Seit dem 01.01.2018 kann die Finanzverwaltung die sogenannte Kassen-Nachschau gem. § 146b AO durchführen. Diese findet unangekündigt statt! Sie ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. Zudem wird das vorhandensein einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) geprüft.
In dieser Anleitung erfährst du was bei einer Kassennachschau verlangt werden kann. Bereite dich und folgende Dokumente vor, damit du dem Prüfer die ordnungsgemässe Führung der Kasse nachweisen kannst.
Nichtbeanstandungsregelung
Die Nichtbeanstandungsregelung der Abgabenverordnung für TSE und DSFinVK Exporte in allen Bundesländern ausser Bremen sah vor, dass die Implementierung der Signaturanbieter und Warenwirtschaftssysteme die TSE und DSFinVK Schnittstelle bis spätestens 31.03.2021 abgeschlossen hatten.
Das Gesetz der KassensichV und die damit verbundene Abgabenverordnung trat im 01.01.2020 in Kraft.
Sowohl die Entwicklung, Zertifizierung und auch die Produktion der technischen Sicherheitseinrichtungen waren nicht so weit vorangeschritten, dass ab dem 01.01.2020 flächendeckend alle elektronischen Registrierkassen bzw. Aufzeichnungssysteme mit einer TSE aufgerüstet werden konnten.
Aus diesem Grund wurde auf Bund-Länder-Ebene am 06.11.2019 bestätigt, dass die Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme ohne zertifizierte TSE bis zum 30.09.2020 und später bis zum 31.03.2021 nicht beanstandet wird.
Betriebsprüfung
Eine Aussenprüfung in Form der Betriebsprüfung hindes prüft alle steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Dokumente im Unternehmen. Diese findet mit einer Ankündigung statt, damit der Unternehmer alle Prüfungs-Unterlagen in Zusammearbeit mit seinem Steuerberater vorbereiten kann. Teil der Betriebsprüfung sind Exporte aus der Kasse, wie Kassenbuch und Kassenbericht. Ab Auswertungszeitraum 31.03.2021, müssen diese in Form der DSFinVK zu Verfügung gestellt werden.
Vor Auswertungszeitraum 31.03.2021 empfehlen wir folgende Auswertungen:
Ascend Client:
Warenwirtschaft: Warenein- und Ausgänge, Lageranpassungen und Lagerbestand vom ersten und letzten Tag des Auswertungszeitraums.
Alle unteren Resultate werden auf Excel exportiert via Menüleiste > Datei > Exportieren
- Auswertungen> Lagerbestand> Eingegangener Lagerbestand
- DBEX> Verkäufe> Verkaufsartikel
- DBEX> Lageranpassungen
- Ascend HQ> Warengruppen Analyse>
- (ganz nach rechts scrollen)
- Lagerbestand für erster Tag der Prüfung eingeben
- Exportieren
- Excel Bearbeiten
- Alle Spalten löschen ausser Lagerbestand
- Das gleiche für den letzten Tag der Prüfung wiederholen
Rechnungsausgänge: Alle Verkäufe inklusive der Zahlarten.
- Auswertungen> Meine Auswertungen> Transaktionen mit allen Zahlarten inkl Rechnungsnummer auswählen
Falls ihr diese Auswertung nicht vorhanden habt, könnt ihr den Ascend Support anrufen
Kassensystem:
- Auswertungen> Erlösbericht für ersten und letzten Tag der Prüfung
- DBEX> Kassenabschlüsse
- DBEX> Auszahlungen
Alle Auswertungen werden mit dem Auswertungszeitraum z.B 01.01.2018 - 31.12.2020 oder für Lagerbestand z.B 01.01.2018 u. 31.12.2020
Nach Auswertungszeitraum 31.03.2021 empfehlen wir folgende DSFinVK Auswertungen:
Ascend HQ:
- Einstellungen
- Automatischer Export
- + Automatischer Export erstellen
- DSFinV-K Export auswählen
- E-Mail Adresse eingeben
- Häufigkeit “Einmalig”
- Uhrzeit “nächste verfügbare anwählen”
- Auswertungen für “Benutzerdefiniert”
- Startdatum auswählen
- Enddatum auswählen
- Übermittlung testen
Vorraussetzungen für einen einwandfreien DSFinV-K Export
Bitte folgen den Anleitungen für einen korrekten Kassenabschluss und die Behandlung von Ein-/ Auszahlungen, Kauf auf Rechnung, Anzahlungen und weiteren Umsatzrelevanten Vorgängen im System!
Ablauf einer Kassennachschau
Welcher Ablauf ist zu empfehlen bei einer Kassennachschau?
Zeigen Sie dem Prüfer den Prüferausweis und notieren Sie die Kontaktdaten.
Klären Sie ab, ob die Kassen-Nachschau innerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt wird.
Gewähren Sie dem Prüfer Zugang zu den Geschäftsräumen.
Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater.
Wer ist Ansprechpartner während der Kassennachschau?
Bei Abwesenheit des Inhabers sollte ein eingewiesener Mitarbeiter die Ansprechperson für den Prüfer sein.
Erstellen Sie einen Vertretungsplan und führen Sie eine interne Schulung durch.
Kassendaten
Welche Kassendaten sind vom Einzelhändler zu führen und können bei einer Kassennachschau verlangt werden?
Stellen Sie die erforderlichen Daten auf einem USB-Stick oder einer CD bereit.
Bei Mitnahme von Unterlagen sollte ein Protokoll ausgehändigt werden. In der Regel wird bei Beendigung der Kassennachschau kein Protokoll ausgehändigt.
Datenzugriff ab dem 01.01.2018 -01.01.2020:
Datenzugriff ab dem 01.01.2020: (DSFinVK Exporte)
Übergangsregelung ab 01.04.2021 muss TSE & Exportschnittstelle DSFinVK vorhanden sein.
Rz. 167: Datenträgerüberlassung (Z3) Die Finanzbehörde kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z.B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), sowie elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.