Il vostro negozio dovrebbe pianificare una volta all'anno un conteggio fisico dell'inventario completo. Ogni prodotto vendibile viene conteggiato, indipendentemente dalla sua ubicazione (ad esempio, piano vendite, magazzino, ecc.). I conteggi dell'inventario fisico vengono effettuati per sezione del negozio, non per categoria. Questo metodo garantisce che nessun prodotto venga perso durante il conteggio.

Mentre il negozio è chiuso per il conteggio dell'inventario fisico:

• Non consentire ai clienti di consegnare i prodotti per gli ordini di lavoro o i resi.
• Non elaborate vendite, prenotazioni in conto deposito o ordini di lavoro.
• Eseguire la scansione di tutti i prodotti attualmente in vendita (sulla superficie di vendita o in magazzino).
• Non eseguire la scansione:
  1. Articoli in conto deposito.
  2. Voci sulle transazioni degli ordini di lavoro.
  3. Ordini non ricevuti.
  4. Articoli non inventariati (ad esempio, hardware vario per le riparazioni).
  5. (rivenditori multi-store) Articoli in attesa di trasferimento.

Un mese prima

Almeno un mese prima, dovreste scegliere un giorno per l'inventario completo del negozio. Quando si sceglie la data, considerare quanto segue:

1. Prevedete che il conteggio dell'inventario fisico richieda un'intera giornata e programmate i vostri dipendenti di conseguenza.
2. Scegliete un giorno per l'inventario completo del negozio. Il negozio deve essere chiuso ai clienti durante l'inventario. Questo è fondamentale per mantenere numeri precisi per i prodotti scansionati o contati fisicamente. Inoltre, vi impedisce di distrarvi ogni minuto con le domande dei clienti.
   Nota
   Chiudere nel giorno più fiacco della settimana. Utilizzate il report Vendite > Vendite per giorno della settimana per aiutarvi a determinare il giorno migliore per la chiusura.

Informate i vostri dipendenti e clienti della data di conteggio dell'inventario. Mostrate la data in modo evidente. Aggiornate i vostri account sui social media, inviate una o due e-mail, affiggete manifesti in negozio e in città, acquistate cartelloni pubblicitari, noleggiate aerei! Fate tutto il necessario per assicurarvi che tutti sappiano quando sarete chiusi.

Riducete il più possibile l'inventario. Ordinate solo i prodotti necessari. Utilizzare il report Inventario > Inventario invecchiato per data per visualizzare un elenco di prodotti che non vengono venduti. Molti rivenditori utilizzano questo momento per creare una promozione delle vendite per gli articoli più vecchi.

Familiarizzare il personale con il processo completo da seguire alla data effettiva del conteggio dell'inventario. Leggete gli articoli della nostra knowledge base.

Verificate le etichette dei vostri prodott i(vedi Come funziona una verifica delle etichette?) Si può facilmente far lavorare un membro dello staff se ha del tempo libero. Dare loro uno scanner e farli iniziare a scansionare gli oggetti. Assicuratevi che ricevano tutti i "bip buoni". I "bip buoni" dovrebbero far apparire sullo schermo dello scanner le informazioni giuste sul prodotto, compresi il prezzo e lo SKU corretti.

Se ricevono "bip cattivi", affrontate il problema e fornite al prodotto una nuova etichetta. Se lo fate in anticipo, risparmierete tempo il giorno dell'inventario e ridurrete al minimo gli articoli che non vengono scansionati.

Una settimana prima

• Eseguite l'utility Rimuovi prodotti duplicati nel negozio in Strumenti > Funzioni avanzate del database in Ascend. La risoluzione di SKU e UPC duplicati assicura che ogni prodotto nel vostro negozio sia etichettato con un unico SKU o UPC.

Nota

I prodotti duplicati non possono essere riconciliati nel sistema. Risolvete questi problemi in anticipo per ridurre al minimo il tempo speso per risolvere i problemi dei prodotti il giorno dell'inventario.

• Utilizzare l'utilità Category Mapper per gestire i prodotti attualmente in inventario che non sono assegnati a una categoria.
• Andate a Rapporti > Prodotti venduti senza categoria perché influisce sulle informazioni di vendita nell'integrazione di Quickbooks.
• Eseguire anche il report Reports > Inventory with Cost Greater Than MSRP e porre rimedio a tutti i prodotti configurati con un costo non valido.
• Procuratevi le scorte per l'inventario:
  1. Nastro da pittore per contrassegnare le sezioni del negozio (è importante che il nastro da pittore sia specifico. Non si vuole dividere in modo permanente la superficie di vendita per errore),
  2. Carta su cui stampare i numeri di sezione,
  3. Pennarelli, penne o matite per siglare le sezioni completate,
  4. e scatole o altri contenitori per contenere gli articoli ""bad beep"" (articoli non riconosciuti dagli scanner dell'inventario).
• Assegnare i ruoli che i dipendenti assumeranno alla data dell'inventario.
  1. Sperimentatore/i del prodotto
     1. Aggiunge il prodotto mancante ad Ascend.
     2. Rietichetta i prodotti che non possono essere scansionati.
     3. Indaga sulle discrepanze di conteggio.
  2. Persona di riferimento per l'inventario
     1. Preparazione dello scanner dell'inventario.
     2. Salva i file di scansione sul computer.
     3. Riconcilia il conteggio con Ascend (accettando il conteggio finale)
     4. La vostra persona di riferimento deve essere estremamente a suo agio con Ascend.
        Nota
        Per i rivenditori con più punti vendita, se possibile, un unico addetto all'inventario si occupa dell'inventario in tutte le sedi, in modo che le cose vadano bene (e in modo coerente!) in tutti i negozi.
  3. Contatori
     1. Conta fisicamente gli articoli.
     2. Tiene traccia delle sezioni completate.
  4. Scanner
     1. Esegue la scansione dei prodotti con gli scanner dell'inventario.
• Assicuratevi che i dipendenti abbiano le autorizzazioni appropriate per i loro ruoli. Articolo: Tutto sui permessi utente di Ascend 
• Considerate la possibilità di pre-contare grandi quantità di piccoli pezzi che vengono venduti molto raramente (ad esempio raggi, cartucce di CO2, cuscinetti) utilizzando una bilancia di alta qualità. Nota: Etichettare chiaramente il prodotto pre-contato come tale. Se i prodotti pre-contati vengono venduti prima dell'inventario, assicurarsi che la quantità etichettata venga aggiornata di conseguenza.
  1. Pesare un oggetto. Annotare il peso.
  2. Pesare tutti gli articoli. Annotare il peso.
  3. Se si pesano articoli in un contenitore, pesare il contenitore vuoto. Annotare il peso.
  4. Se necessario, sottrarre il peso del contenitore registrato dal peso registrato di tutti gli articoli. Annotare il peso regolato.
  5. Dividere il peso corretto di tutti gli articoli per il peso di un articolo, ad esempio 100 (tutti gli articoli) diviso 25 (singolo articolo) uguale a 4 (quantità di tutti gli articoli).
  6. Registrare la quantità calcolata.

Due giorni prima

• Create un Evento inventario per il vostro evento nel Centro inventario di Ascend. Evento inventario
• Caricare completamente lo scanner dell'inventario e, se disponibili, le batterie di ricambio. Controllare l'indicatore di durata della batteria sul dispositivo.
• Completare tutte le voci di garanzia in sospeso. Articolo: Garanzia di un articolo 
• Assicurarsi che eventuali Layaway o Ordini di lavoro con articoli che hanno lasciato il negozio siano convertiti in vendite finite. Articolo: Creare una vendita con acconto
• Interrompere la ricezione degli ordini e mettere in quarantena tutti i nuovi prodotti fino al completamento dell'inventario.
• I rivenditori con più punti vendita devono inoltre verificare tutti i trasferimenti in sospesoe sospendere i trasferimenti tra i punti vendita fino al completamento del conteggio dell'inventario fisico. Articolo: Trasferimento di prodotti tra più punti vendita 

Un giorno prima

• Se si utilizzano gli scanner d'inventario Unitech EA520 o EA500 Plus, è possibile configurare gli scanner con l'evento d'inventario x1_"oggi (per risparmiare tempo domani in caso di problemi di connessione tramite la rete WiFi).
• Se si utilizzano gli scanner MC2180 per l'inventario, creare una cartella specifica per archiviare i file di conteggio dell'inventario fisico.
  1. Dal desktop di Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse su un'area vuota.
  2. Dal menu visualizzato, selezionare Nuovo > Cartella.
  3. Inserire un nome descrittivo, ad esempio Inventario fisico - <YYYY>.
  4. Sulla tastiera, premere Invio.
• Se si utilizza uno scanner d'inventario MC2180 o MC1000, verificare che nello scanner d'inventario sia installata una scheda di memoria SD:
  1. Modello MC1000: Solo 2 GB standard.
  2. Modello MC2180: MicroSD fino a 32 GB.
• Organizzare i prodotti per facilitarne la scansione.
  1. Etichettare i contenitori e gli articoli da esposizione. Oppure, mettete questi articoli in scatole con codici a barre scansionabili.
  2. Spostate gli oggetti difficili da raggiungere a quelli più facilmente raggiungibili.
  3. Girare gli articoli in modo che i codici a barre siano rivolti verso la parte anteriore.
• Con il nastro da pittore, suddividete il negozio in piccole aree da analizzare. Assicuratevi di dividere il negozio in sezioni che possano essere scansionate facilmente. Si consiglia di mantenere le sezioni piccole, non più di 50-75 articoli al massimo. Quando dividete gli scaffali e il piano di vendita con i numeri di sezione, ricordate di scrivere sul numero di sezione tutte le note speciali relative a quella sezione (ad esempio: includere gli articoli sul manichino). Per ulteriori dettagli e suggerimenti, consultare l'articolo Sezionare il negozio per un inventario completo .
  Nota: I fogli con i numeri delle sezioni stampabili, compresi i codici a barre per cambiare rapidamente le sezioni sullo scanner d'inventario Unitech EA500 Plus, sono disponibili sul nostro sito web (www.ascendrms.com).

Nota

Un negozio medio ha più di 150 sezioni.

• Designate la vostra casella/area per i "bip cattivi" o per gli articoli misteriosi che non vengono scansionati.
• Ora fate una copia del database di Ascend eseguendo un backup dal vostro computer server. Articolo: Suggerimenti per mantenere il mio sistema protetto