Verfahrensdokumentation Kassenhersteller

Written By Anna Dohmen (Collaborator)

Updated at May 7th, 2024

Inhaltsverzeichnis

Anwenderdokumentation Technische Systemdokumentation Netzinfrastruktur Standard-Softwarekomponenten - Systemarchitektur Ascend Betriebssystemumgebung Individuelle Programmteile Aufgabenstellung der Datenverarbeitungsanwendung im Kontext der eingesetzten Module Versionierung Masterdaten Rechnungsnummern Löschung Standardmodule Ascend Ascend HQ

Die GoBD fordern, dass neben den Daten insbesondere auch Teile der Verfahrensdokumentation des DV-Systems den Prüfern auf deren Verlangen zur Verfügung gestellt werden müssen, die einen vollständigen Systemüberblick inklusive aller im DV-System vorhandenen Informationen ermöglicht. Dies umfasst auch Einstellungen, Anpassungen, Parametrisierungen und Änderungen in Tabellen. Die Forderung, Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung zu stellen, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen, kann nur in Kooperation mit den jeweiligen Softwareunternehmen erfüllt werden.

Ergänzung: Generelle Auskünfte zu den Betriebs- und Abrechnungsabläufen, die nicht in den Bereich des Kassensystems fallen, können nicht gegeben werden. (Hier gehen wir ausschlieslich auf die Verfahrensdokumentation nach § 145 Abs.1 S.1 AO in Bezug auf das Kassensystem ein)

Ascend Software ist eine Warenwirtschaftsapplikation die von Trek ihren Vertriebspartnern “Einzelhändlern” zur Verwaltung ihrer Läden angeboten wird. Ein Händler ist eine Organisation, die Trek-Produkte verkauft. Sie können aus einem einzelnen Geschäft/Standort oder mehreren Geschäften/Standorten bestehen. Händler können im Besitz von Trek sein (DOTS) oder unabhängig (IBDs) sein. Physische Standorte Geschäftsstandorte sind physische Standorte, an denen Waren und Dienstleistungen verkauft werden. Jeder Standort verfügt über eine eigene SQL-Datenbank und speichert Daten lokal für die Offline-Fähigkeit. Diese Daten werden auch mit Stratus synchronisiert für Berichterstattung und Austauschzwecke. Dienstleistungen, die einem Händler angeboten werden:

Ascend Point of Sale (POS)
Lagerbestandsverfolgung
Werkstattverwaltung
Ascend HQ Auswertungen und Schnittstellen
Vermietung und Verleih
Marketing

Überblick Verfahrensdokumentation Ascend

In dieser Dokumentation stellt Informationen für die Prüfung der Kassendaten durch das Finanzamt bereit. Die Auskünfte gelten für den Regelbetrieb der Kasse. Im Einzelfall ist es möglich, dass Fehler in den von uns verwendeten Komponenten anderer Hersteller oder unserer eigenen Software zu Ausnahmesituationen führen, die von den hier gegebenen Antworten abweichen können.

Anwenderdokumentation

Die Anwenderdokumentation (z.B Benutzer Handbücher, Bedienungsanleitungen (*allgemeine Anleitungen helpjuice), Programmierhandbücher, Arbeitsanweisungen (*zwingend notwendige Aufgaben z.B ende Jahr) und Programmbeschreibungen) muss alle Informationen enthalten, die für eine sachgerechte Bedienung eines Datenverarbeitungssystems erforderlich sind.

Bedienungsanleitungen
Arbeitsanweisungen
1. Computer Einrichtung
2. Ascend Client Installieren
3. PC-Anforderungen

Neben einer allgemeinen Beschreibung der Aufgabenbereiche und einer Erläuterung der Beziehungen zwischen den einzelnen Anwendungsmodulen sowie bei der Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Datenverarbeitungssystemen sind Art und Bedeutung der verwendeten Eingabefelder, programmierte Verarbeitung (insbesondere maschinelle Verarbeitungsregeln) und die Vorschriften zur Erstellung von Auswertungen anzugeben.

Zusätzlich umfasst diese Dokumentation die Beschreibung der maschinellen und manuellen Kontrollen sowie der Fehlermeldungen und der sich aus den Fehlermeldungen ergebenden Maßnahmen.

Bei Einsatz von Standardsoftware ist die vom Produkthersteller gelieferte Dokumentation um die Beschreibung der unternehmensspezifischen Anpassungen und die Dokumentation des eingerichteten internen Kontrollsystems des Anwenders (z.B. Parametrisierungen (*Einstellungen), Verwendung der Eingabefelder (*Dateneingabe Validierung, Zugriffskontrolle, Protokollierung von Änderungen), Schlüsselsystematiken (*Regeln und Methoden von IDs in Tabellen) zu ergänzen.

Des Weiteren umfasst die Anwenderdokumentation Installations- und Einrichtungsanleitungen beziehungsweise zugehörige Einrichtungs- oder Änderungsprotokolle und Programmabrufe (*Benutzeranleitung bestimmer Funktionen im System) (für Grundeinstellungen, betriebsspezifisch Anpassungen (Customzing) (*hat Ascend nicht), eingerichtete Schlüsselverzeichnisse (z.B Kontenpläne, Warengruppen und Artikelübersichten) (*Auflistung von allen Tabellen mit Bsp.IDs pro Modul (Kassenmodul), Änderungen im laufenden Betrieb) (*Softwareaktualisierungen, Datenänderungen Artikel Kunden etc, Benutzerverwaltung neue Benutzer oderZugriffe ändern, Prozessoptimierungen über Integrationen etc.

Technische Systemdokumentation

Die technische Systemdokumentation ist Grundlage für die Einrichtung eines sicheren und geordneten Datenverarbeitungsbetriebs sowie für die Wartung des Datenverarbeitungssystems. Art und Umfang der technischen Dokumentation sind abhängig von der Komplexität des Datenverarbeitungssystems. Die Dokumentation muss in einer Weise zur Verfügung gestellt werden, die einem sachverständigen Dritten den Nachvollzug der programminternen Verarbeitung, insbesondere der Verarbeitungsfunktionen und Regeln, in angemessener Zeit ohne Kenntnis der Programmiersprache erlaubt. Die Dokumentationstechnik und formale Gestaltung der technischen Dokumentation liegen im Ermessen des Steuerpflichtigen.

Netzinfrastruktur

(z.B Installationsort, Konfigurationsdaten des Netzes, System Auslegung, Systemkonfiguration), spezielle Hardwarekomponente (z.B. Optische Speichermedien, Laufwerke, Jukeboxen, Scanner, Server, Clients, Drucker)

Kassenhersteller
1. Name: Trek Bicycle GmbH (co. Ascend Software)
2. Strasse: Wegastraße 8 C
3. PLZ/Ort: 06116 Halle (Saale)
4. Ansprechpartner: Phil Prajer
5. Telefonnr.: 0180 3 272 363
6. E-Mail: hilfe@ascendrms.com
Installationsort Kunde (*bitte ausfüllen)
1. Händler Name:
2. Strasse:
3. PLZ/Ort:
4. Ansprechpartner:
5. Telefonnr.:
6. E-Mail
7. Installationsort:
8. Tag der Installation:
9. Anzahl (fester/mobiler) PCs inkl. Hauptcomputer:
10. Anzahl installierter Ascend Clients:
Konfigurationsdaten des Netzes (durch Händler) (*bitte ausfüllen)
1. IP-Adressen
2. Subnetzmasken
3. Gateway-Adressen
4. DNS-Einstellungen
5. Weitere Netzwerkparameter
Konfigurationsdaten des Netzes (durch Ascend)
1. Netzwerkkategorie: Privat (in Ausnahmefällen Domäne)
2. Erweiterte Freigabeeinstellungen: Kennwortgeschützes freigeben ausschalten
3. Netzwerkerkennung einschalten
System Auslegung (Hardware + platzierung dieser) (*bitte ausfüllen)
1. Netzwerktopologie: Router, Switch, Computer (kein Server Computer), Drucker, Kassenschubladen, Beleg- und Etikettendrucker, EC-Terminals.
System Auslegung Ascend
1. Netzwerkarchitektur: Zweischichten Architektur (Client-Server)
2. Kassensystem Typ 1: EDV-Registrierkasse
3. Software-Hersteller: Trek Bicycle GmbH (co. Ascend Software)
4. Softwarename: Ascend
5. Softwareversion: 24.3 oder höher
Systemkonfiguration am Installationsort Hauptcomputer/Clients (durch Ascend)
1. Windows
  1. Net Framework 3.5 oder höher aktiviert
  2. Regionseinstellungen: Deutsch / Deutschland
  3. UAC Einstellungen: Nie benachrichtigen
  4. Energiesparmodus: ausschalten
Systemkonfiguration Software am Installationsort
1. SQL Server Express (aktuellste Version)
  1. Typ: Custom, Stand-alone Installation
  2. Laufwerk: C
  3. Sprache: Englisch
  4. Feature Selection: nur Database Engine
  5. Instance: Default
  6. Server Configuration: SQL Server Browser Startup Automatic
  7. Database Engine Configuration: Mixed Mode
  8. SQL Server Configuration Manager: Protocols for MSSQLServer > TCP/IP Enabled
2. SQL Server Management Studio (SSMS)
  1. Typ: Standard
  2. Laufwerk: C
  3. Enforce Password policy
  4. SQL Server Authentication: Benutzername/Passwort (*nur Ascend bekannt)
3. Ascend Datenbank
  
  Die Ascend Datenbank wird anhand eines ausgefüllten Fragebogens des Einzelhändler mit dessen Daten vom Ascend Support vorbereitet, danach wird diese am Installationsort registriert: (Fragenbogen über Ascend Support verfügbar “Ascend Fragenbogen zur Datenbank DE”)
  1. SSMS aufrufen und Ascend.bak anhängen
  2. SQL Skripte: Datenbank wird auf live geroutet + Registrierung im Ascend Bluesky vorbereitet
4. Ascend Client
  1. Software: Ascend.exe installiert
  2. Dienst: Ascend Agent
Systemkonfiguration Software im Ascend Ökosystem (Verwaltungssystem)
1. Bereitstellungssoftware: Microsoft Azure DevOps > Bluesky
  1. (Schematische Abbildung Systemarchitektur über Ascend Support verfügbar “Ascend Bluesky Functions”)

Standard-Softwarekomponenten - Systemarchitektur

(z.B. Betriebssystemumgebung, Standardmodule der Anwendung, Version, zusammenwirken mit anderer Software)

Ascend Betriebssystemumgebung

(Schematische Abbildung über Ascend Support verfügbar “Ascend Ökosystem”)

Händler

Ein Händler ist eine Organisation, die Trek-Produkte verkauft. Sie können aus einem einzelnen Geschäft/Standort oder mehreren Geschäften/Standorten bestehen. Händler können im Besitz von Trek sein (DOTS) oder unabhängig (IBDs) sein. Physische Standorte Geschäftsstandorte sind physische Standorte, an denen Waren und Dienstleistungen verkauft werden. Jeder Standort verfügt über eine eigene SQL-Datenbank und speichert Daten lokal für die Offline-Fähigkeit. Diese Daten werden auch mit Stratus synchronisiert für Berichterstattung und Austauschzwecke. Dienstleistungen, die einem Händler angeboten werden.
Standort

Ein Standort ist ein physisches Geschäft, in dem Trek-Produkte verkauft werden. Der Standort kann im Besitz von Trek sein oder unabhängig. Dies ist in der Regel ein Fahrradspezialgeschäft, könnte aber auch ein allgemeines Sportgeschäft oder ein Verleihort sein. Unsere Bestandsverfolgung ist auf die Fahrradbranche ausgerichtet, ist aber allgemein genug, um in den meisten Sport- und Outdoor-Bereichen verwendet zu werden.
Ascend Desktop Applikation

Dies ist die Hauptanwendung Ascend, die in den Geschäften an ihren Arbeitsstationen verwendet wird. Es handelt sich derzeit um eine Windows-Anwendung und erfordert das Windows-Betriebssystem. Sie bietet alle täglich benötigten Dienste, um ein Geschäft zu betreiben. Sie nutzt Legacy-WinForms und etwas neuere WPF-Ansichten. Sie besteht aus drei Hauptkomponenten: SQL-Datenbank, die auf einer Maschine im Geschäft läuft, Benutzer-Agent, der auf derselben Maschine wie die Datenbank läuft, und die Windows-Anwendung. Die Ascend-App und der Benutzer-Agent stellen beide eine Verbindung zur Datenbank, Stratus, zum Service-Bus und zu APIs von Drittanbietern her.
Die Codebasis für AscendRMS (Windows-Anwendungen) ist in 10 Projekte unterteilt: Ascend: Legacy-Projekt, das einen Großteil der WinForms-Logik, Übersetzungen, Symbole, Registrierung und Dienste enthält. Ascend.Rms.Agent: Agent-Startvorgang, Controller, Filter und Handler. Ascend.Rms.Agent.Contracts: Bibliothek gemeinsam genutzter Datenverträge, die sowohl vom Ascend-Client als auch vom Agenten verwendet werden. Ascend.Rms.Common: Code, der allen Projekten gemeinsam ist. Ascend.Rms.Domain: Domänenobjekte, Schnittstellen und Datenzuordnungen für SQL Server. Ascend.Rms.Infrastructure: EF-Zuordnungen, Befehle, Dienste, Dienstclients und Bereitstellungsskripte. Ascend.Rms.Language: Hier werden Symbole und gemeinsam genutzte Übersetzungen (ResX) gespeichert, Registrierung. Ascend.Rms.Presentation: Logik der Präsentationsschicht, d. h. alle Presenter. Ascend.Rms.Presentation.Windows: Hier werden Ansichten für WinForms und Presenter gespeichert. Ascend.Rms.Presentation.Wpf: Enthält Ansichten für WPF, form-spezifische Lokalisierungsdateien und Symbole.
Stratus

Stratus ist ein regionaler Webdienst (teils Rest-Webservice). Datenspeicherung erfolgt im Niederländischem Rechenzentrum West EU.
1. Synchronisierung von Händlerdaten zwischen Standorten.
2. Speicherung von Händlerdaten in der Cloud.
3. Auswertungen für Webapplikation AscendHQ.
4. Integration von Drittanbieterdiensten z. B. Twilio, SMTP, Lokally, E-Commerce Webshops
5. Stratus nutzt Azure Elastic Pools und speichert eine Datenbank für jeden Einzelhändler, wobei der Name der Datenbank die Händler-ID ist. Diese Datenbanken speichern fast alle Daten die lokal erfasst werden und helfen dabei, die Synchronisierung und den Austausch zwischen Standorten zu erleichtern.
6. Lang laufende Prozesse werden auf Azure Functions ausgelagert.
7. Die Berichtsdaten für Ascend HQ werden in einem separaten Dienst aufgeteilt, und die für die Berichterstellung verwendeten Daten werden in separate Datenbanken repliziert.
HQ

HQ ist eine Angular-Webanwendung, die als Ascend Auswertungsanalyse und Bestellwesen von Einzelhändlern verwendet wird. Sie läuft in derselben Region wie der registrierte Einzelhändler der Stratus-Region.
Die unterstützten Browser sind Chrome und Safari. Unterstützte Geräte sind PC, Android und iPhone.
Die Daten für die Berichte werden von einem Stratus-Endpunkt speziell für die Berichterstellung abgerufen. Die Dienste und Daten für diese Auswertungen laufen auf separaten Servern und befinden sich in read-optimierten Tabellen.
Bluesky

Bluesky ist in zwei Sets von Diensten aufgeteilt. Die Benutzeroberfläche (UI) bietet eine Schnittstelle zum Anzeigen und Verwalten von ADT (Replikatschemata), Händlern, Händlerstandorten, Händlerfunktionen, Händler-SMS (Legacy), Hochladen von Händlerdaten nach Databricks, Synchronisieren von Händlermetadaten mit der Plattform, E-Commerce und ADA (Produktkatalog/Datenbereinigung). Die UI bietet auch die Möglichkeit, Nachrichten an Händler für verschiedene Wartungs- und Fehlerbehebungsaufgaben zu senden, z. B. eine Nachricht (über Service Bus) zum Herunterladen aller Verkaufsdaten zu senden.
Der WCF-Teil unterstützt die Funktionalität der Benutzeroberfläche und wird in bestimmten Legacy-Situationen vom Ascend-Client verwendet. Lang laufende Prozesse für Bluesky werden auf Bluesky.Functions ausgelagert.
Admin Portal

Diese Angular-Website wird verwendet, um administrative Funktionen für alle Händler im Ascend-Ökosystem durchzuführen. Diese Website wird BlueSky ersetzen.
Platform

Plattform ist eine Web-API, die hinter dem Azure Front Door liegt. Ihr Zweck ist es, globale Dienste für Händlermetadaten und interne Integrationen wie Stratus, Bluesky oder Functions bereitzustellen. Sie dient auch als Einstiegspunkt für Drittanbieterintegrationen wie Locally, Ecommerce API oder Trek. Plattform verwendet CosmosDB als Datenspeicher und Auth0 für die Authentifizierung. Sowohl Ascend HQ als auch das Admin-Portal stützen sich auf ein zentrales System von Benutzerrechten, das sich unter Platform befindet. Platform speichert alle Benutzerberechtigungen in einer UserPermissions-Sammlung in Cosmos, die wir mit Memory-Caches sichern. Diese Speicher-Caches werden wiederum über ein Redis-Topic aktuell gehalten, das jede Instanz von Platform abonniert hat. Ihre Region ist WestEU (Niederländisches Rechenzentrum)
Cosmos DB - Dealer Management

Die Cosmos-Datenbank speichert Händlermetadaten. Die Arten von Daten, die hier gespeichert sind, umfassen Händler- und Standortdetails, Geokoordinaten von Geschäftsstandorten, Händlerfunktionen usw.
Cosmos DB - Inventory

Der Hauptzweck besteht darin, Trek-Artikel Lagerbestandsdaten der Einzelhändler für das Trek Data Integrations (DL)-Team zu speichern. Die Daten werden über einen Event Hub bereitgestellt, in dem Ereignisse von Stratus gepostet werden, wenn Änderungen am Lagerbestand vorgenommen werden.
Service Bus

Der Service Bus wird in unserer Architektur für die Kommunikation zwischen verschiedenen Services verwendet. Es dient als Vermittler für den Nachrichtenaustausch zwischen den einzelnen Komponenten unserer Systeme. Hier sind einige seiner Hauptinteraktionen:
1. Nachrichtenübertragung: Der Service Bus ermöglicht es verschiedenen Services, Nachrichten miteinander auszutauschen. Zum Beispiel können Dienste Nachrichten über Änderungen im System, Benutzeraktionen oder andere relevante Ereignisse senden und empfangen.
2. Entkopplung von Diensten: Durch die Verwendung des Service Bus können Dienste entkoppelt werden, was bedeutet, dass sie unabhängig voneinander arbeiten können, ohne direkt voneinander abhängig zu sein. Dadurch können Änderungen in einem Dienst die anderen Dienste nicht beeinträchtigen.
3. Nachrichtenwarteschlangen: Der Service Bus kann Nachrichten in Warteschlangen speichern, um sicherzustellen, dass sie in der richtigen Reihenfolge verarbeitet werden oder bis zur Verarbeitung durch den Empfänger sicher aufbewahrt werden können.
4. Nachrichtenrouting: Je nach Bedarf können Nachrichten an verschiedene Dienste geroutet werden. Dies ermöglicht eine flexible und effiziente Kommunikation in einem verteilten System.
5. Skalierbarkeit: Der Service Bus unterstützt die Skalierung unserer Systeme, indem er eine zuverlässige und skalierbare Infrastruktur für die Nachrichtenübertragung bereitstellt, die mit dem Wachstum unserer Anwendungen mithalten kann.
Azure Functions

Azure Functions sind serverlose, ereignisgesteuerte Funktionen, die in der Microsoft Azure Cloud ausgeführt werden. Sie ermöglichen es Entwicklern, Code in Form von Funktionen zu schreiben und auszuführen, ohne sich um die Infrastruktur kümmern zu müssen, auf der der Code läuft. Hier sind einige wichtige Aspekte von Azure Functions: (diese Funktions können beim Ascend Support angefragt werden)
1. Ereignisgesteuerte Ausführung: Azure Functions werden automatisch ausgeführt, wenn bestimmte Ereignisse auftreten. Diese Ereignisse können verschiedene Azure-Dienste wie Blob Storage, Event Hubs, Service Bus, Timer oder HTTP-Aufrufe sein.
2. Skalierbarkeit: Azure Functions können automatisch und nahtlos skaliert werden, um mit steigender Last umzugehen. Dies ermöglicht eine flexible und kosteneffiziente Nutzung, da nur die tatsächlich ausgeführten Funktionen abgerechnet werden.
3. Unterstützung verschiedener Programmiersprachen: Azure Functions unterstützt eine Vielzahl von Programmiersprachen, darunter C#, F#, JavaScript, Python und PowerShell. Entwickler können die Sprache wählen, mit der sie am vertrautesten sind oder die am besten zu ihren Anforderungen passt.
4. Integrierte Bindungen: Azure Functions bieten integrierte Bindungen für verschiedene Azure-Dienste, die den Zugriff auf diese Dienste vereinfachen. Dadurch können Entwickler nahtlos auf Azure-Ressourcen wie Blob Storage, Cosmos DB, Azure SQL Database und viele andere zugreifen, ohne sich um die Konfiguration von Verbindungen kümmern zu müssen.
Bluesky Functions

Im Wesentlichen dienen Blue Sky Functions dazu, bestimmte Aufgaben oder Prozesse zu automatisieren und zu orchestrieren, die in der Blue Sky-Anwendungsumgebung ausgeführt werden müssen. Diese Funktionen können auf Ereignisse reagieren, die in der Umgebung auftreten, oder basierend auf einem Zeitplan ausgeführt werden.
1. Typischerweise umfassen die Aufgaben, die von Blue Sky Functions übernommen werden, die Verarbeitung von Daten, die Ausführung von Geschäftslogik oder das Ausführen von Algorithmen, die zur Berechnung von Ergebnissen oder zur Aktualisierung von Systemzuständen erforderlich sind.
2. Blue Sky Functions bieten eine flexible und skalierbare Möglichkeit, um verschiedene Aspekte der Anwendung zu erweitern oder zu verbessern, indem sie die Ausführung von bestimmten Aufgaben automatisieren und optimieren. Sie sind besonders nützlich, um lang laufende Arbeiten effizient zu verarbeiten, ohne die Hauptanwendungslogik zu beeinträchtigen.

Individuelle Programmteile

(z.B. Version, eingebundene Softwareprodukte, Funktionalität, Parametrisierung Möglichkeiten, Customizing)

Ascend ist eine Standard Software die keine individuellen Programmteile, Funktionen oder Customizing erlaubt.

Aufgabenstellung der Datenverarbeitungsanwendung im Kontext der eingesetzten Module

(z.B. Beschreibung der sachlogischen und programmtechnischen Lösung, Programmablaufplan, Programm-Quellcode, Datenbankprozedure (stored)

Versionierung

Protokolle Änderung der Kasse (Versionierung)

Masterdaten

Ascend lokal genutzte Datenbank wird vom Support für die Installation vorbereitet, hierbei werden Lieferantendaten (Artikel) und Kunden über eine CSV-Schnittstelle importiert. Benutzer und deren Rechte werden vom Support angelegt anhand der vom Händler angegebenen Informationen im Ascend Fragenbogen. Eine Warengruppenstruktur, Länder und MwSt. Raten sind in jeder Datenbank standardmässig hinterlegt.

Rechnungsnummern

Die Rechnungsnummernvergabe kann durch den Benutzer nicht definiert werden, da das geschlossene Kassensystem die Nummernvergabe automatisiert übernimmt, um Manipulationen auszuschließen. Zur Strukturierung der Rechnungsnummer werden zwei Zahlen aus dem System herangezogen. Die erste Zahl basiert auf der Standortnummer des Händlers, diese wird einmalig und eindeutig für jeden Standort im Blue Sky Verwaltungssystem von Ascend vergeben, welcher eine Ascend Datenbank führt. Die zweite ist eine fortlaufende Zahl über erstellte
Rechnungen. Jede erstellte Rechnung erhält bei dem Bezahlvorgang eine eigene fortlaufende Nummer, welche in Kombination mit der Standortnummer eindeutig im System zugeordnet werden kann. Um sicherzustellen, dass ausreichend Rechnungsnummern im einzigen Rechnungskreis vorhanden sind werden führende Nullen genutzt zwischen der Standortnummer und der fortlaufenden Nummer.

Bsp.: Rechnungsnummer 1: 483185000000001

Standortnummer: 483185 + fortlaufende Nummer mit führenden Nullen: 000000001

Löschung

Eine Löschung von Verkäufen oder Rechnungen die mit einer Zahlung verknüpft sind, ist nicht möglich. Diese Funktion ist durch die Datenbank gesperrt und kann weder vom Benutzer noch vom Support vorgenommen werden. Für falsche Zahlarten in einem Verkaufsvorgang wird eine Gegenbuchung vom System verlangt. Systemtechnisch ist so eine manipulationsfreie Softwareanwendung gewährleistet. Kassenabschlüsse und Auszahlungen unterliegen dem gleichem Constraint und können nicht nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden. Eine generelle Löschung auch anderer Einträge ist nicht möglich, es kommt eine “verbergen” Funktion zum Einsatz. “Verbergen” erlaubt Datenintegrität zu bewahren, indem Beziehungen und Verweise erhalten, die möglicherweise mit anderen Daten im System vorhanden sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Datenabhängigkeiten durch das verbergen von Datensätzen nicht gestört werden.

Standardmodule

Ascend

Einstellungen

Die Einstellungen in der Ascend Datenbank erlauben dem Benutzer jeden Arbeitsplatz mit voreingestellten Parametern zu bedienen. Hierbei sind vor allem Drucker die sich pro Arbeitsplatz unterscheiden können. Am Hauptcomputer wird der Standardpfad zur Datensicherung hinterlegt, diese wird täglich zur gleich Uhrzeit ausgeführt und versendet eine E-Mail bei fehlschlagen.
1. Arbeitsstationen
2. Datensicherung
3. Bestellungen
4. Drucker
5. Filialsystem
6. Reservierungen
7. Email & SMS
  
  Wir rufen die Stratus-API zum Senden von E-Mails auf, die wiederum das (3rd Party) SMTP und AuthSMTP aufruft.
Datenbankexplorer

Der Datenbankexplorer ist der zentrale Verwaltungsort ähnlich eines Windows Explorers.
Der Benutzer kann hier Daten suchen, erstellen, bearbeiten und löschen.
Verkauf

Über die Verkaufsmaske kann der Benutzer Kunden, Verkaufsartikel und Zahlungen erfassen. Durch die Verknüpfung der IDs in den relevanten Tabellen können alle Verkäufe mit korrektem Artikel Verkaufspreisen (SalesItems) und Mehrwertsteuern (SalesItemTax) erfasst werden. Zahlungen (Payments) und Käufe auf Rechnung (PaymentPOALiabilityXref) sind über weitere IDs abrufbar.
Werkstatt

Das Werkstattmodul ist ein an die Verkaufsmaske angehängtes Fenster, dass die Eingabe von Reparaturaufträgen mit Detailinformationen zu Fahrrädern oder andereren Reperaturartikeln erlaubt. Zum Zeitpunkt der Erstellung des Auftrags wird in der Datenbank ein Identifikator “WorkorderID” Werkstatt ID in der Tabelle “Sales” generiert. Diese Aufträge können in einer Werkstattübersicht von den Mechanikern abgearbeitet werden.
Reservierungen - Verleih

Das Verleihmodul ist ein vorgelagertes Fenster der Verkaufsmaske, es ermöglicht die Auswahl vorher festgelegter Verleihartikel und Verleihpreise. Diese werden nach Speichern der Reservierung in die Verkaufsmaske übertragen und mit Identifikator “LayawayID” Warenrücklage in der Tabelle “Sales” generiert. Diese Aufträge können in der Übersicht Reservierungen zur Ausgabe und Rückgabe der Verleihartikel aufgerufen werden.
Ecommerce Verkauf

Ascend Artikel Informationen und Webshop-Bestellungen können über eine Ecommerce API (Eigenentwicklung) für registrierte Webshops der Händler abgefragt respektive erstellt werden. E-Commerce ist ein vorgelagertes Fenster der Verkaufsmaske. Der Händler überprüft die Kundeninformationen bevor der Verkauf mit dem Identifikator “LayawayID” Warenrücklage in der Tabelle “Sales” generiert wird. Webshop-Artikel werden durch EAN oder Shopartikelnummer über die E-Commerce API den in Ascend angelegten Artikeln abgeglichen. MwSt Raten für EU und Nicht-EU Länder können übergeben werden.

Tabellen:
Fernverkauf
Das Eingabefenster Fernverkauf ermöglicht es dem Benutzer MwSt Raten für Lieferungen ins EU oder Nicht-EU Ausland anzugeben, welche dann auf die in der Verkaufsmaske gespeicherten Artikel angewendet wird.

Tabellen:
Rechnungen- Konten Verwaltung

Als Zahlungsart ist Kauf auf Rechnung ein häufig verwendeter Zahlarttyp. Dieser wird spezifisch in Ascend verfolgt indem bei einem Verkauf die diese Zahlart enthält eine Verknüpfung über die “PaymentID” (Payments) Zahlungen und Käufe auf Rechnung (PaymentPOALiabilityXref) gemacht wird. Nachvollziehbarkeit der ausgestellten Rechnungen und deren offenen Beträge ist so jederzeit gewährleistet.

Tabellen:
Bestellungen

Bestellungen erlauben dem Benutzer die zuordnung von Artikeln auf der Lieferantenebene. Hier können Bestellartikel Kunden oder Sammelbestellungen zugeordnet werden, EK Preise aktualisisert und Lagerbestände in das Ascend Lagerbestandssystem gebucht werden.

Tabellen:
Inventur-Center

Das Inventur Center erlaubt, über die Nutzung eines eigens für die Inventur programmierten Inventurscanner, den Lagerbestand in den Händler Geschäften zu erfassen und diese in einem optimierten Prozess mit dem lokalen Ascend Datenbanksystem abzugleichen. Bei der Erstinventur werden EK Preise vor Erfassung der Lagerbestände aktualisisert, um einen möglichst genauen Lagerwert zu gewährleisten.
Kassenabschluss & Auszahlungen Der Kassenabschluss sollte mindestens täglich an jeder Kasse erfolgen, an welcher Bargeldeinnahmen stattgefunden haben. Ascend führt selbsttändig am Ende eines jeden Geschäftstages einen "Tagesabschluss" aus, welcher Daten für die DSFinVK Exporte zur Verfügung stellt. Hierbei wurde beachtet, dass alle Prozesse im System welche Umsatz relevant sind eine Prozess ID aka BON_ID zugeordnet werden und diese einem Tagesabschluss aka Z_NR zugewiesen sind.
Einträge im Kassenabschluss oder Auszahlungen können nach der Eingabe/Speichern des Benutzers nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

Tabellen:
Benutzer

Berrechtigungen zu einzelnen Funktionen können über die Anlage der Benutzer und zuteilung von Berrechtigungen pro Benutzer eingeschränkt werden. Hierbei helfen zudem vorgegebene Benutzer-Profile wie Kassierer oder Geschäftsinhaber, Administrator.

Tabellen:
Artikel & Warengruppen

Artikel und Warengruppen erlauben eine genaue Zuordnung von Artikeln verschiedener MwSt Klassen wie Gutscheine und Nahrung. Zudem pflegt der Benutzer Erster, Letzter und DurchschnittsEK über die verschiedenen vorgegebenen Prozesse in Ascend. Artikel können über Sonderangebote online, lokal oder einer Kundengruppe zugeordnet werden. Artikelstämme sind über die Webapplikation Ascend HQ geladen werden. Der Bestelleingang erlaubt korrekte Eks und VKs.

Artikel Tabellen:

Waregruppen Tabellen:
Kunden & Kundengruppen

Kunden werden mit Kontaktdaten wie E-Mail oder Telefonnummer erfasst. Die Angabe des Kunden im System ist nicht zwingend erforderlich, falls ein normaler Verkaufsvorgang vorliegt. Hierbei gehen wir auf die DSGVO ein, welche erlaubt, dass der Kunde das erfassen seiner Daten ablehnen kann.
Kundengruppen erlauben die Zuordnung von Angeboten die nur für spezifische Gruppen (VIP) angewandt werden sollen. Eine automatische gewährung von Rabatten kann so zu einem Verkauf automatisch erfasst werden und verhindert Benutzerfehler.

Tabellen:
Länder
Eine Tabelle der Länder ist standardmässig in Ascend hinterlegt. Diese erlaubt die zuordnung von MwSt Raten zu verschiedenen EU oder Nicht-EU Ländern. MwSt befreite Ausfuhr erfordert einen MwSt Ausnahmegrund “DiscountReason”

Tabellen:
Serialisierung

Die Erfassung von Rahmennummern zu Fahrrädern ist für eine Registrierung bei Trek empfehlenswert. Die Rahmennummer wird auf der Rechnung gedruckt und einem Kunden zugeordnet beim Verkauf. Auch die Erfassung der Rahmennummern im Werkstattauftrag erlaubt eine eindeutige identifizierung eines Fahrrads im System.

Tabellen:
Sonderangebote & Kits

Das erstellen von Angebotspreisen ist über die Funktion Sonderangebote möglich, hierbei kann der Benutzer eine Rabattmethode auf Warengruppen Ebene oder anhand von Artikellisten oder einer Artikel Suche vorgehen. Sonderangebote steuert auch neu eingehende Lagerbestände und ermöglicht so eine einheitliche Preisstruktur ohne das der Benutzer nacharbeiten muss. Kits sind vom Benutzer anglegte gebündelte Artikelgruppen die NUR zusammen verkauft werden können. Hier ist ein Gesamtpreis für eine Gruppe möglich.
Stempeluhr

Das Modul Stempeluhr kann zur Erfassung der Arbeitszeiten einzelner Benutzer genutzt werden. Das Stempeln ist bei einloggen des Systems oder über eine Kachel möglich. Anpassungen der Arbeitszeiten können nur bei Falscherfassung durch den Administrator geändert werden. Die Stempeluhr erlaubt zudem den Vergleich zwischen Arbeitszeit und Werkstattauftragszeiten zur Effizienzsteigerung des Geschäfts.
Auswertungen

Das Ascend System erlaubt eine genaue auswertung der Umsatzzahlen. Umsatzerlös Ist oder Soll kann vom Händler aufgerufen werden um die versteuerbaren oder steuerfreien Umsätze auszuwerten. Anzahlungen und Rechnungskäufe werden separat über diese Auswertungen aufgeführt um die richtige Steuervoranmeldung zu gewährleisten. Weitere Auswertungen erlauben die Kontrolle verschiedener Prozesse wie Bestellungen (bestellt, eingegangen), Warengruppenzuordnung und Verkaufsartikel.
Ascend Update

Das automatische Update-Feature im Ascend RMS-Client ermöglicht es unseren Händlern, ihr Ascend-Update automatisch nach einem Release zu planen, und zwar nach einem Zeitplan, der für sie passt. Der Benutzer hat nicht nur die Möglichkeit, die Tageszeit für das Update zu planen, sondern kann das Update auch so planen, dass es sofort erfolgt, während er alternativ die Möglichkeit hat, das Update auf ein Zeitfenster von 14 Tagen ab dem Datum der erstellten Release-Gruppe zu verschieben.

Ascend HQ

Zugriff
Ascend HQ-Berechtigungen werden normalerweise durch den Client hinzugefügt, indem einem Benutzer die Berechtigung Ascend HQ zugewiesen wird. Der Benutzer kann sich mit der in Ascend hinterlegten E-Mail Adresse bei Ascend HQ registrieren.
Einstellungen
1. Automatischer Export
  Auswertungen für einen bestimmten Zeitraum können von Händlern geplant werden.
  Je nach Zeitintervall werden die csv, xlsx oder pdf Exporte an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
2. RPM Ziele
3. Allgemein
4. Schnittstellen
  1. Zahlungen
  2. Buchhaltung
  3. Lieferanten
  4. Ecommerce API
5. Credentials
  1. FTP
Bestellwesen
Interaktives Tool zur Verwaltung von Kundenbestellungen. Es hilft den Einzelhändlern, verfügbare Transfers anderer Filialen und Bestellungen den Kundenbestellungen zuzuordnen, um sie so schnell und effizient wie möglich zu erfüllen.
1. Warenkörbe
2. Zu bestellende Artikel
3. Raster bestellen
4. Nachbestellungen
5. Kundenbestellungen
Produkte
1. UVP Anpassung
2. Artikel Katalog
Auswertungen
1. Warengruppenübersicht
2. Team-Verkaufsmetrik
3. Team Analyse Werkstatt
4. Warengruppen Analyse
5. RPM Ergebnis Analyse
6. Stempeluhr
7. Abzuführende Umsatzsteuer
8. Kundenhistorie
Analytics

5. Datenorganisation und Datenstrukturen (z.B. Beschreibung der Datenbestände und Speicherorte, Datensatzaufbau bzw. Tabellenaufbau, Feld-Informationen und Verknüpfungen bei Datenbank),

Cloud-Datenspeicher: Stratus
Binary Large Object: Blob
1. PDF-Rechnungsbelege

5a. veränderbare Tabellen Inhalte, die bei der Erzeugung einer Buchung herangezogen werden,

5b. programmierte Verarbeitungsregeln einschließlich der implementierten Eingabe und Verarbeitungs-Kontrollen (z.B Löschung von Zahlungen nach Signierung nicht möglich, Löschung von Vorgängen mit Zahlung nicht möglich) **Dieser Begriff bezieht sich eher auf Regeln oder Bedingungen, die in einer Datenbank implementiert sind, um die Datenkonsistenz, Integrität oder Geschäftslogik sicherzustellen. Diese Regeln können in Form von Triggern, Constraints oder anderen Mechanismen implementiert werden. Sie kontrollieren, wie Daten in der Datenbank gespeichert, aktualisiert oder gelöscht werden können und helfen dabei, die Datenqualität sicherzustellen.

6. Beschreibung der maschinellen Kontrollen

Nutzungsprotokolle
Datenerfassungsprotokolle
Datensicherungskonzept Fehlermeldung wenn die Datensicherung fehlschlägt.

Notfallkonzept [1] Notwendige Hinweise zum Umgang in Notfallsituationen (z.B. vorübergehende Verwendung
handschriftlicher Aufzeichnungen bei Systemausfall) sind in gesonderten Notfallkonzepten
geregelt und den Mitarbeitern ausgehändigt worden bzw. sind den Mitarbeitern in den
Betriebsräumen einsehbar. Darüber hinaus für Dokumentationszwecke sind die Konzepte am
[Ablageort der Notfallkonzepte] einsehbar und archiviert.

6a. programminterne Fehler Behandlungsverfahren,

Fehler Logging
Der RMS-Client verfügt jetzt über eine generische Splunk-Protokollierung über Serilog durch Microsoft.Extensions.Logging. Wenn die Splunk-Integration aktiviert ist (siehe unten), wird jede Protokollnachricht, die an eine ILogger-, ILogger<T>- oder ILogService-Methode geschrieben wird, in die Protokolldatenbank und zu Splunk geschrieben.
Stratus offline
Bluesky offline
Ascend Agent Dienst neustarten

6b. Schlüsselverzeichnisse,

6c. Zusammenwirken mit Schnittstellen

Fiskaly TSE
Listen360
Locally
Twilio
Trek B2B
veloconnect
E-Commerce API Ascend
Ascend Pay - Adyen

Ascend RMS Knowledge