Il est possible de modifier les données de base dans Ascend HQ à tout moment, mais vous devez être conscient des effets sur les exportations et les comptes DATEV ainsi que sur les comptes clients d' Ascend qui ont déjà été attribués.
Nous expliquons les effets du changement d'agence vers un numéro de client différent ou nouveau et ce qui se passe si vous changez votre numéro de client.
Astuce : avant d'apporter des modifications à vos données de base dans Ascend HQ, contactez votre conseiller fiscal. Il peut effectuer des modifications de réservation pour de nouveaux comptes planifiés ou des comptes clients modifiés. Les comptes Datev doivent correspondre à Ascend HQ 1:1.
Si vous envisagez d'apporter des modifications, veuillez lire attentivement les points ci-dessous, puis consulter les instructions.
Modifications des données de base en général
Si vous supprimez un emplacement du numéro de mandat existant et le laissez comme « Non attribué », l'importation sera perdue, mais les numéros de compte client ne seront PAS supprimés.
Changer un numéro de client
L'écrasement du numéro de locataire ou l'utilisation du bouton Modifier le numéro de locataire n'affecte PAS les comptes clients ou l'attribution de compte - SEUL le numéro de locataire attribué aux emplacements est modifié, rien de plus.
Attribuer une nouvelle succursale ou un nouvel emplacement à un nouveau numéro de client
Lorsqu'un nouvel emplacement est attribué à un nouveau numéro de mandat (sans attribuer d'autres emplacements), aucun numéro de compte client n'est conservé ou créé lors de la sauvegarde initiale.
Attribuer une nouvelle succursale ou un nouvel emplacement à un numéro de client existant
Affectation d'un nouveau site à un numéro de mandat existant (avec d'autres sites auxquels des numéros de compte client ont déjà été attribués) : les enregistrements client correspondants auxquels ont été attribués les mêmes numéros de compte client des sites existants sont appliqués.
Déplacer une succursale attribuée vers un numéro de client (nouveau et vide)
Si vous déplacez un emplacement vers Non attribué et enregistrez, RIEN ne sera supprimé jusqu'à ce que vous le réattribuiez ultérieurement à un numéro de locataire. Les comptes clients sont supprimés lors de la réaffectation et régénérés (en fonction de la période d'export).
Déplacement d'une succursale vers un nouveau numéro de client
- Menu Données de base
- Sélectionnez une succursale
- se déplacer vers la gauche
- Sauvegarder
- Accepter l'avertissement
- Sauvegarder
- Entrez le nouveau numéro de client
- Sélectionnez une succursale
- se déplacer vers la droite
- Définir l'année fiscale
- Entrez le numéro de conseiller
- Saisissez la longueur du compte général
- Sauvegarder
- Saisir l'imputation
Déplacement d'une succursale attribuée vers un autre numéro de client existant
Pour déplacer l'emplacement (avec des comptes et des numéros de compte client déjà attribués) du numéro de mandat existant vers un autre numéro de mandat existant (qui contient d'autres emplacements) une fois la mise à jour enregistrée :
- L'utilisateur reçoit un avertissement
- Les affectations de compte existantes seront supprimées
- Les numéros de compte client existants sont supprimés
- Toutefois, s'il existe des clients correspondants dans des emplacements du groupe de mandat cible, les mêmes clients héritent de ces numéros de compte client comme le reste du groupe.
- Hérite de l'attribution de compte d'autres sites pour les champs indépendants de la base de données
Astuce : Si vous déplacez un emplacement vers un numéro de mandat existant, l'emplacement hérite des imputations existantes des autres agences déjà enregistrées.
- Hérite des nouveaux paramètres des données de base de localisation (numéro de client, exercice, longueur du numéro de compte du grand livre du consultant)
- Prend en charge toutes les imputations qui doivent être remplies séparément pour les groupes de produits et les modes de paiement à partir de la base de données de localisation. (c'est-à-dire sans groupe de produits, compte d'attente, comptes d'acomptes (et d'achats sur facture), comptes de soldes de trésorerie et centre de coûts)
- Si un centre de coûts est utilisé, il faudra probablement le modifier
- Les affectations de comptes précédentes, telles que les groupes de produits et les types de paiement, sont conservées, c'est-à-dire que tous les comptes précédemment affectés aux groupes de produits et aux types de paiement sont enregistrés.
- Si la longueur du compte est différente de la longueur du numéro de compte du grand livre du nouveau groupe de numéros de mandat, les comptes doivent être mis à jour manuellement en ajoutant des zéros ou en modifiant entièrement la longueur pour qu'elle corresponde à la nouvelle longueur autorisée.
- Supprime et génère tous les comptes clients avec achats sur factures dans la période correspondant à la nouvelle longueur du compte client et à la longueur du compte du grand livre.
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