Uw winkel zou eens per jaar een fysieke inventarisatie van alle winkels moeten plannen. Elk verkoopbaar product wordt geteld, ongeacht de locatie (bijv. verkoopvloer, magazijn enz.). De fysieke inventaris wordt geteld per winkelsectie, niet per categorie. Deze methode garandeert dat bij de telling geen producten worden gemist.

Terwijl uw winkel gesloten is voor een fysieke inventarisatie:

• Sta niet toe dat klanten producten afgeven voor werkorders of retourzendingen.
• Verwerk geen verkopen, layaways of werkorders.
• Scan alle producten die momenteel te koop zijn (op de verkoopvloer of in backstock).
• Niet scannen:
  1. Artikelen op afbetaling.
  2. Items op werkorder transacties.
  3. Niet ontvangen bestellingen.
  4. Niet-inventarisartikelen (bv. diverse hardware voor reparaties).
  5. (detailhandelaars met meerdere winkels) In afwachting van overdracht.

Een maand ervoor

Kies minstens een maand van tevoren een dag uit voor de volledige winkelinventarisatie. Denk bij het kiezen van de datum aan het volgende:

1. Verwacht dat uw fysieke inventarisatie een volledige dag in beslag neemt en plan uw werknemers daarop in.
2. Kies een dag voor de volledige inventarisatie. De winkel moet gesloten zijn voor klanten tijdens uw inventarisatie. Dit is essentieel om u te helpen nauwkeurige aantallen te handhaven voor gescande of fysiek getelde producten. Het voorkomt ook dat u om de paar minuten wordt afgeleid door vragen van klanten.
   Opmerking
   Sluit op de langzaamste dag van de week. Gebruik Ascend's Sales > Sales by Day of Week report om u te helpen de beste dag voor het sluiten te bepalen.

Informeer uw werknemers en klanten over de datum van uw inventarisatie. Geef de datum prominent weer. Update je social media accounts, stuur een e-mail of twee, hang posters op in de winkel en in de stad, koop billboards, huur vliegtuigen! Doe wat je moet doen om ervoor te zorgen dat iedereen weet wanneer je gesloten bent.

Verminder uw voorraad zoveel mogelijk. Bestel alleen noodzakelijke producten. Gebruik het rapport Inventaris > Verouderde inventaris per datum om een lijst te bekijken van producten die niet doorverkopen. Veel detailhandelaren gebruiken dit moment om een verkoopactie voor oudere artikelen op te zetten.

Maak uw personeel vertrouwd met de volledige procedure die moet worden gevolgd op de feitelijke datum van uw inventarisatie. Lees onze kennisbank artikelen door.

Uw productetiketten controleren(zie Hoe werkt een etikettencontrole?) U kunt een personeelslid hier gemakkelijk aan laten werken als hij tijd over heeft. Geef ze een scanner en laat ze items scannen. Zorg ervoor dat ze alle "goede piepjes" krijgen. "Goede piepjes" moeten de juiste productinformatie op het scherm van de scanner tevoorschijn halen, inclusief de juiste prijs en SKU.

Als ze "slechte piepjes" krijgen, pak dan het probleem aan en geef het product een nieuw label. Als u dit van tevoren doet, bespaart u tijd op de inventarisatiedag en beperkt u het aantal items dat niet wordt gescand tot een minimum.

Een week ervoor

• Voer de Remove Duplicate In Store Products utility uit onder Tools > Advanced Database Functions in Ascend. Het oplossen van dubbele SKU's en UPC's zorgt ervoor dat elk product in uw winkel wordt gelabeld met een unieke SKU of UPC.

Opmerking

Dubbele producten kunnen niet worden aangesloten in uw systeem. Los deze problemen van tevoren op, zodat u zo min mogelijk tijd kwijt bent aan het aanpakken van productproblemen op de dag van de inventarisatie.

• Gebruik de Category Mapper utility om producten die momenteel in voorraad zijn en niet aan een categorie zijn toegewezen, aan te pakken.
• Ga naar Rapporten > Verkochte producten zonder categorie omdat het de verkoopinformatie in Quickbooks integratie beïnvloedt.
• Voer het Rapporten > Inventaris met kosten groter dan MSRP ook uit en verhelp alle producten die zijn geconfigureerd met een ongeldige kostprijs.
• Haal je inventaris voorraden:
  1. Schilderstape voor het markeren van winkelafdelingen (Het is belangrijk dat u specifiek schilderstape koopt. U wilt uw verkoopvloer niet per ongeluk permanent opdelen),
  2. Papier waarop je de sectienummers kunt afdrukken,
  3. Markers, pennen of potloden om de ingevulde delen te paraferen,
  4. en dozen of andere houders voor "slechte piep"-artikelen (artikelen die niet worden herkend door de inventarisscanners).
• Wijs de rollen toe die de werknemers op uw inventarisatiedatum zullen aannemen.
  1. Productonderzoeker(s)
     1. Voegt het ontbrekende product toe aan Ascend.
     2. Heretiketteert producten die niet kunnen worden gescand.
     3. Onderzoekt telverschillen.
  2. Inventarisatie Punt Persoon
     1. Inventarisatie scanner voorbereiding.
     2. Slaat scanbestanden op de computer op.
     3. Stemt de telling af met Ascend (accepteert de definitieve telling).
     4. Uw contactpersoon moet uiterst comfortabel zijn met Ascend.
        Opmerking
        Als u meerdere winkels heeft, laat dan, indien mogelijk, één inventarisatiepersoon tussen alle locaties gaan om te helpen met de inventaris, zodat alles soepel (en consistent!) verloopt in al uw winkels.
  3. Tellers
     1. Telt fysiek items.
     2. Houdt de ingevulde secties bij.
  4. Scanners
     1. Scant producten met de inventaris scanners.
• Zorg ervoor dat werknemers de juiste gebruikersrechten hebben voor hun rol. Artikel: Alles over de Ascend gebruikersmachtigingen 
• Overweeg om grote hoeveelheden kleine onderdelen die zeer zelden worden verkocht (bv. spaken, CO2-patronen, lagers) vooraf te tellen met behulp van een weegschaal van hoge kwaliteit. Opmerking: Voorgetelde producten duidelijk als zodanig etiketteren. Als vooraf getelde producten worden verkocht vóór uw inventarisatie, moet u ervoor zorgen dat de gelabelde hoeveelheid dienovereenkomstig wordt bijgewerkt.
  1. Weeg een item. Schrijf het gewicht op.
  2. Weeg alle items. Schrijf het gewicht op.
  3. Indien u voorwerpen in een container weegt, weeg dan de lege container. Schrijf het gewicht op.
  4. Trek zo nodig het geregistreerde gewicht van de container af van het geregistreerde gewicht van alle artikelen. Schrijf het aangepaste gewicht op.
  5. Deel het aangepaste gewicht van alle artikelen door het gewicht van één artikel, bv. 100 (alle artikelen) gedeeld door 25 (één artikel) is 4 (hoeveelheid van alle artikelen).
  6. Noteer de berekende hoeveelheid.

Twee dagen voor

• Maak een Inventory Event voor uw evenement in het Inventory Center in Ascend.
• Laad de inventarisscanner en, indien beschikbaar, de reservebatterijen volledig op. Controleer de indicator voor de levensduur van de batterij op het apparaat.
• Voltooi alle lopende garantiezaken. Artikel: Garantie op een item 
• Zorg ervoor dat Layaways of Work Orders met artikelen die uw winkel hebben verlaten, worden omgezet in afgewerkte verkoop. Artikel: Maak een layaway
• Stop met het ontvangen van bestellingen, en zet nieuwe producten in quarantaine totdat uw inventaris is aangevuld.
• Detailhandelaars met meerdere winkels moeten ook alle lopende overdrachten controleren en overdrachten tussen winkels stopzetten totdat de telling van de feitelijke inventaris is voltooid. Artikel: Producten overbrengen tussen locaties met meerdere winkels 

Een dag ervoor

• Als u Unitech EA520 of EA500 Plus inventarisscanners gebruikt, kunt u de scanners vandaag configureren met uw Inventory Event (om morgen tijd te besparen als er problemen zijn met de verbinding via uw WiFi-netwerk).
• Als u MC2180 scanners gebruikt voor uw inventaris, maak dan een specifieke map aan voor het opslaan van uw bestanden met fysieke inventarisatietellingen.
  1. Klik op het bureaublad van Windows met de rechtermuisknop in een leeg gebied.
  2. Selecteer in het weergegeven menu Nieuw > Map.
  3. Voer een beschrijvende naam in, bijv. Fysieke inventaris - <YYYY>.
  4. Druk op het toetsenbord op Enter.
• Als u een MC2180 of MC1000 inventarisscanner gebruikt, controleer dan of er een SD-geheugenkaart in de inventarisscanner is geïnstalleerd:
  1. MC1000 model: 2 GB alleen standaard.
  2. MC2180 model: Tot 32 GB microSD.
• Organiseer producten om ze gemakkelijk te kunnen scannen.
  1. Etikettering van vuilnisbakken en displays. Of plaats deze artikelen in dozen met scanbare streepjescodes.
  2. Verplaats moeilijk bereikbare voorwerpen naar voorwerpen binnen handbereik.
  3. Draai de artikelen zo dat de streepjescodes naar voren wijzen.
• Gebruik schilderstape om uw winkel in kleine gebieden te verdelen om te scannen. Verdeel de winkel in secties die gemakkelijk kunnen worden gescand. Wij raden aan de secties klein te houden; niet meer dan 50 tot maximaal 75 items. Als u uw schappen en verkoopvloer indeelt met sectienummers, vergeet dan niet om eventuele speciale aantekeningen over die sectie op het sectienummer te schrijven (zoals: artikelen op de paspop opnemen). Voor meer details en tips, zie het De winkel indelen voor een volledige winkelinventarisatie artikel.
  Opmerking: Afdrukbare bladen met sectienummers, inclusief barcodes om snel van sectie te wisselen op de Unitech EA500 Plus inventarisscanner, zijn te vinden op onze website (www.ascendrms.com).

Opmerking

Een gemiddelde winkel heeft meer dan 150 afdelingen.

• Wijs uw doos/gebied aan voor "slechte piep" of mysterieuze voorwerpen die niet worden gescand.
• Maak nu een kopie van je Ascend database door een backup te maken van je server machine. Artikel: Tips om mijn systeem te beschermen 

Aanvullende informatie:

KB22-112