen

1. Open een bestaande verkopersorder of maak een nieuwe aan (voor de verkoper die het artikel verkoopt).
2. Selecteer in de verkopersorder Bekijken > Te bestellen artikelen.
   Het venster te bestellen artikelen opent. Het bovenste deel van het venster is voor nabestellingen (gedicteerd door product Min en Max). Het onderste deel van het venster is Speciale bestellingen.
3. Vink het vakje aan naast de artikelen die u aan de bestelling wilt toevoegen.
4. Selecteer Toevoegen aan bestelling.
5. Ga verder met het bestelproces zoals gewoonlijk.

Als het speciaal bestelde artikel in je winkel arriveert, en als ontvangen wordt gemarkeerd, krijg je ook de kans om de klant een e-mail of sms te sturen dat zijn bestelling klaar ligt om te worden opgehaald.

Serienummers die horen bij een ontvangen speciale bestelling worden automatisch gekoppeld aan het verkoopartikel in de transactie.

Status van speciale bestelling controleren

Er zijn meerdere manieren om de status van een speciaal besteld artikel te controleren. Dit is hoe je ze kunt bereiken vanaf het Ascend bureaublad:

1. Selecteer Rapporten > scroll naar de Speciale bestelling sectie > dubbelklik op een van de speciale bestelrapporten.
   • Speciale artikelen op bestelling
   • Nog niet ontvangen speciale bestellingen
   • Speciaal bestelde artikelen ontvangen
2. Selecteer Bekijken > Speciaal bestelde artikelen.
3. Selecteer Bekijken > Wegwerpartijtjes > open de transactie > controleer de Speciale bestelling kolom voor de status.
4. Als de bijbehorende bestelling eenmaal is ingediend, toont de kolom Leveringsdatum de Verzonden, Geschatte of Beloofde datum die door Trek B2B is verstrekt.
   Opmerking: Historische leveringsramingen worden niet bijgehouden. Houd alle wijzigingen bij die aan de klant zijn doorgegeven in het Comments veld van de transactie of het verkoopartikel.
5. Speciale Orders kunnen ook worden toegewezen aan een Transfer.

Kennisgevingen voor speciale bestellingen

Je kunt de klant en alle medewerkers die betrokken zijn bij een Speciale Bestelling eenvoudig op de hoogte brengen vanuit de Inkooporder of Check-In Transfers schermen in Ascend.

Wanneer je een Speciale bestelling ontvangt in een Inkooporder en dan klikt op Opslaan, wordt de melding geopend.

De Productbeschrijving staat bovenaan de melding.

Daaronder staat een gedetailleerde samenvatting van de transactie waar dit artikel voor is, met de naam van de klant, de verkoper die de verkoop heeft aangevraagd, en - indien van toepassing - de betrokken werkordertechnicus.

Als de klant een voorkeurscontactmethode heeft, wordt die gemarkeerd met een sterretje en wordt die automatisch gecontroleerd voor melding bij een normale transactie. Als een klant geen contactinformatie heeft verstrekt, wordt die optie grijs weergegeven.

Voor Werkorders worden de meldingsmethoden voor de Technicus en Adviseur standaard aangevinkt in plaats van de klant.

Voor winkeliers met meerdere vestigingen geldt dat als je een Speciale bestelling markeert voor overdracht vanuit een andere vestiging, je in het Check-In Transfers scherm hetzelfde meldingsvenster te zien krijgt als het artikel in je vestiging wordt ontvangen.

Je kunt ook het nieuwe Meldingspictogram in de werkbalk Overdrachten gebruiken.

Aanvullende informatie: