Bei Betriebsprüfungen fokussieren Finanzbehörden verstärkt auf Registrierkassen und Kassensysteme, insbesondere in bargeldintensiven Betrieben wie dem Einzelhandel.

Betriebsprüfung oder Kassennachschau:

Man unterscheidet generell zwischen einer allgemeinen Betriebsprüfung (mit Vorankündigung) und einer Kassennachschau (unangemeldete Kassenprüfung).

Verschärfte Anforderungen:

Bei beiden Prüfungen werden folgende Anforderungen von den Prüfern unter die Lupe genommen:
 

• Kassen sind mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet. (09.2020 Nichtbeanstandungsregelung)
• Unternehmen erstellen einen sofortigen Kassenbon pro Geschäftsvorfall, dies fällt unter die Belegausgabepflicht. (01.2020)
• Die Einzelaufzeichnungspflicht schreibt vor, dass jeder Geschäftsvorfall detailliert im Wawi aufgezeichnet wird. (2018) hierunter fallen Gutscheine, Anzahlungen, Kauf auf Rechnung und Barbewegungen wie Kassenabschluss und Auszahlungen.
• Bei der Kassennachschau werden zudem Kassenberichte (vor 01.04.2021) oder DSFinVK und TAR Exporte (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme)  (ab 01.04.2021) verlangt.
• Verfahrensdokumentation des Einzelhändlers und Kassieranweisung des Einzelhändlers sowie Verfahrensdokumentation des Kassenherstellers welche organisatorische und technische Aspekte zu Prozessen im Laden und im Kassensystem enthält.

Wichtige To Do's in der Praxis:

•  Kassenbericht/Kassenbuch:
  • Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten.
• Einzelaufzeichnung:
  • Jeder Verkaufsvorgang mit wichtigen Angaben aufzeichnen.
  • Chronologische und fortlaufende Nummerierung der Kassenaufzeichnungen. (Rechnungsnummer, Transaktionsnummer,Bon_ID - nicht sichtbar)
  • Tageseinnahmen getrennt nach Steuersatz aufzeichnen.
• Detailtiefe:
  • Gründliche Erfassung jedes verkauften Artikels. 
• Kassensturzfähigkeit:
  • Kassenabschluss ermöglicht Abgleich zwischen Soll- und Ist-Bestand der Kasse.
  • Anfangs/-Endbestand aus Kassenzählung ersichtlich.
  • Differenz Überschuss-/ Fehlbeträge werden geführt.
• Belegausgabepflicht:
  • Keine Buchung ohne Beleg für Verkäufe und Ausgaben.
• Z-Bon:
  • Pflichtangaben zu Tagesendsummen
  • fortlaufende Nummerierung des Kassenabschlusses (Bon_ID)
  • Tagesendsummen Stapelverarbeitung zur Z_Nr Erstellung (automatisch durch Ascend)
• Aufbewahrung der Rechnungen:
  • Aufbewahrungspflicht von Rechnungen einhalten. (DMS, Buchhaltungsprogramm)
• Nachvollziehbarkeit von Veränderungen:
  • Korrekturen so durchführen, dass ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar bleibt.