Definire delle procedure standard per gestire gli ordini contribuisce ad avere un sistema gestionale efficace. Questo processo garantisce:

• Le informazioni sul prodotto (ad esempio, descrizione, taglia, colore) sono corrette.
• Che gli ordini non vengano duplicati.
• I margini sono calcolati correttamente.
• I livelli di riordino sono settati secondo le varie necessità.
• I prodotti ridondanti non vengono ordinati.
• Il negozio non ha un inventario eccessivo.
• Vengono ordinati solo i prodotti necessari, riducendo la necessità di scontare.
• I clienti ricevono rapidamente gli ordini speciali.

Pratiche in generale

• Importazione di prodotti di fornitori/fornitori utilizzando fogli di calcolo verificati da Ascend. Ascend riceve le informazioni sui prodotti direttamente dal venditore/fornitore, garantendo la coerenza dei dati per gli ordini.
  1. Utilizzare il Catalogo prodotti in cloud, quando disponibile. Articolo: Utilizzo del catalogo prodotti in cloud 
  2. Rimuovere i prodotti che non si intende vendere (compresi gli ordini speciali). Per ogni 1.000 prodotti importati, le dimensioni del database aumentano di circa 1 MB. Dimensioni maggiori del database possono avere un impatto significativo sulle prestazioni.
  3. Utilizzare i fogli di calcolo Ascend per aggiornare le informazioni sui prodotti (prezzi, descrizioni, quantità delle casse, ecc.). Articolo: Gestione delle variazioni di prezzo fornitori (aggiornamenti) 
• Eseguire regolarmente inventari a rotazione per individuare tempestivamente problemi di gestione delle scorte. Questo può aiutare a identificare le aree in cui potrebbero essere necessari ulteriori corsi di formazione o miglioramenti dei processi. Articolo: Preparare il cycle count 
• Utilizzate le metriche Ascend HQ Category Analysis per confrontare le differenze nelle vendite e nelle performance di magazzino e definire di conseguenza le azioni da intraprendere per la gestione del magazzino.
  1. Programmare l'invio via e-mail del report Ascend HQ Category Analysis in modo da averne sempre una copia consultabile.
• Utilizzare lo strumento Ascend HQ Reorder Analysis per analizzare, suggerire e impostare i valori dei livelli di riordino dei prodotti (minimi/massimi).
• Inserire tutti gli articoli dell'ordine del cliente come ordini speciali (vedere Gestire gli articoli dell'ordine speciale). Nota: Se avete ordini in sospeso assegnati a clienti che NON sono stati contrassegnati come ordini speciali, Ascend vi permette di collegare facilmente questi articoli. Articolo: Vendere prodotti provenienti da backorders di fornitori già esistenti 
• Assicurarsi che i prodotti acquistati in confezione multipla (case quantity) siano configurati. Articolo: Vendere prodotti in confezione multipla (case quantity) 
• Se i trend di vendita sono stagionali, assicuratevi di impostare valori di riordino (minimo/massimo) separati e di passare alla stagione "off" quando siete pronti a usare i valori secondari. Articolo: Impostare i valori di riassortimento minimi e massimi dei prodotti "fuori stagione". 
• Se un venditore/fornitore cambia i prodotti con un nuovo model year prima di aver ricevuto gli ordini in backorders, utilizzate la procedura guidata per sostituire facilmente gli articoli ordinati e/o gli ordini speciali dei clienti con il nuovo modello. Articolo: Utilizzo della procedura guidata per la sostituzione prodotto (strumento di sostituzione model year) 

Ordini

Creare tutti gli ordini in Ascend prima che vengano inoltrati ai venditori/fornitori. Articolo: Creare un nuovo ordine di acquisto per il fornitore. Questo processo garantisce:

• Monitoraggio preciso dello stato dell'ordine.
• Registrare ciò che è stato ordinato.
• Evita di ordinare prodotti non necessari (ad esempio, se il prodotto è già presente in un ordine precedente).
• L'andamento dei dati è accurato (ad esempio, la velocità con cui vengono ricevuti gli ordini da un determinato fornitore/fornitore).
• Si tengono monitorati i valori di riordino (mix/max) degli articoli e degli ordini speciali dei clienti.

Nota: le bicicletteTrek Project One (P1) (Vendita di biciclette Trek Project One (P1)) e altre biciclette personalizzate sono una eccezione a questa "regola".

• (Rivenditori Trek) Utilizzate le griglie degli ordini per costruire i vostri ordini. Articolo: Visualizza la disponibilità dei prodotti Trek utilizzando l’oder Grids 
• Per i fornitori/fornitori integrati, effettuare tutti gli ordini tramite Ascend.
  1. IntegrazioneTrek in ordini fornitore
  2. Quality Bicycle Products (QBP) integration
• Per i fornitori/fornitori non integrati, assicurarsi di registrare accuratamente la data e il metodo con cui è stato inviato l'ordine.
• Provate lo strumento di gestione degli ordini speciali - Ascend HQ

Ricezione degli ordini

Proseguendo il percorso iniziato con gli ordini, il mantenimento di buone procedure di ricezione favorisce un buon livello delle scorte di magazzino. Questo processo garantisce:

• Che le informazioni sul prodotto in Ascend (ad esempio, UPC/EAN, case quantity) corrispondano al prodotto effettivo.
• I prodotti siano accuratamente etichettati con:
  1. Un UPC/EAN da scansionare durante una vendita o un conteggio dell'inventario.
  2. Informazioni sui prezzi per i clienti.
• Un buon assortimento di prodotto in negozio viene percepito anche dai vostri clienti.
• I margini sono calcolati con precisione.
• La valorizzazione economica dell'inventario è accurata..
• I clienti con ordini speciali vengono avvisati non appena questi arrivano.
• I prodotti non vengono venduti in quantità negative.
• Disponete di informazioni che permettono l'analisi delle tendenze (ad esempio, la frequenza con cui gli ordini vengono evasi in modo improprio, i tempi di evasione degli ordini speciali).
• I numeri di serie vengono tracciati non appena entrano nel negozio.

Ricevere gli ordini dei fornitoritempestivamente per avere livelli di inventario corretti e garantire che i prodotti non vadano "persi". Poiché un ordine può essere ricevuto in più spedizioni, gli ordini possono essere ricevuti in più sessioni. Un ordine rimane aperto fino alla ricezione di tutti i prodotti o viene rimosso se non disponibile.

• Dividere e scansionare tutti gli articoli dell'ordine singolarmente. In questo modo si garantisce che i prodotti non vengano conteggiati in modo errato e che si ricevano le quantità e i prodotti corretti dal venditore/fornitore.
• Registrare tutti i numeri di serie al momento della ricezione. In questo modo è possibile tracciare con precisione ogni articolo serializzato presente nel negozio (ad esempio, in caso di furto di una bicicletta). Articolo: Serializzazione 
• (rivenditori con più punti vendita) Se ricevete tutti gli ordini in una sede centrale (ad esempio, un magazzino), trasferite gli articoli ad altre sedi direttamente all'interno dell'ordine. Articolo: Trasferimento di prodotti tra più punti vendita 
• Scopri Receiving Wizard » Articolo: Accedere a più ordini Trek con la procedura guidata di ricezione