Via Ascend HQ, nous vous offrons la possibilité de générer et d'envoyer automatiquement des fichiers d'exportation DATEV.
Ces fichiers d'exportation peuvent être lus directement dans DATEV et incluent toutes les transactions telles que les ventes, la caisse et les clients débiteurs d'Ascend .

Pour garantir que vos fichiers d'exportation depuis Ascend peuvent être importés proprement dans DATEV, vous devez effectuer quelques préparatifs avec votre comptable dans DATEV et dans votre Ascend .

Dans un premier temps, ce guide vous guidera à travers les préparatifs dans Ascend .

Attention : Les préparatifs doivent être effectués pour toutes les filiales.

Configuration utilisateur

Pour configurer l'exportation DATEV dans Ascend HQ ultérieurement, l'utilisateur a besoin de deux autorisations utilisateur importantes et d'une adresse e-mail valide pour accéder à Ascend HQ . De plus, l'utilisateur doit être actif dans plusieurs succursales sur tous les sites. Par conséquent, vérifiez l'utilisateur qui effectuera la configuration et assurez-vous que les autorisations sont activées, que tous les emplacements sont actifs et que l'adresse e-mail est correcte.

Astuce : Profitez de cette opportunité pour supprimer les utilisateurs dont vous n'avez plus besoin et mettre à jour les adresses e-mail des utilisateurs actifs. »

Pour vérifier les paramètres de l'utilisateur, accédez à la vignette DB Explorer et sélectionnez la section Utilisateurs. Double-cliquez sur l'utilisateur correspondant pour ouvrir la fenêtre d'édition. Là, vous pouvez voir les autorisations et les branches des utilisateurs et les ajuster si nécessaire.

1. Activez les deux autorisations.
   1. "Rapport - Ascend HQ"
   2. "Comptabilité - Ascend HQ"
2. Si vous avez plusieurs magasins reliés - Onglet : Filiale - Tout cochez

Pièces justificatives

Pour l'export DATEV, il est important que la vente et l'échange de bons d'achat dans Ascend soient effectués correctement. Par défaut, Ascend contient un bon polyvalent avec un taux de TVA de 0% et le groupe de produits "Bon 0% TVA" . Ce bon est vendu sans TVA, elle n'est générée par l'article acheté que lorsque le bon d'achat est utilisé. En effet on ne sait pas à l’avance quel article le client achètera avec le bon.
Nous vous recommandons d'utiliser le bon d'achat polyvalent afin que vous n'ayez pas à vous soucier de la TVA lors de son échange.

Toutefois, si un bon d'achat à usage unique doit être utilisé, cela est bien entendu également possible. Il est important de s'assurer que le bon d'achat a le taux de TVA de 19 % et qu'un groupe de produits distinct appelé « Bon 19 % TVA » est créé dans Ascend . Il convient de noter que le client ne peut utiliser le bon que pour des articles soumis à une TVA de 19 %. Cela garantit que la TVA correcte est appliquée au bon échangé.

Réfléchissez aux bons d'achat que vous souhaitez utiliser et vérifiez les articles pour voir s'ils sont créés correctement.
Conseil : si nécessaire, discutez du processus de vente et d'échange des bons en équipe .

Attention : veuillez ne pas écraser les groupes de produits existants. Au lieu de cela, créez toujours de nouveaux groupes de produits .

Vélos d'occasion

Les vélos d'occasion ne sont pas spécifiquement pris en compte dans les exports DATEV. Si des vélos d'occasion sont achetés et vendus dans votre magasin, ils doivent être soumis à une taxation différente. Assurez-vous que tous vos vélos d'occasion sont enregistrés dans votre propre groupe de produits « Vélos - Vélos d'occasion » avec le taux de TVA de 0 %.
Attention : Ce groupe de produits est programmé dans Ascend par défaut. Si vous ne le voyez pas, il est peut-être caché. Vous pouvez facilement les restaurer en ajustant les paramètres appropriés dans Ascend .

Votre comptable a donc besoin d'une évaluation distincte d'Ascend pour une comptabilisation correcte des ventes. Veuillez vérifier dans Ascend sous Rapports > Mes requêtes si l'évaluation « Vélos_Occasion_TVA_diff » est enregistrée. Configurez l'assistant pour que votre comptable reçoive régulièrement cette évaluation.

Si le rapport manque dans Ascend et que vous achetez et vendez des vélos d'occasion, vous pouvez facilement télécharger l'évaluation et la sauvegarder dans Ascend .

• Télécharger la requête SQL : Évaluation de la fiscalité différentielle des vélos d'occasion
• Instructions : Insérez une requête SQL dans Ascend et configurez l'exportation automatique

Groupes de produits

Pour l'export DATEV, chaque groupe de produits dans Ascend doit se voir attribuer un numéro de compte ; vous recevrez les numéros de compte de votre comptable. Mais pour ce faire, vous devez d’abord vous assurer que vous disposez d’une structure de groupes de produits bien rangée. Par défaut, tous les groupes de produits nécessaires sont programmés dans Ascend , mais certains d'entre eux peuvent être masqués.
Veuillez vérifier dans Ascend que les principaux groupes de produits suivants sont présents :

• Vêtements
• Vélos
• Garantie
• Tarifs
• Bon d'achat 0% TVA
• Composants
• Alimentation
• Réservations
• Travail
• Accessoires
  
  Remarque : N'oubliez pas que le groupe de produits « Bon 19 % » doit être présent si vous utilisez le bon à usage unique.

Attention : Si un groupe de produits n'est pas visible, veuillez regarder sous les éléments masqués et les restaurer.

Nous vous recommandons d'utiliser les principaux groupes de produits et sous-catégories fournis. Parcourez vos groupes de produits et supprimez tous les groupes de produits qui ne sont pas nécessaires. Comment supprimer un groupe de produits ?

Remarque sur les sous-groupes de produits : Il n'est pas absolument nécessaire que les sous-groupes diffèrent entre les femmes et les hommes. Si cela n'est pas souhaité ou si vous ne souhaitez pas l'utiliser, vous pouvez simplement masquer ces sous-groupes.

Lorsque vous avez terminé, vous pouvez exporter tous les principaux groupes de produits restants dans un tableau Excel via Ascend HQ > Rapports > Ventes par catégorie . Enregistrez-le sur votre bureau pour le moment. Vous en aurez à nouveau besoin à la fin de ce guide.

Méthodes de paiement

Tous les modes de paiement utilisés dans Ascend , tels que les espèces, la carte EC, etc., doivent être attribués à un compte du grand livre pour l'exportation DATEV dans Ascend HQ. Votre comptable aura donc d'abord besoin d'une liste de tous les moyens de paiement que vous utilisez dans Ascend . Vous pouvez exporter les méthodes de paiement sous forme de feuille de calcul Excel depuis Ascend et les enregistrer sur votre bureau pour le moment. Mais avant cela, supprimez tous les modes de paiement dont vous n'avez plus besoin dans DB Explorer sous « Types de paiement ».

Important : aucun mode de paiement ne peut être écrasé. Si votre comptable spécifie un mode de paiement qui doit être ajouté, regardez sous les éléments masqués et restaurez-les. Si le mode de paiement n'existe pas, créez un nouveau mode de paiement ( Ajouter un mode de paiement ).

Attention : Les modes de paiement « chèque » et « certificat-cadeau » ne sont pas autorisés et ne peuvent être utilisés .

Suppression des modes de paiement :

1. Ouvrez DB Explorer > Modes de paiement .
2. Sélectionnez le mode de paiement.
3. Cliquez sur Supprimer .

Modes de paiement à l'exportation :

1. Sélectionnez Types de paiement en haut de la fenêtre.
2. Cliquez sur Exporter et enregistrez.

Virement

Le mode de paiement « virement bancaire » sera exclu de l’export DATEV. Cela est dû au fait que le comptable réceptionne les reçus bancaires des factures payées directement dans DATEV. Si Ascend envoyait également les virements bancaires à l'export, les réservations seraient alors enregistrées deux fois... Pour éviter cela, nous recommandons ce qui suit :

• Le mode de paiement « Virement bancaire » ne doit plus être utilisé comme moyen de paiement dans la fenêtre de vente.
• Le mode de paiement « virement bancaire » ne doit être utilisé que sur le compte de facturation du client.

Astuce : Lors de la vente, le montant total doit toujours être comptabilisé sous le mode de paiement « Facture » afin que le virement bancaire ne doive jamais être comptabilisé dans la fenêtre de vente. Mode de paiement achat sur facture brièvement expliqué .

Nous vous demandons donc de définir le mode de paiement « Virement bancaire » comme mode de paiement avancé et d'activer l'autorisation utilisateur « Paiements avancés » uniquement pour les utilisateurs qui réservent des comptes de facturation.

• Définir le virement bancaire comme mode de paiement étendu :
  1. Cliquez sur les modes de paiement dans DB Explorer.
  2. Sélectionnez virement bancaire .
  3. Cliquez sur Modifier .
  4. Cochez « Avancé » .
  5. Sauvegarder .

• Autorisations utilisateur pour les méthodes de paiement avancées :
  1. Sur le bureau Ascend , sélectionnez DB Explorer > Utilisateurs.
  2. Sélectionnez l'utilisateur souhaité.
  3. Cliquez sur Modifier .
  4. Ouvrez l'onglet « Autorisations » .
  5. Supprimez/ajoutez la coche « Modes de paiement – Utiliser les modes de paiement avancés » .
  6. Sauvegarder .

Comptes espèces

Pour l'export DATEV des soldes de caisse, il est désormais obligatoire qu'une clôture de caisse soit effectuée quotidiennement sur chaque lieu de travail équipé d'une caisse enregistreuse . Il est également recommandé d'attribuer à chaque poste de travail équipé d'un tiroir-caisse son propre nom de poste de travail , car cela facilite la comparaison des évaluations.
Veuillez noter que vous pouvez utiliser un nom de poste de travail pour plusieurs ordinateurs partageant le même tiroir-caisse.

Pour empêcher les modifications de votre poste de travail Ascend POS, vous pouvez activer l'option « Empêcher les modifications de la base de données, de l'emplacement et du poste de travail au démarrage » dans les paramètres sous Général .

Remarque : Cela n'est pas recommandé, mais vous pouvez avoir plusieurs tiroirs-caisses avec un seul nom d'espace de travail pour tous les tiroirs-caisses.

Évaluations pour le dépannage DATEV

En fonction des comptes utilisés dans DATEV, votre comptable aimerait très probablement vous poser certaines questions lors de la première importation du lot de réservations depuis Ascend . Ces questions se posent lorsque le comptable tente de rapprocher les comptes.

À titre d'exemple, les transactions ouvertes peuvent déjà avoir des dépôts comptabilisés manuellement dans Datev avant le passage aux exportations Ascend . Le lot de réservations d' Ascend résoudrait alors ce dépôt ; ces réservations devront être rapprochées manuellement par le comptable dans une phase de transition.

Les analyses SQL ci-dessous fournissent une aide. Pour ce faire, enregistrez les quatre évaluations suivantes dans Ascend :

1. Aperçu des ventes de dépannage DATEV
2. DATEV Dépannage des dépôts au cours de la période d'évaluation
3. Dépannage DATEV Dépôts avant la période d'évaluation
4. DATEV Dépannage des débiteurs - Données de base (nettoyer l'adresse e-mail)
   • Double-cliquez sur chaque client de la liste et supprimez l'espace avant ou après l'adresse e-mail.

Vous pouvez trouver de courtes instructions ici :  Enregistrer la requête SQL dans Ascend

Informations aux comptables

C'est tout pour les préparatifs dans Ascend, pour le moment. Veuillez maintenant écrire un e-mail à votre comptable et joindre les deux tableaux Excel ( astuce : si vous maîtrisez bien Excel, vous pouvez également les combiner en un seul tableau). Demandez au comptable de vous renvoyer le Excel avec les informations requises. Vous et votre comptable trouverez toutes les informations à ce sujet dans les instructions suivantes, étape 2 : Préparatifs en DATEV .

En attendant, nous vous recommandons de réserver du temps avec votre équipe pour discuter des processus de réalisation des ventes dans Ascend . L'équipe examine à quoi ressemblent les processus de dépôts, de virements bancaires, de ventes à distance , d'achats sur compte , de retours et de bons d'achat et quels modes de paiement sont autorisés.

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