Wir führen eine Kassiereranweisung in unserer Anwenderdokumentation, zudem werden viele weitere Anleitungen dem Händler zur Verfügung gestellt um die Abläufe im Warenwirtschaftssystem korrekt zu behandeln.
Die folgenden Punkte sind Auszug aus der Verfahrensdokumentation “Einzelhändler”, diese sind dazu gedacht vom Einzelhändler ausgefüllt und einem Prüfer auf Verlangen ausgehändigt zu werden. Bei den Verfahren, handelt es sich vielmals um Anweisungen die ein steuerpflichtiger Unternehmer seinen Arbeitnehmenden gibt und die weit über die reinen Software Abläufe des Warenwirtschaftsystem Ascend hinaus gehen.
Bei der Kassennachschau wird der Prüfer eure Verfahrensdokumentation Kassenführung verlangen. Teil dieser ist die Kassieranweisung (zu finden unter Punkt 9 der Muster Verfahrensdokumentation bereitgestellt der DFKA.)
Die Kassieranweisung (Punkt 9 aus VD-Kassenführung_08-2020) gliedert sich in folgende Punkte:
9.1.1 Vorbemerkung
9.1.2 Allgemeines
9.1.3 Vorbereitung der Kasse
9.1.4 Registrieren der Artikel
9.1.5 Entgegennahme des Geldes/Bezahlung der Rechnung
9.1.6 Kassenöffnung ohne Kassiervorgang
9.1.7 Abschöpfung und Entnahme
9.1.8 Retouren
9.1.9 Storno
9.1.10 Kassenausfall
9.1.11 Kassenabrechnung
9.1.12 Personaleinkäufe
9.1.13 Schlussbestimmungen
9.1.14 Sonstige Verfahrensanweisungen
9.1 Kassieranweisung
[Hinweis: Die nachfolgende Kassieranweisung dient als Orientierungshilfe und muss für den konkreten Einzelfall angepasst und ergänzt werden.]
9.1.1 Vorbemerkung
[1] Die Kassieranweisung gilt für das Unternehmen: [Kurze Beschreibung des Unternehmens: Name, Sitz, Rechtsform, Branche, Geschäftszweck, Gewinnermittlungsart].
[2] [Beschreibung von evtl. Branchenbesonderheiten des Unternehmens in Bezug auf Aufbewahrung/Archivierung, z.B. Branchen, in denen weitere besondere Vorgaben zum Umgang mit (Kunden-)Daten, etwa aus berufsrechtlichen Gründen, bestehen, wie etwa bei Ärzten, Apothekern usw.]
[3] Abweichend von den nachfolgenden Maßnahmen gelten die folgenden Branchenbesonderheiten in Bezug auf den Kassiervorgang:
• [Rechtevergabe an der Kasse (Bitte beschreiben, wer welche Rechte und Möglichkeiten hat). Sollten über die Kasse auch die Arbeitszeiten erfasst werden, ist zu definieren, wer sich wann und wie abzumelden hat (Pausenzeiten, Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes).]
• [Art und Umfang der Besonderheit]
[4] Die nachfolgenden Maßnahmen in Bezug auf den Kassiervorgang gelten für [alle/ausgewählte und explizit aufgeführte Verkäufer/-innen]:
• [Auflistung der Mitarbeiter, bzw. Verweis auf Mitarbeiterverzeichnis]
9.1.2 Allgemeines
[1] Ihre Tätigkeit an unserer Kasse beeinflusst das Ergebnis unseres Unternehmens maßgeblich.
[2] Die Kassieranweisung ist für Sie zur Unterstützung gedacht. Die Anweisung ist Bestandteil Ihres Arbeitsvertrages. Eine von Ihnen unterschriebene Empfangsbestätigung liegt in Ihrer Personalakte.
[3] Es sind die nachfolgenden Regelungen zu beachten und einzuhalten:
• Es ist korrekt zu kassieren, zu registrieren und für eine vollständige Erfassung (Kasse oder Lieferschein) zu sorgen.
• Werden Waren für Bestellungen oder für Ihren Eigenbedarf im Voraus abgepackt, müssen Sie diese in der Kasse erfassen und der Kassenbon muss an der Tüte bzw. an der Verpackung aufgeklebt sein.
• Der Kassiervorgang ist genau und schnellstmöglich abzuwickeln.
[4] Sie dürfen unsere Produkte nur gegen sofortige Bezahlung in Euro abgeben. Die Annahme von Schecks und der Kreditkartenverkauf werden Ihnen gesondert erläutert.
[5] Bei Verwandten, Bekannten, Freunden und von Ihnen selbst gekaufte Waren dürfen Sie nicht selbst kassieren, wenn andere Verkäufer/innen mit in der Filiale arbeiten. Von Ihnen gekaufte Waren bezahlen Sie ganz zum Schluss, bevor Sie mit der Kassenabrechnung beginnen oder wenn Sie während der Mittagszeit abgelöst werden.
[6] Sie dürfen während der Arbeitszeit an der Kasse kein privates Geld – weder eigenes, noch fremdes – bei sich tragen oder am Kassenplatz aufbewahren, egal in welchen Behältnissen.
[7] Sie dürfen Geld aus der Kasse ausschließlich für betriebliche Zwecke entnehmen, allerdings nur, wenn Ihnen das genehmigt worden ist.
[8] Sie sind für die korrekte Nutzung der Kasse und deren Funktionsfähigkeit verantwortlich. Sie haben deshalb jede Funktionsstörung unverzüglich zu melden.
[9] Bitte achten Sie bei der Bedienung der Kassen auf den Datenschutz, indem z.B. bei Einsatz von EC-/Kreditkarten diese nicht offen auf der Theke liegen, sondern eine zügige Abwicklung des Bezahlvorganges erfolgt.
9.1.3 Vorbereitung der Kasse
[1] Wenn Sie an der Kasse sind, prüfen Sie bitte immer, ob sich Bonrollen in der Kasse befinden und Ersatzrollen in der Nähe der Kasse liegen.
9.1.4 Registrieren der Artikel
[Hinweis: Sollten für das Unternehmen abweichende Besonderheiten greifen, wie z.B. die Befreiung im Reiseverkehr (tax-free/duty-free), sind auch diese Angaben und Maßnahmen in dem nachfolgenden Kapitel auszuführen.]
[1] Achten Sie beim Kassieren bitte darauf, dass der Kunde und die Begleitung (Kinder!) keine unbezahlten Artikel in der Hand haben.
[2] Erst wenn Sie alle Artikel registriert haben, drücken Sie die Zwischensummentaste und nennen dabei unserem Kunden laut und deutlich den Endbetrag, den dieser mit dem Kassendisplay vergleichen kann. Danach geben Sie den erhaltenen Betrag in die Kasse ein und drücken die Bar-Taste.
[3] Wenn Kunden Artikel liegen lassen, dann verbleibt die Ware im Objekt. Bei Stammkunden sprechen Sie diese, sofern namentlich bekannt, darauf an, weisen Sie auch Ihnen unbekannte Kunden darauf hin, dass sie Artikel vergessen haben.
[4] Wenn zwischen einzelnen Kassiervorgängen Beträge von anderen Kunden passend gegeben werden, sind diese Beträge unverzüglich vor dem nächsten Kassiervorgang nachzubongen. Das gilt nur in Ausnahmefällen.
[5] Alle Produkte, die im Haus am Stehtisch, im Sitzen o. ä. verzehrt werden, müssen mit Regelsteuersatz gebucht werden. Deshalb müssen Sie unbedingt vor dem Bonieren die „Im Haus-Taste“ drücken, damit der MwSt.-Schlüssel gewechselt wird. AFG, Kaffee etc. sind immer mit Regelsteuersatz zu buchen.
9.1.5 Entgegennahme des Geldes/Bezahlung der Rechnung
[1] Vor jedem Bezahlvorgang ist der Kunde zu fragen, wie er bezahlen möchte – bar/EC/Kreditkarte/Gutschein/auf Rechnung (wenn möglich). Die Zahlungswege sind strikt zu trennen – die Erfassung falscher Zahlungswege ist ein Verstoß gegen die Kassieranweisung.
[2] Regelungen für den Barverkauf:
• Bitte beachten Sie, dass Geldscheine in Höhe von [XXX Euro] nicht als Bezahlung angenommen werden.
• Bei Bezahlung mit Geldscheinen ab [50,00 Euro] ist die Echtheit zu prüfen (Nutzung des Prüfautomaten, wenn vorhanden).
• Der vom Kunden zur Zahlung gereichte Betrag wird von Ihnen laut nachgezählt und auf die Zahlplatte gelegt (geklemmt). Scheine sind auf Echtheit zu prüfen (Fühlen- z.B. fühlbare Wertzahl/Kippen- z.B. Smaragdzahl, holographische Effekte).
• Das Rückgeld wird dem Kunden laut vorgezählt und zusammen mit dem Kassenbon übergeben.
• Erst wenn der Kunde sein Rückgeld kontrolliert hat, legen Sie bitte den entgegengenommenen Betrag in die Kassenschublade. So vermeiden Sie Unstimmigkeiten über den entgegengenommenen Betrag.
[2.1] Die Kassenschublade muss nach jedem Kassiervorgang wieder geschlossen werden.
[2.2] Sie dürfen von Kunden Trinkgeld annehmen. Das Trinkgeld wird in einem gesonderten Behälter aufbewahrt und noch am selbigen Tag aufgeteilt.
[3] Regelungen für den Kreditverkauf:
• Sie dürfen Ware nur auf Kredit abgeben, wenn die ausdrückliche Genehmigung der Geschäftsführung vorliegt. Sie lehnen bitte Kreditwünsche der Kunden ab.
[4] Regelungen für Gutscheine:
• Der Verkauf und die Einlösung von unternehmenseigenen Gutscheinen (wie auch z.B. das Einlösen von Rabattkarten, etc.) richten sich nach dem verwendeten Kassensystem. Dies muss dementsprechend eingerichtet und angepasst werden.
[5] Regelungen für Rabatte:
• Bei uns werden keine Rabatte gegeben. Wenn Kunden Rabatte verlangen, setzen Sie sich mit dem Geschäftsstellenleiter in Verbindung.
• Wenn ein Rabatt - nach Rücksprache - gewährt wird, dann buchen Sie den vollen Betrag in die Kasse ein und legen einen Nachweis in die Kasse.
• Sollte in Ihrer Kasse bereits eine Rabatttaste eingerichtet sein, buchen Sie den Artikel mit den entsprechenden Rabattsätzen über diese Taste.
[6] Regelungen für Reklamationen:
• Reklamiert ein Kunde, dass sein Wechselgeldbetrag nicht stimmt und kann das vor Ort nicht sofort und eindeutig geklärt werden, legen Sie eine Nachricht in die Kasse, auf der Sie den Vorfall und die Höhe des Betrages sowie Name, Adresse inkl. Telefonnummer des Kunden aufschreiben. Es wird dann abends ein Kassensturz vorgenommen. Nur so ist festzustellen, ob der Kunde Recht hat oder ob ein Trickdiebstahl versucht wurde. Ihnen ist es untersagt, ohne unsere ausdrückliche Genehmigung dem Kunden auf Reklamieren Geld zurückzugeben.
9.1.6 Kassenöffnung ohne Kassiervorgang
[1] Die Kassenschublade darf grundsätzlich nur beim Kassieren geöffnet werden. Es gibt folgende Ausnahmen:
• Kassensturz,
• Abschöpfung,
• Entnahmen für Ausgaben,
• Wechselgeld einsortieren,
• Tagesumsatzentnahme.
[2] Die Kassenschublade muss nach jedem Kassiervorgang wieder geschlossen werden.
[3] Regelungen für den Umgang mit einem Nullbon:
• Der Nullbon dient zum Öffnen der Kassenlade. Der Vorgang wird registriert und es muss zuerst ein Grund eingegeben werden (z. B. Geld gewechselt). Nullbons sind grundsätzlich nicht zulässig.
• Sollte es in Ausnahmefällen unumgänglich sein, die Kassenschublade ohne Kassiervorgang zu öffnen, muss dieser Vorgang plausibel auf dem Nullbonzettel begründet werden.
• Jeder Nullbon muss mit der Tagesabrechnung abgegeben werden.
• Das Kassieren in die offene Kassenschublade ohne zu registrieren stellt einen schweren Verstoß gegen Ihren Anstellungsvertrag dar und wird schriftlich abgemahnt. Bei wiederholtem Verstoß wird Ihnen fristlos gekündigt.
9.1.7 Abschöpfung und Entnahme
[1] Wenn aus Sicherheitsgründen Bargeld aus der Kasse entnommen wird, bewahren Sie bitte den Bon Abschöpfung für die Tagesabrechnung auf. Der Beleg wird mit in die Kassette gelegt.
[2] Die Abschöpfung ist ein Teil des Tagesumsatzes, sie muss sorgfältig vor- und nachgezählt werden.
[3] Der abgeschöpfte Betrag wird auf dem Bon quittiert.
[4] Abgeschöpft wird lediglich Bargeld.
[5] Eine Entnahme von Bargeld darf nur durch die Geschäftsführung erfolgen.
[6] Sie bewahren den Beleg für die Tagesabrechnung in der Kasse auf.
9.1.8 Retouren
[1] Es dürfen nur original verpackte Artikel zurückgenommen werden.
[2] Es ist Ihnen untersagt, Bargeld für die oben genannten Artikel herauszugeben. Sollte ein Kunde auf Rückzahlung des Betrags bestehen, muss der Kassenbon mit Unterschrift des Kunden vorhanden sein.
9.1.9 Storno
[1] Wenn Sie sich an der Kasse vertippen und dies im Augenblick der Eingabe bemerken, können Sie die Eingabe unmittelbar danach wieder löschen (Zeilenstorno).
[2] Wenn Sie sich vertippen und dies im Augenblick der Eingabe nicht bemerken oder der Kunde zu wenig Geld dabeihat und Ware zurücklassen will, schließen Sie die Buchung ab, drucken den Bon aus und deklarieren diesen als Fehlbon. Nach der Stornierung wird die Ware artikelweise neu erfasst und ein richtiger Kundenbon erstellt.
[3] Danach führen Sie eine Stornobuchung durch, in der der Fehlbon komplett storniert wird. Nach dem Storno-Vorgang begründen Sie auf dem Beleg das Storno. Sollte das Stornieren ganzer Bons an Ihrer Kasse nicht möglich sein, müssen der Fehlbon und der korrekt gebuchte Bon mit in die Kassenabrechnung gegeben werden.
[4] Auf dem Fehlbon sind zu erfassen:
• Name der Verkaufskraft,
• der Fehlbon, der korrekte Bon und der Stornobon,
• die Begründung für den Stornobon,
• die Unterschriften der Verkäuferin und des Kunden oder einer Kollegin (wenn möglich).
[5] Es darf nur der ganze Fehlbon und nicht einzelne Positionen daraus storniert werden.
Wenn sich Storni schon nicht vermeiden lassen, sind sie mit kaufmännischer Sorgfalt ordnungsgemäß zu buchen.
9.1.10 Kassenausfall
[1] Bei einem Kassenausfall haben Sie sofort die Verantwortlichen zu verständigen. Alle Verkäufe, die bis zur Behebung des Fehlers getätigt werden, müssen auf einem Blatt in chronologischer Reihenfolge erfasst und später nachgebongt werden.
9.1.11 Kassenabrechnung
[1] Sie beginnen die Kassenabrechnung damit, dass Sie nach Bedienung des letzten Kunden, frühestens nach Ablauf der regulären Verkaufszeit, das Bargeld der Kassenschublade entnehmen, zählen, den Kassenbestand aufzeichnen (Eingabe der Stückelung in der Kasse immer zum Schichtwechsel/Geschäftsschluss) und das Geld anschließend in den Tresor legen.
[2] Dann legen Sie folgende Unterlagen dazu (sofern vorhanden):
• sämtliche Auszahlungsbelege,
• alle Retouren-Belege,
• alle Fehl- und Null-Bon-Nachweise,
• Umtausch- und Reklamationsnachweise,
• die reklamierte Ware,
• alle Abschöpfungsbons,
• alle Entnahmebelege,
• alle Lieferscheine von Lieferanten.
9.1.12 Personaleinkäufe
[1] Wir gewähren unserem Personal einen Personalrabatt bis zu 20% auf alle selbst hergestellten Artikel/Produkte in Abhängigkeit der Produktgruppen.
[2] Auf Handelswaren etc. gewähren wir nur einen Rabatt von maximal 10%, da die Handelspannen bei diesen Artikeln sehr gering sind.
[3] Die gekauften Artikel buchen Sie mit den normalen Preisen über die Artikeltasten bzw. Artikelnummern in die Kasse ein. Bitte buchen Sie immer auf Ihre persönliche Rabatttaste (eine Weitergabe Ihres persönlichen Pins ist nicht gestattet). Sollten sich zwei oder mehr Mitarbeiter in der Filiale/im Geschäft befinden, dann veranlassen Sie bitte, dass der/die Kollege/in sieht, wie und was verbucht wird (4-Augen-Prinzip).
[4] Von den oben genannten rabattfähigen Artikeln ziehen Sie den Personalrabatt ab und bezahlen den errechneten Betrag.
[5] Sollte an Ihrer Kasse eine Taste für Personalrabatt eingerichtet sein, buchen Sie Ihre Einkäufe direkt über diese Taste.
[6] Sie dürfen keine Artikel mitnehmen, die Sie nicht gebucht haben. Sollten bei Ihnen Artikel gefunden werden, die nicht gebucht sind, so wird dies als Diebstahl gewertet und entsprechend geahndet.
9.1.13 Schlussbestimmungen
[1] Sie bestätigen mit Ihrer Unterschrift, dass Sie diese Anweisung erhalten und verstanden haben.
9.1.14 Sonstige Verfahrensanweisungen
[1] Sollten aus technischen Gründen in einzelnen Punkten eine abweichende Vorgehensweise nötig sein, so wird Ihnen dies gesondert mitgeteilt.