Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technischen Abläufe deiner Kassenführung. Sie ist ein zentraler Bestandteil der GoBD und dient dazu, die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung nachzuweisen.
Im Rahmen einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung kann sie von der Finanzbehörde verlangt werden.
Warum ist eine Verfahrensdokumentation wichtig?
Die Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass:
- deine Kassenführung nachvollziehbar und prüfbar ist
- alle Prozesse einheitlich durchgeführt werden
- die Beweiskraft deiner Buchführung gewährleistet ist
Auch wenn sie nicht explizit als einzelnes Dokument im Gesetz genannt wird, wird sie in der Praxis von Finanzbehörden erwartet.
Was muss enthalten sein?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt alle wesentlichen Prozesse rund um deine Kassenführung.
Dazu gehören insbesondere:
Allgemeine Beschreibung
- Unternehmen und Organisation
- eingesetzte Systeme (z. B. Ascend)
- Überblick über die Kassenprozesse
Ablauf der Kassenführung
- Durchführung von Verkäufen
- Kassenabschluss
- Umgang mit Einlagen und Entnahmen
- Behandlung von Stornos und Korrekturen
Benutzer und Berechtigungen
- wer Zugriff auf das Kassensystem hat
- welche Funktionen genutzt werden dürfen
Technische Anforderungen
- Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Speicherung und Verarbeitung der Daten
- Sicherstellung der Unveränderbarkeit
Archivierung
- Speicherung der Kassendaten
- Aufbewahrungsfristen
- Sicherstellung der Lesbarkeit und Verfügbarkeit
Form der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation muss kein einzelnes Dokument sein. Sie kann aus mehreren Bestandteilen bestehen, zum Beispiel:
- Arbeitsanweisungen
- Systembeschreibungen
- Organisationsrichtlinien
Wichtig ist, dass alle Inhalte vollständig und nachvollziehbar zusammengeführt sind.
Pflege und Aktualisierung
Die Verfahrensdokumentation muss:
- regelmäßig überprüft werden
- bei Änderungen angepasst werden
- in allen Versionen aufbewahrt werden
Verfahrensdokumentation – Muster zum Ausfüllen
Die folgende Vorlage kannst du als Grundlage für deine eigene Verfahrensdokumentation verwenden.
1. Allgemeine Angaben
Unternehmen:
[Name des Unternehmens]
Adresse:
[Adresse]
Verantwortlicher:
[Name]
Datum:
[Datum]
Kassensystem:
Ascend Warenwirtschaft
2. Beschreibung der Kassenführung
Die Kassenführung erfolgt über das Kassensystem Ascend.
Alle Geschäftsvorfälle werden einzeln erfasst und im System gespeichert.
3. Ablauf eines Verkaufs
- Artikel werden im Kassensystem erfasst
- Zahlung wird ausgewählt
- Verkauf wird abgeschlossen
- Beleg wird erstellt
- Transaktion wird gespeichert und signiert
4. Kassenabschluss
- erfolgt täglich
- Kassenbestand wird gezählt
- Abgleich von Soll- und Ist-Bestand
- Differenzen werden dokumentiert
5. Einlagen und Entnahmen
- werden im System erfasst
- jeder Vorgang wird dokumentiert
6. Stornos und Korrekturen
- erfolgen im Kassensystem
- ursprüngliche Buchungen bleiben nachvollziehbar
7. Benutzer und Berechtigungen
| Name | Rolle | Berechtigung |
|---|---|---|
8. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
- TSE ist im Einsatz
- Transaktionen werden signiert
- Daten werden revisionssicher gespeichert
9. Datenexport
- DSFinV-K Export ist möglich
- Daten können elektronisch bereitgestellt werden
10. Archivierung
- Daten werden elektronisch gespeichert
- Aufbewahrung erfolgt gemäß gesetzlicher Fristen
11. Verhalten bei Kassennachschau
- Prüferausweis wird kontrolliert
- Zugang wird gewährt
- Daten werden bereitgestellt
12. Verantwortlichkeit
Verantwortlich für die Kassenführung:
[Name]
Wichtiger Hinweis
Diese Vorlage dient als Orientierung und ersetzt keine rechtliche Beratung.
Im Zweifel solltest du dich an deinen Steuerberater wenden.
Fazit
Eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil einer ordnungsgemäßen Kassenführung und hilft dir, bei Prüfungen sicher aufgestellt zu sein.