Eine Änderung der Stammdaten in Ascend HQ ist jederzeit Möglich, du musst dir aber über die Auswirkungen auf die Exporte und Datev Konten sowie der schon zugeteilten Debitorenkonten aus Ascend bewusst sein.

Wir erklären, welche Auswirkungen die Änderungen einer Filiale in eine andere oder neue Mandantennummer hat und was passiert wenn du deine Mandantennummer änderst.

Tipp: Bevor du in Ascend HQ eine Anpassung deiner Stammdaten machst, kontaktiere deinen Steuerberater. Er kann Umbuchung vornehmen, für neue geplante Konten oder veränderte Debitorenkonten. Konten aus Datev müssen mit Ascend HQ 1:1 übereinstimmen.

Du hast vor Änderungen vorzunehmen, bitte lese die unteren Punkte genau und gehe danach zur Anleitung.

Einrichtung in Ascend HQ 

Stammdaten Änderungen allgemein

Wenn du einen Standort aus der bestehenden Mandatennummer entfernst und ihn als "Nicht zugewiesen" belässt, geht die Zuordnung der Konten verloren, aber die Debitorenkontonummern werden NICHT gelöscht.
 

Ändern einer Mandantennummer

Das Überschreiben der Mandantennummer oder die Verwendung der Schaltfläche "Mandatennummer bearbeiten" hat KEINE Auswirkung auf die Debitorenkonten oder die Kontenzuweisung - es wird NUR die Mandatennummer geändert, die den Standorten zugewiesen ist, mehr nicht.

Neue Filiale oder Standort einer neuen Mandantennummer zuweisen

Wenn ein neuer Standort einer neuen Mandatennummer zugewiesen wird (ohne dass andere Standorte zugewiesen werden), werden bei der ersten Speicherung keine Debitorenkontonummern für Kunden beibehalten oder erzeugt.

Neue Filiale oder Standort einer bestehenden Mandantennummer zuweisen

Zuweisung eines neuen Standorts zu einer bestehenden Mandatennummer (mit anderen Standorten, denen bereits Debitorenkontonummern für Kunden zugewiesen wurden): Die entsprechenden Kundendatensätze, denen die gleichen Debitorenkontonummern der bestehenden Standorte zugewiesen wurden, werden übernommen.

Verschieben einer zugew. Filiale auf eine (neue, leere) Mandantennummer

Wenn du einen Standort auf "Nicht zugewiesen" verschiebst und speicherst, wird NICHTS gelöscht, bis du ihn später wieder einer Mandatennummer zuweist. Die Debitorenkonten werden bei der Neuzuweisung gelöscht und neu (je nach Exportzeitraum) generiert. 

Verschieben einer Filiale in neue Mandantennummer

1. Menü Stammdaten
2. Filiale auswählen
3. nach links verschieben
4. Speichern
5. Warnung bestätigen
6. Speichern
7. Neue Mandantennummer eintragen
8. Filiale anwählen
9. nach rechts verschieben
10. Geschäftsjahr festlegen
11. Beraternummer eintragen
12. Sachkontenlänge eintragen
13. Speichern
14. Kontenzuweisung eintragen

Verschieben einer zugew. Filiale zu einer anderen bestehenden Mandantennummer

Verschieben des Standorts (mit schon zugeordneten Konten und Debitorenkontonummern) von der bestehenden Mandatennummer zu einer anderen bestehenden Mandatennummer (die andere Standorte enthält), nachdem die Aktualisierung gespeichert wurde:

1. Der Benutzer erhält eine Warnung
2. Vorhandene Zuordnung der Konten wird gelöscht
3. Bestehende Debitorenkontonummern werden gelöscht
4. Wenn jedoch passende Kunden an Standorten in der Ziel-Mandatengruppe vorhanden sind, erben dieselben Kunden diese Debitorenkontonummern wie der Rest der Gruppe
5. Erbt Kontenzuweisung von anderen Standorten für Datenbankunabhängige Felder

Tipp: Wenn du einen Standort in eine bereits bestehende Mandatennummer verschiebst, erbt der Standort die bestehenden Kontenzuweisungen der anderen schon hinterlegten Filialen
 

• Erbt die neuen Standort-Stammdaten Einstellungen (Mandatennummer, Geschäftsjahr, Länge der Sachkontonummer des Beraters)
• Übernimmt alle Kontenzuweisungen, welche separat zu Warengruppen und Zahlungsarten aus der Standort-Datenbank ausgefüllt werden müssen. (d.h. Ohne Warengruppe, Verrechnungskonto, Konten für Anzahlungen (und Rechnungskauf), Konten für Kassenabschlüsse und Kostenstelle)
  • Wenn eine Kostenstelle verwendet wird, muss diese wahrscheinlich geändert werden
• Frühere Kontenzuweisungen, wie Warengruppen und Zahlungsarten, werden beibehalten, d. h. alle Konten, die zuvor Warengruppen und Zahlungsarten zugeordnet waren, werden gespeichert.
  • Wenn die Kontenlänge der Sachkontonummernlänge der neuen Mandatennummerngruppe abweicht, müssen die Konten manuell aktualisiert werden, indem Nullen angehängt oder die Länge komplett geändert wird, um der neuen zulässigen Länge zu entsprechen.
• Löscht und generiert alle Debitorenkonten mit Kauf auf Rechnungen Zahlungen im Zeitraum, die der neuen Debitorenkontenlänge und Sachkontenlänge entsprechen.

KB23-015