La tenue de la comptabilité peut être une corvée, mais elle n'a pas besoin d'être accablante. Utilisez cet article pour vous aider à rester sur la bonne voie et vous donner plus de temps pour vous concentrer sur vos Clients.

Et si vous avez besoin d'un coup de main, l'équipe d'Ascend Bookkeeping est là pour vous aider - même si vous n'utilisez pas nos services de comptabilité ! Il vous suffit d'appeler notre ligne de soutien (877-875-8663) et de sélectionner notre ligne Comptabilité ou de nous envoyer un Email : bookkeeping@ascendrms.com.

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Tâches quotidiennes

Tâches Ascend

Revue du rapport Résumé des activités pour la date actuelle.

À partir du bureau Ascend, cliquez sur le carreau Rapports. Le rapport Résumé des activités (dans la section Fin de journée) est sélectionné par défaut. Vous pouvez modifier la (les) date(s) incluse(s) dans la partie supérieure gauche. Sélectionnez ensuite Actualisation pour réexécuter le rapport.

Surveillez étroitement :

• Marge : valeurs qui semblent incorrectes
• Solde : Valeur qui n'est pas à zéro (0,00 $).
• Divergences dans les valeurs de Cash Reconciliation (calculées vs réelles)
• Erreurs affichées sur la dernière page du rapport.

De nombreuses erreurs de transaction peuvent être facilement corrigées le jour même. Contactez l'équipe Ascend pour obtenir de l'aide, si nécessaire.

Voir Set up reports to deliver automatically pour apprendre comment envoyer ce rapport et d'autres mentionnés dans cet article directement à vous (ou à d'autres personnes) chaque jour.

Passez en revue le rapport sur les Produits Vendus Sans Catégorie.

À partir de l'ordinateur de bureau Ascend, cliquez sur la tuile Rapports. Double-cliquez sur le rapport Produits vendus sans catégorie (dans la section In-Store Produits) pour l'exécuter.

Aucune date ne peut être sélectionnée pour ce rapport. Cependant, une fois qu'un produit est attribué à une catégorie, il ne s'affiche plus dans le rapport. La catégorisation est rétroactive et s'applique à toutes les ventes précédentes pour le produit.

• Triez ou filtrez les résultats par la colonne Date de fin pour vous assurer que tous les produits sur des ventes terminées (fermées) sont catégorisés.
• Double-cliquez sur un article en vente dans les résultats pour ouvrir l'Éditeur de Produits et lui attribuer une catégorie.

Exécutez l'assistant Fin du Jour.

Dans le bureau d'Ascend, cliquez sur la tuile Fin de journée. Vérifiez les Tâches que vous souhaitez exécuter, puis cliquez sur le bouton OK.

Es-tu sûr d'exporter le résumé du grand livre pour QuickBooks® et de sauvegarder votre système sur un disque externe.

Tâches QuickBooks

Importez votre Résumé du grand livre à partir d'Ascend.

Voir Move files from Ascend into Quickbooks pour apprendre comment utiliser ce processus.

Pour savoir si une importation a été terminée ou non pour une date : Dans QuickBooks®, sélectionnez le menu Éditer > Trouver (clavier Ctrl + F), choisissez Simple > Journal, et saisissez une plage de dates (généralement du premier du mois au jour 1).

Réconciliez vos comptes bancaires et de cartes de crédit.

Sélectionnez le menu Banking > Reconciliés.

Réconciliés par le biais du solde bancaire de la veille.

• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Quittez.
• Cliquez sur Réconciliés par uniquement lors de la réconciliation avec la Déclaration bancaire.

Mettez à jour votre Feuille de calcul des flux de trésorerie (si vous gérez vos liquidités de cette manière).

Veillez à mettre à jour tous les Comptes Fournisseurs dans QuickBooks® d'abord!

Importation de vos factures Trek depuis TermSync.

Si vous n'utilisez pas ce service, contactez le service financier de Trek.

Entrez les numéros de facture pour tous les autres vendeurs.

Voir page 7 dans Ascend to QuickBooks® Intégration Guide.

Faire correspondre les bons de commande Ascend aux factures des fournisseurs.

Depuis le bureau Ascend , cliquez sur la tuile Rapports. Double-cliquez sur le rapport Ordres reçus par Session (dans la section Inventaire ) pour l'exécuter.

Voir Utilisation du rapport Ordres reçus par Session pour apprendre comment utiliser ce rapport.

Remarque : Vous pouvez choisir d'utiliser l'une des méthodes suivantes: :

1. Inventaire prépayé
2. Compensation de l'inventaire ou rapprochement du bon de commande

Retournez vos données QuickBooks®.

Sélectionnez le menu Fichier > Créer Enregistrer.

Tâches Hebdomadaires

Tâches Ascend

Revue du rapport sur l'inventaire négatif.

Depuis le bureau Ascend , cliquez sur la tuile Rapports. Double-cliquez sur le rapport Inventaire négatif (dans la section Inventaire ) pour l'exécuter.

Fixez des quantités négatives pour les produits qui ne sont pas associés à une commande spéciale.

Aucune date ne peut être sélectionnée pour ce rapport. Toutefois, lorsque la quantité en stock d'un produit est nulle ou positive, elle n'apparaît plus dans le rapport.

Revue du rapport sur l'Inventaire caché.

Depuis le bureau Ascend , cliquez sur la tuile Rapports. Double-cliquez sur le rapport Inventaire caché (dans la section Inventaire ) pour l'exécuter.

Créez des Ajustements d'inventaire pour tous les produits qui ne sont pas en stock, et/ou restaurer tous les produits qui devraient être actifs.
Remarque : Avant de restaurer un produit caché, assurez-vous qu'il n'est pas un doublon d'un autre produit actif.

Aucune date ne peut être sélectionnée pour ce rapport. Toutefois, lorsqu'un produit est restauré dans la base de données ou que la quantité est nulle, il n'apparaît plus dans le rapport.

Exécutez les rapports Produits avec coût supérieur à PDSC et Produits avec coût égal à PDSC.

Depuis le bureau Ascend , cliquez sur le carreau Rapports. Double-cliquez sur le rapport approprié (dans la section Produits Dans magasin ) pour l'exécuter.

Aucune date ne peut être sélectionnée pour ces rapports. Toutefois, lorsque le coût du produit est supérieur à son PDSF, il n'apparaît plus dans le rapport.

De nombreuses erreurs peuvent être causées par une quantité mal configurée. Voir Vendre des produits en vrac (quantité par caisse) pour savoir comment configurer ces éléments. Si le produit a été reçu avec un coût incorrect, voir Recalculer le coût moyen d'un produit pour savoir comment corriger le coût.

Voir Set up reports to deliver automatically pour savoir comment faire pour que ces rapports vous soient envoyés directement (ou à d'autres personnes) chaque semaine.

Exécutez la requête Produits non Inventaires avec Coût.

Assurez-vous que les champs Coût Estimatif et Coût moyen du produit sont tous deux à 0,00 $. Si le coût moyen doit être corrigé, voir l'article Recalculer le coût moyen d'un produit.

Voir Exécuter une requête personnalisée pour savoir comment exécuter cette requête.

Exécutez l'utilitaire Mappeur de catégorie.

À partir du bureau Ascend , sélectionnez Tools > Mappeur de catégorie.

Voir Use the Mappeur de catégorie pour apprendre comment utiliser cette fonctionnalité.

Revoir les bons de travail, les commande en cours et les commandes spéciales en suspens.

Depuis le bureau Ascend , sélectionnez le menu View > Work Orders, Commande en cours, ou Special Ordered Items.

Passez en revue le calendrier de votre inventaire cyclique.

Pour en savoir plus, consultez le site Préparer les nombres de cycles .

Tâches Mensuelles

Tâches Ascend

Enregistrez le rapport Inventaire par Catégorie Récapitulatif par.

Depuis le bureau Ascend , cliquez sur la tuile Rapports. Double-cliquez sur le rapport Inventaire récapitulatif par catégorie (dans la section Inventaire ) pour l'exécuter.

Exécutez ce rapport après la fermeture des bureaux le dernier jour du mois. Es-tu sûr ? Fichier ce rapport pour référence ultérieure. Ascend ne suit pas les valeurs historiques des stocks (€ or %).

Réconciliez la valeur de l'Inventaire brut de ce rapport avec votre compte d'actif d'inventaire dans QuickBooks®.

Voir Set up reports to deliver automatically pour savoir comment faire pour que ce rapport vous soit envoyé directement (ou à d'autres personnes) chaque mois.

Enregistrez les rapports Détails de la responsabilité du client et Résumé de la responsabilité du client.

Depuis le bureau Ascend, cliquez sur la tuile Rapports. Double-cliquez sur le rapport approprié (dans la section Clients ) pour l'exécuter.

Exécutez ces Rapports après la fermeture des bureaux le dernier jour du mois. Es-tu sûr? Fichier ces Rapports pour référence ultérieure. Ascend n'assure pas le suivi des valeurs historiques du passif. ($).

Conciliez les valeurs du rapport Résumé de la responsabilité du client avec vos comptes customer liabilities dans QuickBooks®.

Voir Configurer les rapports à envoyer automatiquement pour savoir comment faire pour que ces rapports vous soient envoyés directement (ou à d'autres) chaque mois.

Enregistrez le rapport Résumé des activités pour le mois précédent.

Depuis le bureau Ascend, cliquez sur la tuile Rapports. Le Résumé des activités (dans la section Fin de journée) est sélectionné par défaut. Vous pouvez modifier la (les) Date(s) incluse(s) dans la partie supérieure gauche. Sélectionnez ensuite Actualisation pour réexécuter le rapport.

A surveiller de près pour :

• Marge : valeurs qui semblent incorrectes
• Solde : la valeur n'est pas 0,00 $.
• Divergences dans les valeurs du Comptant Rapprochement des espèces : (calculées vs. réelles)
• Erreurs affichées sur la dernière Page du rapport.

Voir Set up reports to deliver automatically pour savoir comment faire pour que ce rapport vous soit envoyé directement (ou à d'autres personnes) chaque mois.

Imprimez les numéros de Compte Client.

À partir du bureau Ascend Desktop, sélectionnez le menu Tools "Purchase on Account > Statements.

Voir Envoyer des factures pour l'Achat sur Compte (comptes clients) pour apprendre comment envoyer des relevés de compte.

Ouvrez les Classés en par : Triés par Commettants. Passez en revue vos commandes fournisseurs.

À partir du bureau Ascend , cliquez sur la tuile Reçu À clients.

Exécutez le rapport Inventaire vieilli pour le début de l'Année précédente (par exemple, le 1er janvier 2017).

Depuis le bureau Ascend, cliquez sur la tuile Rapports. Double-cliquez sur le rapport Inventaire Ageé (dans la section Inventaire ) pour l'exécuter.

Entrez vos résultats financiers pour le mois précédent dans Ascend Analytics.

Utilisez votre QuickBooks® Profit and Loss Déclaration pour mettre à jour ces valeurs.

Tâches QuickBooks

Comparez vos valeurs Ascend et QuickBooks® pour détecter les divergences.

Surveillez de près les ventes qui ne sont pas associées à une catégorie, les écarts importants et/ou les valeurs d'ajustement des stocks.

• Lancez votre rapport de Profit & Mensuel pour le mois précédent.
  Sélectionnez le menu Rapports > Entreprise & Financier > Profit & Perte.
  Arrivée de votre article commandé : De manière suivante: :
  a. Suspension/Ask Accountant items (e.g. Paiements rapides).
  b. Ajustements d'inventaire avec un Type de Ventes/Display Use, Shop-Use, ou Autre.
  c. Valeurs Comptant Excédent/Pénurie : ($)
• Comparez vos valeurs de Ventes et de CMV pour les catégories parentes de niveau supérieur au rapport Résumé des activités Ascend du mois précédent.

Exécutez votre rapport Balance :.

Sélectionnez le menu Rapports > Entreprise & Financier > Bilan Norme.

• Comparez vos valeurs de responsabilité et d'inventaire brut aux rapports Ascend Détails de la responsabilité du Client et Inventaire par catégorie Résumé.
• Accordez une attention particulière aux valeurs de la Taxe de Ventes et de l'Achat sur Compte.
• Gardez un œil sur les valeurs du Bicycle Blue Book.

Réconciliez vos déclarations bancaires et de cartes de crédit.

Sélectionnez le menu Banking > Concilier > Reconciliated Now..

Enregistrez les rapports Reconciliation Résumé et Reconciliation En détail de chaque mois pour référence ultérieure.

Tâches annuelles

Tâches Ascendantes

Effectuez un Nombre d'Inventaire Physique.

Veillez à sauvegarder le rapport Inventaire Catégories récapitulatif immédiatement après avoir réconcilié votre inventaire.

Enregistrez le rapport Résumé des activités pour l'année précédente.

Depuis le bureau Ascend, cliquez sur la tuile Rapports. Le Résumé des activités (dans la section Fin du Jour ) est sélectionné par défaut. Vous pouvez modifier la (les) Date(s) incluse(s) dans la partie supérieure gauche. Sélectionnez ensuite Actualisation pour réexécuter le rapport.

A surveiller de près pour :

• Marge : valeurs qui semblent incorrectes
• Solde : Valeur qui n'est pas à 0,00 $.
• Divergences dans les valeurs du Comptant Rapprochement des espèces : (calculées vs. réelles)
• Erreurs affichées sur la dernière page du rapport.

Voir Set up reports to deliver automatically pour savoir comment faire pour que ce rapport vous soit envoyé directement (ou à d'autres personnes) chaque année.

Tâches QuickBooks

Exécutez votre rapport de Profit et de pertes pour l'année précédente.

Sélectionnez le menu Rapports > Entreprise & Financier > Profits et pertes.