Via Ascend HQ, nous vous offrons la possibilité de générer et d'envoyer automatiquement des fichiers d'exportation DATEV.

Ces fichiers d'exportation peuvent être lus directement dans DATEV et incluent toutes les transactions telles que les ventes, les clôtures de caisse et les clients débiteurs d'Ascend .

Votre client a déjà effectué quelques préparatifs dans Ascend pour faciliter la configuration ultérieure dans Ascend HQ.
Cependant, avant de pouvoir commencer à configurer Ascend HQ, il a besoin de certaines informations du système DATEV.

A cet effet, il vous a envoyé deux listes Excel par email , deux listes par magasin. Ces listes Excel répertorient les principaux groupes de produits et types de paiement actuels qu'il utilise actuellement dans Ascend. Ces informations sont destinées à servir de point de départ et à être complétées par toute information supplémentaire dans Ascend HQ.

Remarque : Vous pouvez fusionner les deux listes Excel en une seule et créer une nouvelle feuille dans Excel pour des branches supplémentaires permettant de saisir les informations. Nous avons inclus un exemple d'image ci-dessous pour illustrer à quoi cela pourrait ressembler.

Vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin dans ces instructions. Une fois toutes les informations rassemblées, la liste Excel peut être renvoyée au client et la configuration dans Ascend HQ peut commencer. Ce pourrait être une bonne idée de faire la configuration avec le locataire pour vous assurer que tout est correctement configuré. Dans ce cas, la configuration devrait être terminée dans un délai d’une heure.

Voici quelques informations rapides avant de commencer :

• Tout compte manquant (par ex: acomptes, frais de livraisons ou autre) doit être créé dans DATEV.
• Assurez-vous que tous les comptes supplémentaires ne sont utilisés qu'une seule fois.
• Certains ajustements dans DATEV sont également nécessaires pour mettre en place des exports comptables.

Définissez avec votre client le moment où les exportations doivent vous être envoyées. Il est important que vous déterminiez la période sur laquelle les exportations doivent se dérouler.
Dès que vous recevez les premiers fichiers d'exportation, vous devez absolument lire l'Étape 4 - Importation et comparaison de fichiers .

De quelles données le client a-t-il besoin ?

En plus des comptes des groupes de produits et des modes de paiement , ils ont besoin des éléments suivants :

À quoi doit ressembler la liste Excel renvoyée au client ?

Voici notre exemple, les comptes généraux et les comptes de paiement peuvent bien sûr différer !

Informations générales

Le numéro de client DATEV doit être spécifié dans les paramètres d'exportation dans Ascend HQ. Des comptes distincts peuvent être utilisés par succursale.

Comptes du grand livre général

Dans le menu Comptes généraux, les comptes de produits sont affectés aux groupes de produits. Il est possible de spécifier un compte de revenus pour chaque groupe de produits principal ou d'utiliser le même compte pour plusieurs groupes de produits.

· Nouveau compte de régularisation Ascend

Un nouveau compte de compensation unique pour Ascend doit être créé dans DATEV. Le compte de compensation divise toutes les transactions de réservation avec des taux de TVA ou des modes de paiement différents d' Ascend .
S'il y a une erreur de comptabilisation, elle sera immédiatement visible sur le compte de compensation. Tous les processus de réservation d' Ascend passent par ce compte de compensation.

· Impression PDF : Afficher des informations supplémentaires

Afin de mieux vous conseiller, nous avons besoin de toutes les informations supplémentaires provenant des enregistrements de réservation lors de l'exportation PDF du compte de compensation.

Il est important que l'exportation PDF soit générée après l'effacement.

• Paramètres dans Datev > Fiche compte :
  1. Caractéristiques
  2. Paramètres d'impression
  3. Portée et variantes
  4. Détails de sortie informations supplémentaires « activées »

· Compte de frais d'expédition

Puisqu'il existe différentes manières de comptabiliser les frais d'expédition dans Ascend , le compte doit être spécifié ici en plus du compte du grand livre pour le groupe de produits Expédition.

· Pièces justificatives

La vente de bons polyvalents ne génère pas de revenus directs, c'est pourquoi dans Ascend , le bon est enregistré comme un article lorsqu'il est vendu. Les recettes ne sont enregistrées que lorsque le bon est utilisé (restitué).
Nous recommandons un compte de compensation de bons dans DATEV qui est saisi dans le groupe de produits « Bons ».

Compte recommandé : 1769, 1368 ou 1710

Si des bons à usage unique doivent être utilisés, le bon à usage unique (y compris son propre groupe de produits) doit être créé dans Ascend .

Comptes de paiement

Pour les comptes de paiement, un compte doit être attribué à tous les types de paiement du tableau Excel d' Ascend . Les méthodes de paiement les plus courantes sont brièvement expliquées ci-dessous.

Il faut s'assurer que tous les modes de paiement réservés dans DATEV sont également disponibles dans Ascend (par exemple : Sofort-Überweisung , PayPal , V-Pay). Si les moyens de paiement sont absents du tableau Excel d' Ascend , le client doit en être informé. Les moyens de paiement doivent être créés dans Ascend .

Il est possible d'exclure des types de paiement individuels de l'exportation, et tous les paiements tels que les virements bancaires qui peuvent être réservés dans Datev directement via le gestionnaire de compte peuvent être exclus. Ceci doit être communiqué au client.

· Virement

Si les encaissements sont importés dans DATEV via le gestionnaire de compte, le virement bancaire doit être exclu de l'export. Dans ce cas, aucun numéro de compte ne doit être fourni.
Le numéro de facture permet une attribution directe au client lors de l'importation.

· Espèce

Compte de caisse pour les paiements en espèces des transactions de vente.

· Cartes, carte de débit et carte de crédit

Si les paiements entrants sont comptabilisés séparément dans DATEV, nous recommandons un compte séparé pour chaque mode de paiement par carte.

· Modes de paiement en ligne et crédits fournisseurs

Ces moyens de paiement peuvent être déposés auprès d'un débiteur collectif. Tous les paiements avec des débiteurs collectifs doivent être comptabilisés dans Ascend puis compensés par le conseiller fiscal manuellement ou via une importation bancaire.
Astuce : utilisez le dernier numéro du groupe de comptes (69999), sinon le numéro de compte pourrait être remplacé par un numéro de débit client.

· Roulements

Dépôts ou bons d'achat qui étaient réservés dans un ancien système de gestion des marchandises avant d'utiliser Ascend et qui sont désormais utilisés par le client pour payer dans Ascend . Un compte débiteur collectif ou un compte de compensation peut être utilisé ici ; bien entendu, le mode de paiement par roulement peut également être exclu de l'exportation.

· Achat sur facture

Avec l'exportation comptable, les comptes débiteurs individuels pour DATEV sont générés dans un fichier d'exportation des données principales des débiteurs pour tous les clients qui utilisent les achats sur facture dans Ascend .

Cette logique de comptabilisation exclut généralement le recours à un compte collectif débiteur pour les achats sur facture.
Le numéro de facture à 15 chiffres permet d'attribuer le virement manuellement.

· Compte d'acompte 

Tous les processus enregistrés dans Ascend sous forme de réserves de marchandises ou de commandes d'atelier, c'est-à-dire non terminés mais contenant un paiement, tombent dans ce compte. Le compte de dépôt sera rééquilibré par Ascend une fois la transaction de vente terminée. Le compte de dépôt doit être unique.

Comptes recommandés : SKR03 1718 | SKR04 3272

· Compte d'acompte pour les factures impayées

Tous les processus enregistrés dans Ascend en tant que réserves de marchandises ou commandes d'atelier, c'est-à-dire non terminés, mais contenant le mode de paiement Achat sur facture , entrent dans ce compte. Le compte de dépôt sera rééquilibré par Ascend une fois la transaction de vente terminée. Le compte d’acompte des factures impayées doit être unique.

Comptes recommandés : SKR03 1593 | SKR04 1495

Clé de réservation

· Manuel ou automatique

Pour l’export comptable, vous devez indiquer à votre client si les comptes manuels ou automatiques sont utilisés.

Pour les magasins disposant d'une boutique en ligne, nous recommandons les comptes manuels , car tous les taux de TVA européens et non européens peuvent être transférés vers DATEV automatiquement et sans ajustements. Pour les comptes manuels, les dépôts sont comptabilisés avec la clé de réservation 19%.

Si des comptes automatiques sont utilisés, les ventes UE et hors UE doivent toujours être transférées manuellement.
Astuce : Ces réservations généreront toujours une erreur à chaque fois que le fichier de données du traitement par lots de réservation sera importé. Toutes les réservations doivent être importées.

· Clé par taux de TVA (manuel)

Les clés de réservation actuelles pour les taux de TVA 19% et 7% doivent être indiquées. 0% est automatiquement transféré vers le fichier d'export sans clé de réservation.

Code de réservation recommandé : 19% - 101 | 7% - 102

Soldes de trésorerie des comptes

· Compte de paiement

Un seul compte peut être spécifié.

Les paiements enregistrés dans Ascend sont des dépenses ou des courses locales et peuvent être accompagnés d'un commentaire, ce qui permet de les attribuer et de les réserver à nouveau dans DATEV.

Chaque versement est comptabilisé individuellement dans le fichier d'export du solde de trésorerie. Le conseiller fiscal doit transférer les montants du compte ci-dessus vers les comptes de versement (selon la TVA).

Compte recommandé : SKR03 1591 ou 1363 | SKR04 1550

· Compte déficit/excédent

Lors de la clôture d'une caisse avec un écart en espèces, un seul compte du lot d'écritures peut être adressé. Les montants doivent être transférés du compte ci-dessus vers « Autres revenus irréguliers » (excédent) ou « Autres dépenses irrégulières » (déficit).

Comptes recommandés : SKR03 4900 ou 4400 | SKR04

· Retrait d'espèces sur un compte bancaire

L'argent prélevé sur le solde de trésorerie et envoyé à la banque est comptabilisé ici. Nous recommandons un compte de transit d’argent unique.

Compte recommandé : SKR03 1360

Vous avez des questions sur le mode de réservation ou sur les fonctions générales des exports DATEV ? Vous pouvez trouver plus d'informations dans notre FAQ .

Veuillez permettre au locataire de passer au guide suivant Étape 3 - Configuration dans Ascend HQ .

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