Seit dem 01.01.2018 kann die Finanzverwaltung eine sogenannte Kassennachschau gemäß § 146b AO durchführen. Diese erfolgt unangekündigt und dient der Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit deiner Kassenführung.
Dabei wird insbesondere geprüft:
- Ordnungsgemäße Kassenaufzeichnungen
- Übernahme der Kassendaten in die Buchführung
- Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (GoBD, Kassensicherungsverordnung)
Unterschied zur Betriebsprüfung
Kassennachschau
- unangekündigt
- Fokus auf Kassensystem und Kassenführung vor Ort
Betriebsprüfung
- angekündigt
- umfasst die gesamte Buchführung und steuerrelevante Unterlagen
Gesetzliche Anforderungen
Dein Kassensystem muss folgende Anforderungen erfüllen:
- Einsatz einer TSE (Signierung aller Transaktionen)
- Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle
- Belegausgabepflicht
- DSFinV-K Exportfähigkeit
- Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten (GoBD)
Ablauf einer Kassennachschau
Wenn ein Prüfer erscheint:
- Prüfe den Dienstausweis und notiere die Kontaktdaten
- Gewähre Zugang zu den Geschäftsräumen
- Stelle einen Ansprechpartner bereit
- Kontaktiere bei Bedarf deinen Steuerberater
- Stelle angeforderte Daten und Unterlagen bereit
Bereitzustellende Unterlagen
Der Prüfer kann folgende Daten verlangen:
Kassendaten
- Einzeltransaktionen
- Kassenbuch / Kassenberichte
- Kassenabschlüsse (Z-Bons)
- Einlagen und Entnahmen
- Kassenbons
Weitere Unterlagen
- Verfahrensdokumentation
- Kassieranweisung
- Belege zu Einnahmen und Ausgaben
- Eigenbelege
Digitale Daten
- DSFinV-K Export (maschinell auswertbar)
- Bereitstellung z. B. per USB-Stick
Umsetzung in Ascend
DSFinV-K Export erstellen
- Öffne Ascend HQ
- Navigiere zu Einstellungen
- Wähle Automatischer Export
- Klicke auf + Automatischer Export erstellen
- Wähle DSFinV-K Export
- Trage eine E-Mail-Adresse ein
- Setze die Häufigkeit auf Einmalig
- Wähle eine Ausführungszeit
- Definiere den Zeitraum (Start- und Enddatum)
- Teste die Übermittlung
Voraussetzungen für einen korrekten Export
Stelle sicher, dass:
- Kassenabschlüsse regelmäßig durchgeführt werden
- Ein- und Auszahlungen korrekt erfasst sind
- Anzahlungen korrekt verbucht sind
- Verkäufe auf Rechnung sauber dokumentiert sind
Weitere relevante Auswertungen
Je nach Prüfung können zusätzlich folgende Daten erforderlich sein:
Kassensystem
- Kassenabschlüsse
- Auszahlungen
- Erlösberichte
Warenwirtschaft
- Warenein- und -ausgänge
- Lageranpassungen
- Lagerbestand zu Beginn und Ende des Prüfzeitraums
Verkaufsdaten
- Transaktionen mit allen Zahlarten
- Rechnungsnummern und Verkaufsdetails
Export von Auswertungen
- Export erfolgt über die jeweilige Auswertung im System
- Daten können als Excel-Datei bereitgestellt werden
- Achte auf vollständige Zeiträume (z. B. 01.01. bis 31.12.)
Anforderungen an die Kassenführung
Unveränderbarkeit
- Daten dürfen nicht nachträglich unbemerkt verändert werden
- Änderungen müssen protokolliert sein
Nachvollziehbarkeit
- Jeder Geschäftsvorfall muss eindeutig nachvollziehbar sein
Kassensturzfähigkeit
- Bargeldbestand muss jederzeit überprüfbar sein
- Abweichungen müssen dokumentiert werden
Organisatorische Maßnahmen
- Führe eine aktuelle Verfahrensdokumentation
- Definiere eine Kassieranweisung
- Schule deine Mitarbeitenden
- Lege klare Verantwortlichkeiten fest
Wichtiger Hinweis
Diese Informationen dienen als Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar. Im Zweifel solltest du dich an deinen Steuerberater oder Rechtsbeistand wenden.
Fazit
Mit einer korrekt eingerichteten Kasse und sauber dokumentierten Prozessen bist du gut auf eine Kassennachschau vorbereitet. Der DSFinV-K Export ist dabei das zentrale Element der digitalen Prüfung.