Über Ascend HQ bieten wir die Möglichkeit, DATEV-Exportdateien zu generieren und automatisch zu versenden. Die Exportdateien können dann direkt in DATEV eingelesen werden. Hierbei handelt es sich um mehrere Dateien die alle Geschäftsfälle wie Verkäufe, Kassenabschlüsse und Debitoren Kunden aus Ascend abdeckt.

Die Exportdatei Kassenabschluss beinhaltet alle Angaben aus dem Kassenabschluss sowie Auszahlungen (Besorgungen). 

Du hast den Buchhaltungsexport noch nicht eingerichtet? Dazu sind 3 Schritte nötig.

Schritt 1: Vorbereitungen in Ascend
Schritt 2: Vorbereitungen in DATEV
Schritt 3: Einrichtung in Ascend HQ
Schritt 4: Datei-Import und Abgleich

Inhalt der Datei

Datei Index

Die folgenden Daten sind in der Exportdatei enthalten:

• Auszahlung: Funktion Auszahlung im Datenbank Explorer. Hier werden Barentnahmen für zum Beispiel Besorgungen oder die Bezahlung des DPD-Booten gebucht.  
• Fehlbetrag oder Überschuss: Automatisches Feld in der Funktion Kassenabschluss. Hier wird die Differenz zwischen dem Soll- und Ist-Betrag in der Barkasse ausgewiesen. 
• Barentnahme Bank: Freies Feld in der Funktion Kassenabschluss. In diesem Feld kann während des Kassenabschluss angegeben werden, wieviel Geld der Kasse entnommen und zur Bank gebracht wird. 

Für alle drei Vorgangsarten in Ascend kann jeweils nur ein Konto hinterlegt werden. 
Auszahlungen, Fehlbeträge und Überschüsse müssen manuell vom jeweiligen Konto in DATEV umgebucht werden. 
Mit dem vorhandenen Buchungstext und den Zusatzinformationen zu den Kommentaren ist dies leicht möglich.

Achtung: Um den Export erfolgreich auszuführen, muss mindestens ein Kassenabschluss vorliegen. Der Anfangsbestand der Kasse muss mit DATEV und Ascend übereinstimmen, da dieser nicht Teil des Exportes ist. Es wird davon ausgegangen, dass die laufende Kasse aus Ascend bereits in DATEV geführt wird.

Direkte Buchungsmethode

Alle Buchungen in der Exportdatei laufen vom Zahlungskonto an das jeweilige Konto von Ascend HQ welches im Reiter Kassenabschlüsse eingetragen wurde.

Soll-/ Haben Kennzeichen

Bei der Kassenabschlüsse Exportdatei sind die Soll-/Haben Kennzeichen umgedreht. Da ein positiver Eintrag eine Entnahme oder Auszahlung bedeutet, werden solche mit einem H gekennzeichnet.
Der Fehlbetrag (negatives Vorzeichen) wird auch mit H gekennzeichnet, dieser Betrag fehlt in der Kasse.

Vorgänge im Detail

Jeder Vorgang wird pro Ascend Arbeitsplatz einzeln aufgeführt. Der Arbeitsplatz wird pro Ascend Client festgelegt. Es ist möglich für alle Computer mit Ascend einen Arbeitsplatz zu verwenden oder auch pro Rechner oder pro Kassenschublade einen eigenen Arbeitsplatz zu verwenden. 
In der Datei werden alle Kassen (Arbeitsplätze in Ascend) aller Filialen der Mandantennummer exportiert.

Auszahlungen

Pro Auszahlung die in Ascend gebucht wird, wird im Export eine Zeile erstellt. 
Die Auszahlung in Ascend kann positiv (Auszahlung) oder negativ (Einzahlung) sein. Der Buchungstext ist “Aus, Einzahlung + Arbeitsplatz”. Die Zusatzinformation 11 enthält den Kommentar und die Zusatzinformation 9 enthält "Datum + Standort + Arbeitsplatz + Arbeitspl.ID".

Alle Auszahlungen müssen in DATEV umgebucht werden, da für Auszahlungen in Ascend HQ nur ein Konto hinterlegt werden kann. Je nach Auszahlungsart kann eine andere MwSt. vorliegen, welche in Ascend nicht unterstützt wird.

Achtung: Die Funktion “Auszahlung” in Ascend darf nicht für Bankentnahmen genutzt werden. Für Bankentnahmen muss das Feld “Barentnahme Bank” im Kassenabschluss verwendet werden. 

Fehlbetrag oder Überschuss

Die Einträge im Export werden pro Tag und pro Arbeitsplatz summiert.
Es gibt für einen Standort also immer NUR einen Eintrag bei Fehlbetrag oder Überschuss pro Tag. 

Beträge von 0.00 € werden in der Datei NICHT aufgeführt. 

Der Buchungstext ist Fehlbetrag oder Überschuss. 

Die Zusatzinformation 9 enthält “Datum + Standort + Arbeitsplatz + Arbeitspl.ID ”.

Alle Fehlbeträge oder Überschüsse müssen in DATEV umgebucht werden, da für Fehlbeträge oder Überschüsse in Ascend HQ nur ein Konto hinterlegt werden kann.

Barentnahme Bank

Die Einträge im Export werden pro Tag und pro Arbeitsplatz SUMMIERT. Es gibt für einen Standort also immer NUR einen Eintrag bei Barentnahme Bank pro Tag. Der Buchungstext ist “Barentnahme Bank”. 

Beträge von 0.00 € werden in der Datei NICHT aufgeführt. 

Eine Barentnahme in Ascend kann positiv sein. Um der Kasse Wechselgeld hinzuzufügen, wird über Barentnahme Bank der Betrag negativ eingegeben (oder vom Betrag der entnommen wird abgezogen). 
 

Hinweis:  Die Zusatzinformation 9 mit “Datum + Standort + Arbeitsplatz + Arbeitspl.ID” erlaubt die Unterscheidung zwischen verschiedenen Filialen.

Buchungsbeispiele Kassenabschluss

Barentnahme Bank

Der Arbeitsplatz “Werkstatt Annahme” hat 1000 € in der Kasse, am Ende des Tages werden 250 € zur Bank gebracht.
Im Ascend Kassenabschluss wird der Ist-Bestand (physische Bargeldzählung) und anschliessend die Barentnahme Bank eingetragen. 

Wechselgeldeinzahlung

Der Arbeitsplatz “Kasse 1” hat 590 € in der Kasse, es sollen noch 210 € Wechselgeld hinzukommen.
Im Ascend Kassenabschluss wird der Ist-Bestand (physische Bargeldzählung) und anschliessend im Feld Barentnahme Bank das Wechselgeld im Minus eingetragen. 

Überschuss

Bei der Zählung des Bargelds in der Kassenschublade bei Arbeitsplatz “Büro” ist aufgefallen, dass physisch 57 € mehr in der Kasse liegen, als dies in Ascend im Soll-Bestand angegeben ist.
Der Überschuss wird im Kassenabschluss im Feld “Ist-Bestand” richtigerweise mit angegeben. 
Zusätzlich werden heute auch 8000 € zur Bank gebracht, diese werden als Barentnahme Bank gebucht.

Fehlbetrag

Beim Arbeitsplatz “Kasse 2” wurde der Soll-Bestand mit 460 € angegeben, physisch gezählt wurden aber nur 440 €. 
Im Kassenabschluss wird richtigerweise der Fehlbetrage von -20 € ausgewiesen. 

Buchungsbeispiel Auszahlung

An einem besonders schönen Sommertag spendiert der Chef seinen Mitarbeitern eine Runde Eis. 
Über die Funktion “Auszahlung” in Ascend nimmt er 27,48 € aus der “Kasse 1”. Er schreibt dazu einen kurzen Kommentar, welcher auch im Export sichtbar wird.