Votre magasin doit prévoir un inventaire physique complet une fois par an. Chaque produit vendable est compté, quel que soit l'endroit où il se trouve (surface de vente, stock de réserve, entrepôt, etc.). Les inventaires physiques sont réalisés par section de magasin, et non par catégorie. Cette méthode permet de s'assurer qu'aucun produit n'est oublié lors du comptage.

Pendant que votre magasin est fermé pour un inventaire physique :

• Ne pas autoriser les clients à déposer des produits pour des commandes ou des retours.
• Ne pas traiter les ventes, les mises en attente ou les bons de travail.
• Numérisez tous les produits actuellement en vente (sur la surface de vente ou en stock).
• Ne pas numériser :
  1. Articles qui font l’objet d’une transaction de mise de côté.
  2. Articles qui font l’objet d’une transaction de bon de travail.
  3. Commandes non reçues.
  4. Articles non inventoriés (par exemple, matériel divers pour les réparations).
  5. (détaillants à succursales multiples) Articles en attente de transfert.

Un mois avant

Au moins un mois à l'avance, vous devez choisir un jour pour l'inventaire complet du magasin. Lors du choix de la date, tenez compte des éléments suivants :

1. Attendez-vous à ce que votre inventaire physique prenne une journée entière et organisez vos employés en conséquence.
2. Choisissez un jour pour l'inventaire complet du magasin. Le magasin doit être fermé aux clients pendant l'inventaire. Ceci est essentiel pour vous aider à maintenir des chiffres exacts pour les produits numérisés ou comptés physiquement. Cela vous évite également d'être distrait toutes les quelques minutes par les questions des clients.
   Remarque
   Fermez le jour le plus calme de la semaine. Utilisez le rapport Ventes > Ventes par jour de semaine d'Ascend pour vous aider à déterminer le meilleur jour pour la clôture.

Réduisez vos stocks autant que possible. Ne commandez que les produits nécessaires. Utilisez le rapport Inventaire > Inventaire vieilli par date pour afficher une liste des produits qui ne se vendent pas. De nombreux détaillants profitent de cette période pour créer une promotion pour les articles plus anciens.

Familiarisez votre personnel avec l'ensemble de la procédure à suivre à la date réelle de l'inventaire. Lisez nos articles de la base de connaissances.

Contrôlez les étiquettes de vos produits (voir Comment fonctionne un contrôle des étiquettes ?) Vous pouvez facilement demander à un membre du personnel de travailler sur cette question s'il a du temps libre. Donnez-leur un lecteur optique et demandez-leur de commencer à numériser des objets. Assurez-vous qu'ils obtiennent tous les « bons bips ». Les « bons bips » doivent faire apparaître les bonnes informations sur le produit à l'écran du lecteur optique, y compris le prix et l'unité de gestion des stocks.

S'ils obtiennent de « mauvais signaux sonores », il convient de résoudre le problème et d'apposer une nouvelle étiquette sur le produit. En procédant à l'avance, vous gagnerez du temps le jour de l'inventaire et vous réduirez au minimum le nombre d'articles qui ne sont pas numérisés.

Une semaine avant

• Exécutez l'utilitaire “Supprimer les doublons” sur la page d'accueil. La résolution des doublons d'UGS et de CUP permet de s'assurer que chaque produit de votre magasin est étiqueté avec un UGS ou un CUP unique.

Remarque

Les produits en double ne peuvent pas être rapprochés dans votre système. Réglez ces problèmes à l'avance afin de minimiser le temps passé à résoudre les problèmes liés aux produits le jour de l'inventaire.

• Utilisez l'utilitaire Mappeur de Catégorie (Desktop > Outils) pour traiter les produits actuellement en stock qui ne sont pas affectés à une catégorie.
• Allez à Rapports > Produits vendus sans catégorie car cela affecte les informations sur les ventes dans l'intégration de Quickbooks.
• Exécutez également le rapport Rapports > Inventaire avec un coût plus élevé que le prix de vente conseillé et remédiez à tous les produits configurés avec un coût non valide.
• Obtenez vos fournitures d'inventaire :
  1. Du ruban adhésif de peintre pour marquer les rayons du magasin (il est important que vous achetiez du ruban adhésif de peintre. Vous ne voulez pas diviser votre surface de vente de façon permanente par accident),
  2. Papier sur lequel vous pouvez imprimer les numéros de section,
  3. Des marqueurs, des stylos ou des crayons pour initialiser les sections complétées,
  4. et des boîtes ou d'autres conteneurs destinés à contenir les articles « mauvais signaux sonores » (articles non reconnus par les lecteurs optiques d'inventaire).
• Attribuez les rôles que les employés assumeront à la date de l'inventaire.
  1. Enquêteur(s) sur les produits
     1. Ajouter le produit manquant à Ascend.
     2. Réétiqueter les produits qui ne peuvent pas être numérisés.
     3. Enquêter sur les écarts de comptage.
  2. Personne-ressource pour l'inventaire
     1. Préparation du lecteur optique d'inventaire.
     2. Enregistrer les fichiers de numérisation sur l'ordinateur.
     3. Effectuer le rapprochement en fonction du décompte avec Ascend (acceptation du décompte final)
     4. Votre personne-ressource doit être extrêmement à l'aise avec Ascend.
        Remarque
        Pour les détaillants disposant de plusieurs magasins, si possible, un seul responsable des stocks se rendra dans tous les magasins pour aider à l'inventaire, afin que les choses se passent bien (et de manière cohérente!) dans tous les magasins.
  3. Compteurs
     1. Compter physiquement les articles.
     2. Conserver la trace des sections complétées.
  4. Lecteurs optiques
     1. Utiliser le lecteur optique pour balayer les produits à l'aide des lecteurs optiques d'inventaire.
• Assurez-vous que les employés disposent des autorisations d'utilisation appropriées en fonction de leur rôle. Article : Tout sur les autorisations d'utilisation d'Ascend 
• Envisagez de pré-compter de grandes quantités de petites pièces vendues très rarement (rayons, cartouches de CO2, roulements, etc.) à l'aide d'une balance de haute qualité. Remarque : Étiquetez clairement les produits précomptés comme tels. Si des produits précomptés sont vendus avant votre inventaire, veillez à ce que la quantité étiquetée soit mise à jour en conséquence.
  1. Pesez un objet. Notez le poids.
  2. Pesez tous les articles. Notez le poids.
  3. Si vous pesez des articles dans un conteneur, pesez le conteneur vide. Notez le poids.
  4. Si nécessaire, soustraire le poids enregistré du conteneur du poids enregistré de tous les articles. Inscrivez le poids rajusté.
  5. Divisez le poids rajusté de tous les articles par le poids d'un seul article, par exemple 100 (tous les articles) divisé par 25 (un seul article) = 4 (quantité de tous les articles).
  6. Enregistrez la quantité calculée.

Deux jours avant

• Créez un Inventaire pour votre événement dans le Centre d'inventaire d'Ascend.
• Assurez-vous de charger complètement le lecteur optique d'inventaire et, le cas échéant, les batteries de rechange. Vérifiez l'indicateur d'autonomie de la batterie sur l'appareil.
• Complétez toutes les procédures de garanties en suspens. Article : Garantie d'un article 
• Assurez-vous que les mises de côté ou les bons de travail concernant des articles qui ont quitté votre magasin sont convertis en ventes finies. Article : Créez une mise de côté.
• Cessez de recevoir des commandes et mettez en quarantaine tout nouveau produit jusqu'à ce que vous ayez terminé votre inventaire.
• Les détaillants multimagasins doivent également veiller à vérifier tous les transferts en  cours et à interrompre les transferts entre magasins jusqu'à ce que l'inventaire physique soit terminé. Article : Transférer des produits entre plusieurs magasins 

Un jour avant

• Si vous utilisez les lecteurs optiques d'inventaire Unitech EA520 ou EA500 Plus, vous pouvez configurer les scanners avec votre Inventory Event aujourd'hui (pour gagner du temps demain s'il y a des problèmes de connexion via votre réseau WiFi).
• Si vous utilisez des scanners MC2180 pour votre inventaire, créez un dossier spécifique pour stocker vos fichiers d'inventaire physique.
  1. Sur le bureau Windows, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une zone vierge.
  2. Dans le menu affiché, sélectionnez Nouveau > Dossier.
  3. Saisissez un nom descriptif, par exemple Inventaire physique - <YYYY>.
  4. Sur le clavier, appuyez sur Enter.
• Si vous utilisez un scanner MC2180 ou MC1000, vérifiez qu'une carte mémoire SD est installée dans le lecteur optique d'inventaire :
  1. Modèle MC1000 : 2 GB standard seulement.
  2. Modèle MC2180 : Jusqu'à 32 Go de mémoire microSD.
• Organisez les produits pour faciliter la numérisation.
  1. Étiquetez les bacs et les articles d'exposition. Vous pouvez également placer ces articles dans des boîtes munies d'un code-barres qui peut être numérisé.
  2. Déplacez les objets difficiles à atteindre vers des objets faciles à atteindre.
  3. Tournez les articles de manière à ce que les codes-barres soient orientés vers l'avant.
• À l'aide de ruban adhésif, divisez votre magasin en petites zones à numériser. Veillez à diviser le magasin en sections qui peuvent être parcourues facilement. Il est recommandé de limiter les sections à 50 ou 75 articles au maximum. Lorsque vous divisez vos rayons et votre surface de vente à l'aide de numéros de section, n'oubliez pas d'inscrire toute remarque particulière concernant cette section sur le numéro de section (par exemple : inclure des articles sur le mannequin). Pour plus de détails et de conseils, voir l'article Sectionnement du magasin pour un inventaire complet du magasin.
  Remarque : Des feuilles de numéros de section imprimables, comprenant des codes-barres permettant de changer rapidement de section sur le lecteur optique d'inventaire Unitech EA500 Plus, sont disponibles sur notre site Web (www.ascendrms.com).

Remarque

Un magasin moyen compte plus de 150 sections.

• Désignez votre boîte/zone pour les « mauvais signaux sonores » ou les objets mystérieux qui ne sont pas numérisés.
• Faites maintenant une copie de votre base de données Ascend en exécutant une sauvegarde à partir de votre serveur. Article : Conseils pour protéger mon système 

Ressources complémentaires :